山东省交通运输厅公路局250002
摘要：电子信息工程发展的过程中，计算机技术也在其中扮演了一个非常重要的角色。企业档案从纸质资料转化为电子资料的速度也在逐渐加快。使得企业传统档案信息化建设工作中存在的弊端不断凸显，很难满足大数据时代企业生存和发展的需要。本文就关于档案信息化建设和管理工作进行探讨，以期能提升档案信息化建设和档案管理工作水平。
关键词：电子技术；档案；信息化；管理
1导言
随着科学技术的发展，信息化技术在各个领域得到广泛应用，并为各项工作效率的提升和质量的提高提供了良好的技术支撑。由于电子档案资料是在近几年才得以广泛运用的，所以，其信息化建设的标准、途径以及人才等都还处于形成阶段，在很大程度上降低了企业档案信息的时效性和安全性。因此，研究大数据时代企业电子档案信息化建设这一课题具有十分重要的意义。
2电子技术简介
2.1电子技术的含义和特点
电子技术科技是一种新兴于十九世纪末、二十世纪初的科学技术，是利用电子元器件来设计各种电路以满足现实生活需要的一种技术。现代电子技术已经渗透到人类方方面面，在现代世界无处不在，在物联网、智能家居的发展中电子技术将会发挥重要的作用；电子技术发展趋势和特点，可用“五化”来概括，即：条件极端复杂化；微型化；绿色化；集成化；高精度，多功能和智能化。该技术涉及到信息、电子、材料、能源、管理等方面的知识。对档案信息化建设来说，电子技术的应用无疑是大幅度提升了档案管理的效率和质量，也极大的节省了时间和人力成本。
2.2电子技术在档案信息化建设和档案管理中的作用
2.2.1提高工作效率和工作质量
电子档案能够很大程度上保证整体工作的正常运转，高效、科学的档案信息化建设和管理工作还能大幅度提升整体工作的效率和质量。
2.2.2提高信息管理质量
重要的档案信息是非常宝贵的资源，所以必须提升电子档案管理质量，才能保证这些档案的利用率和安全性，从而发挥这些电子档案信息的现实价值，因此，进一步加强档案信息化建设和管理工作是非常重要的。
2.2.3提升的整体管理水平
档案信息化建设和管理工作是推动工作水平不断提升的重要力量，如今，我国各企事业单位等都相继成立较大型的档案资源管理信息部门，足可见加强档案信息化建设和管理工作对于提升管理水平水平的重要性。
3企业档案信息建设存在的问题
3.1电子档案信息安全性低
每个企业在生产和运行的过程中，都会产生或多或少的机密档案，而截止到目前为止，我们依然没有设计出安全性能较高的电子档案管理软件，且电子档案的传输与保存大多是通过第三方软件加以实现，所以，我们很难全方位的确保企业电子档案信息的安全。例如，很多企业常常通过QQ、微信、邮箱等平台传输电子文件，所以，一旦企业收发文件的账号和密码外泄，就会造成档案信息泄露的现象。再有就是，很多企业为了获取同类行业的商业机密，常常会聘请黑客入侵竞争企业的电子文件管理平台，获取核心机密，因此，如何提高电子档案信息的安全性，已成为当前制约电子档案信息化建设的首要瓶颈，同时也是企业在大数据环境下开展电子档案信息化建设工作的主要难题。
3.2缺乏有效的管理方式
目前我国电子档案管理工作起步时间较短，仍然处于初步发展时期，缺乏科学有效的管理方式。有些管理机构由于设备储存过低，存在新电子文件覆盖旧电子文件的情况，并且没有在纸质文档与电子文档之间建立统一有效的管理方式，造成很多文件丢失。同时加上档案管理人员培训教育缺失，很多档案管理部门的管理人员年纪较大，缺乏技术型的复合型管理人才，虽然引入了先进的办公设备，但由于人员不能胜任信息化管理工作，造成现代化的管理技术无法充分在档案管理中发挥其作用。
3.3企业缺乏信息化建设标准
当前，虽然很多企业都纷纷参与到电子档案信息化建设的潮流中，但是由于此项工作起步较晚、发展速度过快，使得与之相匹配的建设标准还处于探索和形成阶段，以至于在使用电子邮件的过程中常常出现电子文件的搜集、编号、查找以及格式等存在不一致的现象，在很大程度上降低了我们使用电子档案资料的速度和效率。例如，一些企业为了防止文件接收部门修改或编辑电子文件，常常会将文件设置成PDF格式或CAJ格式，而这两种格式往往都需要使用与之相匹配的阅读器才能将其正确打开并浏览其他内容。也就是说，当我们在接收到PDF格式或CAJ格式的相关资料时，我们还必须要下载PDF阅读器或CAJ阅读器才能准确的获取文件中的信息。
4电子技术在档案信息化建设和管理中的应用
4.1在电子技术研发和应用方面应该加强相关性投入
档案信息化建设和管理需要依靠电子技术，所以，必须在中电子技术研发和应用方面投入一定的资金、技术和人员，这也决定着档案信息化建设和管理工作建设的信息化水平。因此，各企事业单位领导人员要高度重视电子技术研发和应用工作，并加大投资和扶持力度。
4.2加强信息化建设的基础设施投入
信息技术在基础设施更新方面起着决定性作用，因此，其在当代社会中得到广泛的应用。在工作中要广泛运用计算机和网络等信息技术，完善现行的新闻档案管理框架，根据相关的硬件需求添置计算机设备和互联网设备，为整个新闻档案信息化建设提供良好的硬件设备。在此基础之上还要开发出安全有效的软件系统，保证新闻档案储存的有序和安全，保证新闻档案可以长期保存，在后期的设备维护和软件维护中要适当增加资金投入，保证信息化新闻档案管理平台工作环境的安全性和有效性。
4.3健全企业档案信息化的规范标准
建立统一、规范的电子档案信息化标准，有助于增强电子邮件的安全性、实用性以及客观性，是我们充分利用电子档案信息资源的前提和保障，可从以下几个方面加以完善：
（1）建立统一的电子文件格式、传输途径、储存平台。例如，当多个部门同时将电子文件发送至同一部门时，如果存在文件格式、传输途径、储存平台等不统一等问题，就会导致收件部门所收文件格式不一致、漏收或重收文件等问题，从而降低其自身的工作质量和工作效率。
（2）建立统一的电子文件编号制度，并制定文件资料收发记录表，详细登记企业各部门间的往来电子文件，以便于我们在查找和使用某一电子邮件时，可以对其进行快速、及时、准确的定位。
（3）建立统一的文件收发制度和收发流程，如我们在发送电子文件的过程中，常常会存在着无法判断收件部门是否已经接收文件的问题，使得我们不得不打电话与收件部门进行确认。但是，如果我们能够明确要求收件部门在收到文件之后要将信息及时反馈给发件部门，就能有效避免上述问题的出现。
4.4加强对新型管理人才团队的建设
在当今信息时代，只有掌握先进信息技术的工作人员及机构才能真正避免出现安全风险。因此电子档案管理机构应对管理人员进行定期培训。首先，应逐渐转变员工的传统理念，让他们认识到电子档案管理的重要性。其次，电子档案管理机构应加强对人员素质的培养，通过多种形式培训逐步提高员工的技术及理论水平，帮助员工按照相关规定熟练操作电子设备，有效运用管理设备对电子档案进行高效管理。最后，要优化内部管理机构，通过各项制度来对电子档案管理的违法乱纪行为进行处罚，提高人员工作效率。
结束语
综上所述，我国的传统档案信息化建设和管理工作无论从管理理念、管理过程、管理模式和管理人才上都存在明显不足，由于每天都会产生大量的电子文件，对档案管理人员的专业素质提出了更高要求，因此电子档案管理机构必须制定完善的规章制度，加强对工作人员的培训，不断创新档案管理方式，从而提升我国电子档案管理水平，帮助电子档案管理工作更好更快地发展。
参考文献
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