临猗县发展和改革局经济信息中心山西运城044100
摘要：要在办公自动化系统中开展公文处理工作，需要提高对电子公文的重要性的认识，结合各企业、行政事业单位发展需求积极制定相应的管理制度，并为办公自动化系统的稳定运行及时更新相关设备。不仅可以促进各企业、行政事业单位管理水平的提升，还能够提升公文处理工作的效率。
关键词：OA办公自动化系统；单位信息化；管理
一、OA办公自动化系统概述
1、概念
OA办公自动化系统是应用于各企业、行政事业单位办公管理的自动化系统。这一办公系统不仅仅改变了传统的办公模式，还能够进一步提高其办公效率。在这一系统的支持下，可以将各企业、行政事业单位各个部分的公文流转、审批以及发布等工作流程进行有效综合，不断提高各企业、行政事业单位办公的系统化、规范化。由于其办理、高效的特点，无论在哪个行业中，都受到各企业、行政事业单位的追捧。
2、发展背景
办公自动化的研究现状办公自动化是在70年代中期，发达国家为解决办公业务量急剧增加对各企业、行政事业单位生产率产生巨大影响的问题，发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的计算机及网络技术，使人们可以借助各种设备处理一部分办公业务，提高人们对办公业务的处理效率和质量，达到提高工作效率，方便管理和决策的目的。
二、OA系统的主要特点
OA系统以办公便捷高效、无纸化为主要优势，在各企业、行政事业单位中备受青睐，事实上，其主要特点往往也是OA最受欢迎的原因。一般来说，OA系统的主要特点体现在其通讯的有效性以及使用的便捷性，此外，还有外在的提醒流程也就是流程督办和降本增效的优势，这些都是OA系统在办公室中的优势。
1、实时通讯有效实现
事实上，部分各企业、行政事业单位尽管已经有了沟通交流工具，但都是线下手机微信群、QQ群，很少有线上的即时通讯，而OA则是即时通讯和实时通讯于一身的优势，OA系统能够实现资源共享和资源交互。例如，在工作开展过程中，当出现一些问题，需要及时处理，在请教过程中往往就可以通过OA实现，通过人与人的相互操作，实现更有效的沟通和协作。
2、便捷性强
OA系统中有大量的数据，同时也存在文档的组织和管理的基本功能，基于文档的组织和管理的基本功能，往往可以促使用户进行详细的搜索和查询。例如，某员工在工作中针对某一问题存在疑问，此时，员工就可以通过检索的方式来搜索最有效的答案来解决问题。值得一提的是，在OA系统中，时间和空间的束缚和限制已经无法起到任何作用，因为，在OA系统中，用户不仅可以在工作单位进行公文的处理，同时在出差甚至在家中，都可以操作，远程控制并不影响其处理结果，便捷性强是单位运用OA的一个重要原因。
3、流程催办
在工作中，任何单位都存在这样的问题，即日常办公涉及的人数众多，部门也较多，在解决业务的过程中，发起流程。例如，在单位中，针对于公文的流转过程，每一个环节都会对该流程进行跟踪和修改，对这个流程进行实时监控，流程的进度，每一个人都能看得到，基于此，为了有效保障流程及时有效落地实施，就对于那些超出办理时间限制的流程和节点进行跟催，流程催办是OA个性化的一个功能，相对比较有优势。
4、降本增效
为适应时代的发展，单位积极相应国家要求，实现无纸化办公，推广网络办公，在具体实践中，不仅有效地提升了工作效率，同时，单位的成本也有所降低，降本增效让单位更加有动力实现信息化。
三、OA系统在单位的应用
1、OA系统功能设计
对于OA系统的组成，包括两大部分，即常用功能、收发文功能，其中，而常用功能，包括：新闻、短信、邮件、通知、公告、任务的处理等功能，还包括：领导的日程、问题的反馈等特殊的功能，而收发文功能，若按照政府部门在办公时候的特点来划分，包括：发文、收文、请示、报告等。下面详细介绍常用功能的一些方面，对于新闻，可以引入的新闻是国际的、国内的、省内的、单位的、环境的等，这些新闻，任何用户均可以随便进行查寻或者观看，从而把握单位系统在工作中的动态；而对于短信，是在单位的OA系统中，建立了组织机构树，涉及到省厅、市（县）局、乡镇单位等，人数大约是3000人，所有的人员均能够按照系统所授的权力来利用组织机构树，即向少数人或所有人发出短信消息，这样便于沟通和工作，与此同时，电子邮件的功能和短信一样，能够解决一些不好的问题。
对于任务办理，包括：个人需要执行流程的任务、领取流程的任务、己挂起流程的任务，以及用户对公文进行批阅于处理等。而领导日程，由于领导们公务多，领导的秘书或本人通过这个功能来发布一周的日程，这样便于工作。另外，由于用户多，利用这个模块来提问题，确保问题及时响应与解决，对于系统，具有时效性、流程性、可追溯性等特点，最后一个功能是收发文功能，方便用户在网上进行签写、审批等，另外，通过行政许可审批系统、地籍管理系统、信访管理系统，实现软件的复用。
2、OA系统权限设计
对于OA办公系统，按照纵向来分，包括：省单位厅的OA办公系统、省单位厅下属事业单位的OA办公系统、市或者县单位局的OA办公系统、市或者县国上、局下属的事业单位的OA办公系统等，每一个子系统，在编辑、查询的设计上，以上级对下级的查看为主，而同一个等级之间不能查看，对于省单位厅的人员，对本级所收发的文件可以编辑与查看，而省厅的下属事业单位的人员，对事业单位所收、发的文件，或者由市、县局所收、发的文件进行查看。但是一些公文敏感件，仅仅由经办的人员进行查看，若用户要看，则凭借“公文借阅流程”，待领导审核之后，方可查看。对于这种做法，往往与OA办公系统的功能不一样，所以，单位要设计OA系统的查看权限。
3、OA系统内部建设与推广
在OA办公系统的初期，针对内部建设与推广来看，任务比较艰巨，需要借鉴以下几点：第一，“一把手”，即厅长、局长，关注政府等机关所执行的负责制，即“一把手”，使得OA系统得以顺利运行，同时，对每一个部门的调研，需要与负责人积极配合。第二，在OA办公系统的过渡期，采用的是纸质件、电子件来审批。第三，建立了管理制度，包括：用户管理、签章密钥等，并有配套的工具、软件，这样就提高了OA系统的权威，对任一个用户所发放的是电子签章密钥，其具有法律的效力，而用户要妥善保管，一旦用户入职、离岗、变换时，均要办理相关手续。
四、发展展望
实现各企业、行政事业单位办公自动化，不仅仅是各企业、行政事业单位发展的需求，同时，也是各企业、行政事业单位发展环境变化的需求。随着现阶段各企业、行政事业单位竞争不断增大，自动化办公系统应该被广泛应用。但是，在应用过程中，各企业、行政事业单位也应该注意到这一系统的不足之处，并根据自身各企业、行政事业单位的实际情况，进行相应策略的提出。其主要的不足体现在：工作人员对于这一操作不甚熟练；管理制度不完善以及相应的网络安全问题等。各企业、行政事业单位应该立足于现状，完善相关制度建设，规范自动化管理，加快专业人才培养，并重视技术创新，推动OA办公自动化系统得到更为有效的运用，为各企业、行政事业单位发展做出更大贡献。
结束语
时代在发展，科技在进步，现代社会，各行各业都在快速发展，竞争无处不在，系统化办公同样也是各单位竞争的一个焦点，有效使用OA是非常关键的。OA办公系统在单位中的应用，不仅实现了无纸化办公，同时也真正地保证了流程节点快速签批，线上跟踪工作进程等一系列工作，单位使用OA系统不仅可以将人力资源从繁杂无工作技巧的工作中解放出来，同时也能够提高板书效率，对于单位的高效办公十分有利。不得不说，OA的使用拉通了单位内部的整体构建，降低了成本，为单位带了重大的改变。
参考文献：
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