我国大中型饭店采购内部控制的实施途径 ——基于流程视角的思考

论文摘要

随着中国饭店业的不断发展,饭店企业间的竞争日趋激烈。面对纷繁复杂的环境变化,要求饭店企业进行管理思维和手段、方法的变革与创新。内部控制作为一种管理体系,其重要性和有效性得到越来越多的认可。同时,流程作为企业做事的一种方法,其在企业管理中的作用也越来越重要。但是,对于采取什么样的途径以实现流程中的有效内部控制问题,特别是针对我国大中型饭店企业特性而进行的相关理论研究与实践探索都显得不足,不能满足饭店企业管理的迫切需要。有鉴于此,本文选取流程视角下的我国大中型饭店采购内部控制的实施途径作为研究对象,希望能够从理论上和实践上对推进饭店企业的内部控制工作做出有益的尝试。文章将我国大中型饭店采购业务及流程特点的分析作为研究的起始点,因为只有明确分析对象的特点,才能进行有针对性的工作。进而在COSO内部控制五因素框架下,通过对案例饭店采购流程内部控制不足的分析探讨了采购内部控制的难点,并将此作为后继研究的基础,即考虑我国大中型饭店的采购内部控制实施途径问题,必须结合采购内部控制的难点进行。论文提出,应通过对采购内部控制状况的分析诊断了解饭店企业现行采购内部控制的基本情况,并以分析诊断的结果为基础,确定采购流程的控制点和关键控制点,通过控制点的合理设置来判断内部控制是否存在缺陷及存在什么样的缺陷,最终实施并改进采购内部控制。本论文分为四个部分,其中:第一部分对研究的背景和意义,研究的对象、思路和基本框架及采用的理论工具进行了阐述。即我国的饭店企业处于“过度竞争和竞争不足并存”的环境中,企业生存和发展受到挑战。如何在激烈的市场竞争中生存发展壮大,是我国饭店企业必须解决的问题。因应时势变化的管理手段、方法显得尤为迫切。饭店采购不仅关系到饭店的成本控制和盈利水平、服务质量,也影响其竞争力。采购流程管理对饭店的重要性越来越明显。内部控制是做好饭店采购流程管理的重要内容。从与饭店企业相关的法律法规、规范和标准看,加强饭店企业内部控制建设,是实现现代企业制度的必然要求,是管理科学的重要组成部分,同时也是国家法律法规强制性的安排。和任何管理手段一样,采购内部控制也存在一个怎样实施,特别是如何在采购流程中实施的问题。因此,就十分有必要研究采购流程内部控制的实施途径。本文以COSO五因素框架,即控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督为工具对以流程为基础,结合其特点及内部控制的难点,通过什么途径(路径)实施有效内部控制的问题进行研究。采用了文献研究、规范分析和案例分析与实证分析相结合的研究方法。第二部分以分析我国大中型饭店采购业务本身的特点及其流程的特点为切入点,认为在这些特点之外,采购内部控制也存在一些难点,并以案例分析探讨了流程视角下的这些难点。本文认为,饭店企业的采购流程即是指饭店企业为获得生产经营所需物资或服务,从采购计划编制到采购物资入库的整个过程。论文从简化和普遍化的采购环节及控制目标描述为起点,在饭店采购业务特点方面认为存在①规模较大、内容丰富,②具有较强的专门性,③价格具有一定的波动性,④外部影响因素较多和⑤质量稳定性要求较高等特征,而从流程的角度看,采购流程又具有①时间性要求较高,②各环节协调性要求较高,③供应商管理较为复杂和④非经常性采购频率发生较高等特点,进而通过案例分析出采购内部控制具有①内部控制环境要求较高,②风险评估与识别的专业化要求较高,③控制活动的环节较多、关系复杂,④需要传递、处理、保留的信息较为复杂和⑤监督活动频率要求较高等难点。进而提出,基于我国大中型饭店采购业务及其流程的特点、采购内部控制的难点,要达到规范采购业务及其流程、采购为增进企业绩效服务的目的,要求我们对采购实施有效内部控制的途径进行针对性探讨。第三部分是本文的核心和创新。该部分对采购内部控制的实施途径与方法进行了阐述。该部分的思路是,对内部控制实施方法与途径的探讨首先需要对饭店目前的采购内部控制状况有一个较为清晰的认识,然后以此为基础,通过适当的技术手段和方法按照一定的步骤(路径)来分析如何实施内部控制的问题。这样,首先探讨了流程内部控制状况的分析与判断;其次分析了如何确定流程控制点和关键控制点;再次讨论了如何发现并确定采购内部控制缺陷,如何对缺陷的严重性和性质进行判断;最后提出以流程控制点为基础改进采购内部控制。在采购内部控制的分析与诊断方面,分别阐述了分析与诊断的原则、内容和方法。应遵循的原则是判断饭店是否在在采购成本、采购质量和采购供应保证三方面取得了平衡;内容包括五个要素:控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通以及监控;在方法上对访谈和问卷调查法进行了重点阐述,同时指出,在进行内部控制评估的过程中,往往需要综合运用多种方法,方能获取充分的证据。评估要根据流程或控制点的性质、评估工作重点和成本效益原则等合理选择相应的评估方法。在确定控制点与关键控制点方面,阐述了为什么要识别并确定控制点及控制点和流程的关系。认为采购控制流程是对依次贯穿于采购活动始终的基本控制步骤及相应环节的鉴别、控制过程。通常同采购流程相吻合,主要由控制点组成。通过辨别流程环节的各个业务节点,可以辨别出相应的内部控制点。在内部控制缺陷及其属性的判断方面,阐述了内部控制缺陷严重性的判断标准,内部控制缺陷可分为一般缺陷、重大缺陷和实质性漏洞三类,并提出从制度缺失、IT缺失、执行缺失等方面判断缺失点属性的方法。在以控制点为基础实施并改进内部控制方面,通过具体举例说明了如何利用控制点结合相关因素实施内部控制,认为内部控制的改进可以利用缺失控制点的属性加以进行。在实施采购内部控制方面,饭店应在其战略的指导下将采购内部控制融入到流程的执行过程中,这是实施内部控制的有效途径。同时还必须注意到影响内部控制的多个因素特征以及它们的共同作用。在改进采购内部控制方面,可以针对缺失点的属性展开采购流程内部控制的改进。第四部分对从内部控制基本要求和分析过程中发现的有效实施采购内部控制的因素保证中的关键问题进行了探讨。希望通过这样的探讨有助于保证采购内部控制实施的有效性。这些因素保证的关键问题包括:饭店企业文化、采取什么形式促进内部控制的有效实施、组织结构和授权体系、管理信息化和信息化管理、内部控制制度的建立与完善、采购内部控制与流程的协调和采购内部控制与其他业务内部控制的协调。其中,①企业文化作为企业员工普遍认同并自觉遵守的理念与行为方式的总和,无疑对采购内部控制这一管理方法和手段是否能够有效实施产生根本性的影响;②采购内部控制作为一种管理方法,要在饭店企业中得以有效执行,必须采取“自上而下”的推进形式;③采购的组织结构作为内部控制的重要载体,在整个采购管理系统中起着“骨架”的作用而要使饭店的采购组织、岗位乃至整体的行为及其结果始终保持与采购的相关目标的一致性,必须有科学的授权体系;④采购管理信息化和信息化管理并举,具体来说,一是要加强饭店企业采购信息系统建设与管理,另外就是重视信息传递渠道的建设和保持其畅通;⑤饭店采购内部控制制度作为业务操作程序、管理方法与控制措施的集合,为饭店成员在采购活动的行为提供了规范。这种规范,应该随着内外部环境的变化而做出相应的调整,即持续改进;⑥必须依照前述我国饭店企业采购及其内部控制的特点与难点来实现采购流程与内部控制的良性互动,实现共同持续改进以避免不协调性给饭店经营管理目标实现带来挑战;⑦在推进采购流程内部控制工作的同时,我们必须认识到饭店的内部控制是一个管理体系。本文可能的创新主要体现在研究方法和研究内容两方面:在研究方法上,尝试将一般化内部控制理论通过结合个别特征分析的方式运用到我国大中型饭店采购内部控制实现途径的研究上。文章以内部控制基本理论为分析工具,同时结合我国大中型饭店采购特点的分析,使得研究更具有针对性和可操作性。在研究内容上,首次从实务操作的角度提出了我国大中型饭店有效实施采购内部控制的途径,并给出了相关的分析方法、判断标准和注意事项。在实施途径的阐述中特别注重了如何在实践中开展工作,使得本文的研究具有极强的实务操作指引特征。

论文目录

• 摘要
• ABSTRACT
• 1 绪论
• 1.1 研究背景与意义
• 1.2 研究文献综述
• 1.3 研究对象、思路与基本框架
• 1.4 研究方法
• 2 我国大中型饭店采购流程的特点及内部控制难点
• 2.1 饭店采购业务特点
• 2.2 饭店采购流程现状及特点
• 2.3 饭店采购内部控制的难点——以山西晋城金辇大酒店为例
• 3 我国大中型饭店采购内部控制的实施方法与途径
• 3.1 采购内部控制状况的分析与诊断
• 3.2 控制点与关键控制点的确定
• 3.3 内部控制缺陷的判断
• 3.4 基于流程控制点的采购内部控制实施与改进
• 4 我国大中型饭店有效实施采购内部控制的因素保证
• 4.1 建立从企业整体高度对内部控制的认识
• 4.2 采用“自上而下”的推进方式
• 4.3 采用科学合理的组织结构和授权体系
• 4.4 实现采购管理信息化和信息化管理并举
• 4.5 推进采购内部控制制度的建立与完善
• 4.6 重视不同采购对象在控制目标及风险上的差异
• 4.7 重视采购流程与其内部控制的协调
• 参考文献
• 后记
• 致谢
• 在读期间科研成果目录