试论提高科技档案利用的方法与途径

试论提高科技档案利用的方法与途径

崔冰艳(辽宁电力勘测设计院)

摘要:科技档案作为一种工程建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史纪录,如何在不断前进的经济建设中发挥其内在价值和利用价值,是我们档案工作者应探讨的课题。本文从提高对科技档案利用工作的认识入手,论述了科技档案利用在施工过程中的重要地位及其重要意义,提出了档案工作提供利用工作中的主动服务方式。

关键词:科技档案提高利用

0引言

中共中央和国务院在关于档案工作改革的一个文件批示中也明确指出:档案部门要“大力开发档案信息资源,使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务,为建设社会主义物质文件和精神文明服务”。新世纪已进入信息时代,档案作为一种信息面临的是市场经济所带来的机遇与挑战,特别是科技档案,如何把握机遇,迎接挑战,在不断前进的经济建设中发挥其内在价值和利用价值,是摆在我们档案工作者面前的重要课题。然而,有的档案工作忽视了如何更好地提高对科技档案的利用工作。我们应当审时度势,不断探索新的方式,利用新手段,及时开发科技档案信息,提供优质服务,推动档案工作不断发展。

1提高对科技档案利用工作的认识

科技档案工作总的目的就是开发档案信息资源,提供档案为施工各项工作服务,由此决定了科技档案利用工作在档案工作中占有重要地位。也就是说,我们档案工作从收集、鉴定、分类、整理、立卷、保管等所有工作,都是为了提供利用,档案工作者应把提供利用放在工作的首位,把档案利用工作开展是否及时、准确、系统地提供档案,看成是衡量档案工作者的工作能力、业务能力的重要尺度。

1.1科技档案管理的重要性

科技档案是工程建设的一个重要组成部分,是工程建设项目的历史记录,也是工程项目投产后运行、维修、管理、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据。我院承担的总承包管理工作,在现场无论是内业还是外业工作都离不开管理二字,工作中处理的每一个重要的或不重要的问题都是要以书面文字形式来表达的,阜新金山煤矸石热电工程结束后从现场带回的1万多件文件资料不仅是工程管理的重要依据,也是以后电厂扩建、维修的重要依据。

1.2正确认识科技档案利用工作及其重要意义是做好科技档案工作的前提

新的历史时期,经济建设迅猛发展,每个施工现场施工过程利用档案都日益频繁,如何认识科技档案利用的重要性以及如何搞好科技档案的利用工作是我们档案工作者应加以研究和探讨的课题,要弄清这个问题,首先应了解什么是档案利用工作以及什么是利用档案及其相互之间的关系。“档案利用”工作是指档案部门以馆藏档案信息资源为服务的手段,采取多种形式和方法,开发和直接提供档案为工程管理、设计等服务的工作,称为档案利用工作或档案的提供利用,也就是开发档案信息资源的工作。“利用档案”是指利用者为了研究和解决各种问题来档案室使用档案。“利用档案”和“档案利用工作”是密切联系而又不同的两个概念,两者之间的区别在于:前者是利用者的,后者是档案工作者;两者之间的联系是:有了利用档案的需要,才有档案利用工作,有了档案利用工作才能实现利用档案,档案利用工作是利用档案的条件,利用档案是档案利用工作的内容,只有两者结合,才能充分发挥档案的作用注[1]。

1.3开展科技档案利用工作是实现档案应有价值的必由之路

档案发挥价值作用由两个因素决定:一是社会需要,二是档案自身满足社会需要的可能,科技档案作为一种重要信息,本身是一个动态事物,如不充分利用它,就会始终处于静态之中,不能成为真正的信息,信息之所以能增值,是因为它置于流动之中,“秘而不宣,锁之为废”,档案的价值平时显现不出来,只有在利用时,才能发挥它应有的价值作用。随着经济建设的不断发展,科技档案的利用价值不断显现,利用档案带来的经济效益的示例不胜枚举,例如:阜新煤矸石热电厂新建工程施工过程中,多次遇到施工过程中出现问题时施工单位想推卸责任,查到档案资料后都哑口无言,不但为我院挽回了经济损失,而且还增强了企业形象,实践证明,开展科技档案利用工作是实现档案应有价值的必经之路。

2开展科技档案利用工作要有熟练掌握库藏的过硬本领

科技档案利用工作的开展,一般由两个因素决定的,一方面是现实中各个工程要利用档案,另一方面是档案库中有这样的档案可以提供利用,因此开发档案利用就要求档案工作者要有熟练掌握库藏的过硬本领。科技档案经过多年的积累会形成了庞大的“队伍”,要及时准确地提供利用服务,必须要求档案工作者熟悉保存的档案,它是档案工作者的一项重要任务和基本功,是搞好利用工作的保证。

2.1要有严肃认真的服务态度

科技档案利用工作是一项非常重要的工作,服务性很强,要求档案工作者要有严肃认真的服务态度。所谓严肃是指档案工作者严格执行科技档案借阅规定,该借阅的借阅,不该借阅的一律不予借阅,把好借阅关。认真是指档案工作者在提供利用工作中,热心服务,态度端正,即要有耐心,又要细心,不怕麻烦。

2.2熟练掌握科技档案分类标准

我院科技档案分类标准现执行的电力规划设计协会批准,山东电力工程咨询院主编的分类标准。分类标准按照单位、分部、分项工程分类;案卷编号由项目号、目录号、分类号和案卷号组成注[2];用清华紫光软件录入、检索,按照此办法进行科技档案实体分类、编号、检索,使科技档案管理更趋合理化、标准化。如:工程管理性文件到803类查找,其中合同文件到8031类查找等等,分类标准是档案工作者必须熟记和掌握的,不仅提供科技档案利用时方便、快捷,而且在整理档案进行档案分类时能够使分类快速准确,提高工作效率。

3科技档案提供利用的方式方法

在科技档案提供利用上有各种各样的方式方法,科技档案利用服务方式是实现科技档案利用的重要手段。科技档案利用服务方式,就是档案室向利用者提供科技档案材料的方法。从利用科技档案的实际情况来看,主要有以下几种:

3.1阅览是档案室提供利用服务的主要方式

阅览是档案室提供利用服务最普遍的方式,其特点是利用者直接到档案室阅览。科技档案是原始记录材料,多为单份,有些档案在内容上还具有机密性,这就决定了档案原件不外借,主要在阅览室内供利用者阅览。阅览利用一般有两种情况:一是所查问题比较简单,看一下就能解决;二是查阅数量大、范围广,借出利用不方便,采用阅览方式比较好。

3.2外借服务是科技档案提供利用服务不可缺少的方式

档案一般不借出档案室,由于借出的档案完全脱离了档案工作者的监督,容易发生意外,但由于情况特殊,为了解决一定的问题,需要档案材料借出利用,例如我们经常遇到的需要档案原件作为凭证,或者需要底图以及其它不便在阅览室利用档案时可以暂时外借。外借服务也是提供科技档案利用的一种方式,但对外借档案一定要从严掌握,一般不轻易借出,对档案借出利用,一定要严格审批手续,并提出相应的要求,主要有:第一,利用者要事先提出借档案申请,说明借出档案的充足理由和调卷范围。第二,借出档案要进行认真的登记,注明借出时间、借出人姓名、借出档案的名称、件数等。第三,借档人应负责保护档案的完整与安全,不得转借拆散、调换、抽取、污损、加注标记等。

3.3复制服务是科技档案提供利用的重要手段

随着社会主义事业的发展,特别是随着科技进步,利用者对档案复制件的需求日益增长,档案复制服务成为提供利用工作中一种重要的服务方式。复印件就是根据现存档案文件重新复制而成的同样形式、同样内容的文件。复制件的利用目前比较普遍,也很受利用者欢迎。档案复制服务的优点是:第一,提高了科技档案的利用率,能满足各方面的需要。第二,能节省时间,方便利用。档案室采用现代化的复制技术,可以减轻过去手抄的繁重劳动,利用者边查阅、边复制,第三,用档案复制本提供利用,可以减少对档案原件的磨损,有利于延长档案的寿命。

3.4计算机网上提供利用的方式使科技档案利用工作更先进

随着科学技术的发展,档案管理已由传统的手工纸质管理向现代化缩微管理及电子文件转化,计算机管理档案的方式与手工管理的方式相比,在利用上具有独特的优越性,电子计算机一般都具有运算、记忆、判断、选择、控制、接受信息、给出结果等功能,它在档案工作中可以广泛应用。计算机网上提供利用服务,将是我们今后档案工作的发展方向,档案工作者应熟练掌握计算机网上提供利用服务的技能,并不断积累工作经验,提高专业服务水平。

综上所述,科技档案利用工作在档案工作中占有重要地位,档案充分利用是信息时代对档案管理者的新要求,档案工作者要进一步提高自身素质,努力学习和掌握科技档案开发与利用的方式方法,在实践中不断摸索经验,就能使科技档案利用工作真正发挥出应有的经济效益和社会效益。

注释:

[1]《新编档案管理学》第341页.

[2]《电力工程建设总承包项目文件材料立卷归档办法》第12页.

参考文献:

[1]《新编档案管理学》邓绍兴,陈智为编著,档案出版社出版,1986年版.

[2]《中华全国档案法释义》.

[3]《电力科技档案管理手册》陈秀菊编.

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