（宁波市奉化区教育局）
摘要：作为教育事业单位，人事档案的存在是录用聘请、人才选拔、组织审核的重要依据和考量。随着时代的进步发展，人事档案的使用频率越来越高，作用日益突出。其较为全面、真实、完整的保留着个人活动的痕迹，记录各类有价值体现的私人信息，展现着个人的专业素质、业务能力、学习工作履历等。人事档案的存在具备极高的准确性，与其和未经证明，不具备价值的材料相比，人事档案还具有一定的法律效益，为办理手续、后续工作实行起到了重要的作用。
关于如何做好人事档案的管理工作是一个值得深入探讨的话题，现就针对这项工作的开展，结合本单位实际操作情况进行浅薄的分析与研究。
一、人事档案管理规范化
众所周知，人事档案以纸质为主，纸质的弊端则是容易失真且遗失，在存放保管过程中还需防范许多，如虫蛀、环境潮湿杂乱，若遇到不良情况，则容易造成严重的后果和永久性的伤害，无法修复。所以在档案管理时，要严格按照档案规范化条例，做到七防。配备安装空调、放置温湿度计、蟑螂丸、除湿器、遮光窗帘，加设防盗措施，以确保档案室优越的硬件条件。
个人在档案填写信息过程中容易字迹潦草难以辨认，增加档案利用的难度，导致部分信息不规整、不准确的现象发生，这就需要管理人员根据整份人事档案的前后线索进行辨别确认，确保使用信息的基本一致。在档案意识薄弱、认识不到位、不重视的情况下，容易遇到材料缺失、不及时上交等情况，这也大大降低了人事档案的有效性。针对产生的问题，应主动联系相关人员、部门科室，尽早的收集散装材料入册。
庞大的教育系统可谓是人多事多材料也多，仅在编的人事档案就存放4200余份，还有退休教师档案、死亡教师档案及职工档案。每年都会聘用录取新教师一百多份，整理退休死亡教师几十份。
在新教师人事档案的整理过程中，会按照规定的十大类分步骤细化归纳，编写序号。
第一步：按姓氏进行分类，编写序号
第二步：筛选有归档价值和按要求必须存入的材料内容，根据类别对号入座。
第三步：拔出订书针、回形针，这类金属材质不利于长期保存，容易生锈腐化纸张。
第四步：每一类都按时间先后顺序进行排列，从而形成明确清晰的时间轴，便于引导查阅。
第五步：面对纸张大小不一，统一按规定进行整理，纸张大的用裁纸刀裁去多余的边边角角，或者折叠存放；纸张小的，可使用胶水和衬纸进行粘贴修补，使档案整体看起来统一规整、美观整洁。
第六步：待基础工作完成，用打孔机对整份档案进行打孔，从而装订成册。
第七步：对缺少的材料进行备注或情况说明，填写目录表：材料名称、形成时间、页数，便于永久的查阅利用。
已装订成册的在编教师档案则需添加每年的递增材料至相对应的类别中，如：第四类学历学位、职称、学术、培训材料、第七类的奖励材料、第九类的工资变动表等。
退休和死亡人事档案的管理更为容易些，一年一整理，将所有材料用档案专用绳绑定，替换档案袋，按姓氏编上数字序列号即可。
本单位按照上级部门要求，成立专门的档案管理领导小组，制定岗位责任制、库房管理制度、档案查阅制度、安全保密制度、鉴定与销毁制度。按部首编制人事档案姓氏索引目录、档案借阅登记簿、档案转底单等。实力探究档案管理中存在的问题，使其得到根本性的解决，做到规范化管理。
二、人事档案管理人员专业化
档案管理人员的专业素质和水平直接影响着档案管理水平。在工作之余，积极学习档案专业理论知识，不断实践创新；参加档案管理培训，取得上岗证书，清晰的认识自己的工作职责，保持着热情与真诚的工作态度是至关重要的。
本单位档案管理工作的负责人以前是位海军军人，军人的身上总有着一股力量和一种精神，对待事物的严谨和认真不禁让人肃然起敬。管理时间一长，更是对大部分教师的基本情况略知一二，只要说出教师姓名，老师立马能对个人情况说出个大概，我们都笑称他为“活档案”。因为装订、归档技术好，时常会有不少其他单位的档案员来请教专业问题，老师都会不厌其烦地传授技术，进行讲解。有时候还会义务帮他们赶工，档案室里经常会传出咯吱咯吱踏“洋车”的声音。在档案工作中不仅心要细，还得是个聪明的发明家。在我们的工作室里，有许多秘密武器，比如老式缝纫机、电钻、鞋带、针线包等等。有时还会自制工具，创作出一些小发明用在档案整理上。此外，老师还倾力编写了切合下属学校实际情况的《档案管理工作材料》。
在平时的档案工作中，我们会耐心的接待每一位来访查阅的群众，就前段时间关于“右派”的问题，更是做到有问必答。不停的为群众翻阅陈旧的人事档案，耐心地解释相关政策、帮人出谋划策，尽最大的努力帮群众获得福利。遇到有老人家来办事会细心叮嘱其慢点走路。我们的细心、耐心、责任心获得了众多人的交口称赞。
以良好的心态对待工作，换个角度多思考问题，抱着小事讲风格、大事讲原则的处事态度，积极主动收集档案知识材料，善于发现钻研新情况、新问题，认真总结经验，不断完善档案管理办法。你会发现，档案工作也能带来无限的乐趣。
三、人事档案管理的信息化、数字化
随着网络时代、社会科技的发展，数字信息化可谓是越来越发达，单靠人力手工操作，面对大量的归档材料与内容，已是心有余而力不足。每次查阅需要按步骤翻阅，也是过于繁琐。而先进的电脑技术则为人事档案的管理带来了便捷，使档案信息的查阅更加直观化、形象化。
在区档案局统一领导下，本单位每年将部分人事信息按标准格式输入至博通软件中，继而扫描成电子图片格式，以便后续查阅打印工作的开展。
四、人事档案管理中流动的系统性
随着我国经济不断发展，人才资源的需求不断强大，人才流动也日益加速。高校扩招、毕业生增多，就业方向多远化，都使得人事档案的转移随着个人工作的变化而变化。
本单位每年均会接收若干人员的辞职、人事调动。及时整理人事档案，办理交接手续，登记转递内容，严格按照规定通过机要渠道邮寄人事档案至接收单位，实现人事档案管理的完整性、客观性和动态性。
对于管理人事档案这项工作，任重而道远，稍有差池，就会给个人和组织部门带来巨大的风险。而档案存在的重要性和价值亦是不可言喻。通过全方位的投入和努力，使人事档案管理越来越精致规范，是所有档案工作者追寻的目标。用最踏实诚恳的态度服务于档案事业，在日积月累中做好人事档案管理工作，为档案事业奠定扎实的基础。