深圳龙华供电局
摘要：随着经济的快速发展，传统纸质档案已满足不了当今社会发展的需求，档案信息化管理势在必行。利用计算机及网络连接进行现代数字化管理，更好地发挥资源信息的价值，是我们每位档案管理人员比较重视的问题之一。本文根据多年档案管理工作实践，对电力档案的数字化处理进行分析，供同行借鉴参考。
关键词：电力系统；档案管理；数字化管理
前言
档案数字化是当今档案管理工作者面临的重要课题，在经济快速发展的今天，档案数字化是顺应时代需求，同时也面临着档案信息安全问题。为了确保数字档案的完整性、准确性、安全性，档案数字化处理必须需要有一个管理控制的体系。
1、档案数字化管理控制体系
建立和完善电子公文接收、归档、管理、利用等制度，统一电子档案格式标准，规范电子档案管理，保障电子公文的科学保管和有效利用，推进电子档案集约化、标准化、规范化管理。依托协同办公系统，对当前工作中形成的各类电子文件全面电子化接收归档，如：在生产、ERP、营销等系统运行过程中形成的大量有价值的数据和材料。
2、数字档案化加工的质量和安全控制
档案数字化加工范围广、数量多。自单位成立以来的所有文书档案、科技档案、特种档案、会计档案，类型种类包括文档、图纸、电子照片、纸质照片、底片、录像带、录音带、奖牌、奖状等。
科技档案已经完成50%的扫描工作，其余科技文档50万页、图档10.5万页（其中7万页需要条目著入）、扫描、挂库加工。
声像档案需要通过转换成特定格式流媒体后挂库，实现声像档案数字化。照片及底片需要进行必要的修复翻新，再录入、反转、扫描、处理。
因此，数字档案化加工的质量和安全控制就显得尤其重要。我们着重在以下几个方面开展了工作：
2.1领导重视是质量控制的前提
为此特别成立档案数字化建设领导小组和数字化加工工作小组，党委书记亲自挂帅，具体工作由办公室牵头，财务部协助做好项目经费申报工作，监督项目实施过程的经费使用情况；品牌管理中心负责提供档案数字化所需要的照片、录像等多媒体声像资料；科技信息部负责数字化加工过程和档案信息系统的技术支持工作，做好数字化加工所需设备的硬件配置、设备调试、运行、维护工作以及配合检查数据化成果质量验收工作；安全监察部协助项目实施人员的进出管理。各部门紧密配合，职责分明。
2.2制定档案数字化加工技术规范是质量控制的保障
工作必须符合《国家电网公司纸质档案数字化加工技术规范》（Q/DGW135-2006）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）、《照片管理规范》（GB/T11821-2002）、《浙江省电力公司纸质档案数字化技术规范》的要求。对于不同的文档、图纸调整不同的扫描精度，保证扫描后的电子文件端正、清晰、完整，形成能被有效识别、能全文检索的数字化文档，同时扫描后的格式要求：
文书档案、工程文档一般采用黑白二值图像，特殊情况进行真彩色图像扫描，分辨率为每英寸300dpi，格式为双层PDF（或CEB），文件大小控制在5M以内，一件保存一个文档。
工程图纸采用黑白二值图像，分辨率为每英寸300dpi，格式为TIFF，一张图纸保存一个文档，经过矢量化处理的图纸保存格式为DWG。照片档案应采用JPG或TIFF格式文档保存，一张照片保存为一个文档。
扫描图像质量要求：确保图像顺序正确，页面清楚去污点、黑边，数字图像的偏斜角度小于1度，图像的偏斜不超过页面内半个文字。保证扫描后图像文件打开端正、内容不发生改变；并对图像文件准确命名，要求与原纸质档案档号保持一致。在使用高速扫描仪前，要注意根据不同的文件调整设备参数。档案扫描时，要做到安全、准确、不重复、不遗漏；扫描完成后，拆除过装订的档案，应按照档案保管的要求重新装订，保持档案的原貌。完成扫描后的文件、图纸，进行原文挂接到档案管理系统平台，图像文件命名和档案数据挂接的准确率要求达到100%，连接是否正确可行。
对档案数字化加工质量，进行随时抽查和每周定期检查。数据质量验收时抽查比率不低于20%。对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查；检查有无漏扫、排列顺序与原件不一致、有无错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止时间、页数等，发现不符合要求，立即进行修改处理。
3.3在保证质量的同时，切实加强安全保密工作
要提高安全防范意识，加强与科技信息、安全保密部门的联系，认真执行档案信息化保密的各项制度，严格档案权限管理；实时开展档案数据备份，并与档案原件进行严格比对，规范操作，确保数据存储的安全；切实保障档案在保管和利用环节的安全，档案实体与档案信息的安全。在档案数字化加工过程中，要选择符合加工要求又方便档案交接的场所，防止失密、泄密事件发生，确保实体档案不毁损、不遗失。
3.4历史档案的鉴定和销毁
根据公司档案数字化建设的统一安排，节约人力和物力，避免不必要的数字化加工，造成浪费，提高档案数字化加工质量和效益，要求档案库存质量鉴定工作同步进行。
自2011年10月开始，历时2年多，对1978-1998年的文书档案进行整理、鉴定，共鉴定不归档收文（共19525件）无须保存。与此同时，科档管理人员对科技档案进行了全面检查清理。鉴于110千伏椒江变电站异地重建和110千伏路桥变电站原址缩小重建，原样保留工程建设前期管理文件、合同、可行性研究、初步设计、竣工决算、审核报告等档案，但对其设备开箱、安装记录、图纸档案已无利用价值。全市220千伏、110千伏变电站多（少）油断路器设备已拆除多年，相关设备档案均已无利用和保存价值，（不包含220千伏临海变电所）共2720件。经与省公司办公室、市档案局沟通咨询，决定予以不同批次，进行全程监管打浆销毁，销毁清册归档永久保存。
另外对保存到期的2005-2011年，未中标厂家投标文件资料与物资供应中心、监察审计部沟通，决定进行全程监管打浆销毁。
3、提高队伍业务能力，强化人员责任意识
人员素质在很大程度上决定着数字化工作的质量，随着各种先进设备和技术被广泛运用到档案数字化领域，档案管理对人员的综合素质也就有了更高的要求。为了提高业务能力，我们根据需要参加省、市档案局和省公司组织的档案业务培训；并对本公司各部门兼职档案员、各县市局专职档案员开展档案业务培训。
同时，随着人员素质的提高，保证档案数字化加工的质量，提高工作效率，责任意识非常重要。我们针对档案服务跟踪、资源使用效果调查以及各单位使用反馈，制定规范操作规程，把责任落实到具体经手人、责任人，保证了数字化档案的实际使用效果。
4、结束语
通过多年的工作摸索，我们以把质量控制落实到具体各个环节，加强学习，明确责任，应该说是已经取得了较好的效果，直至2015年底，数字化扫描库存档案实现零库存，档案数字化率达到100%。当然，档案数字化建设是一项长期的任务，需要在进一步巩固成果的同时，及时发现不足，不断完善。