论文摘要
[研究背景]近年来,随着我国医疗需求的不断提高和医院规模的不断扩大,医院信息化管理已成为提高医院整体素质和衡量综合竞争力的重要手段之一。医院信息化建设涉及到医疗、护理、医技、药品、科研、财务、教学、行政等多方面业务,其中,行政办公自动化更是医院信息化建设的重要组成部分,是提高医院管理水平与决策能力的重要手段。传统的办公方式耗费了大量医务、管理人员的时间和精力,用手工处理那些繁杂、重复的工作,手工处理的延时和差错,正是现代化管理中应该去除的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业,无疑是生产力发展的方向。办公自动化系统对传统办公方式的变革,正是适应了医院发展的需求,也顺应了技术发展的潮流,因此,对于医院行政办公自动化系统的研究是具有重大意义的。[研究目的]本研究旨在通过对上海市三级医院开展办公自动化的现况调查和某三级综合性医院行政职能部门的办公自动化建设应用情况及其需求和影响因素的调研,借鉴上海市同级医院办公自动化建设的经验,了解该院行政办公自动化系统的运行情况、存在问题、需求情况及其影响因素,为其科学、合理地建立一个符合行政办公需求、高效安全的办公自动化系统提供一定的实证研究依据,以进一步提高医院行政办公管理水平与效率,实现内部行政办公无纸化,减少医务人员往返,缩短审批时间,优化工作流程,让医务人员的时间更多化在服务病人身上,为全面提高该院信息化水平打下坚实的基础。[研究内容与方法]本研究分析了上海市三级医院开展办公自动化的现况,对某三级综合性医院行政职能部门办公自动化系统的建设情况、运行情况、实际需求情况和影响因素进行分析。具体包括：目前上海市三级医院开展办公自动化系统的建设情况、某三级综合性医院办公自动化的建设情况、运行情况分析、功能性和性能性需求分析、影响因素分析及应用改进分析等内容。通过文献查阅、问卷调查和专家访谈,收集相关数据,进行数据分析。[研究结果] 调查发现,上海市三级医院均有较为完善的信息系统,建立了专门的信息管理部门,82.14%的三级医院开发使用了OA系统,开发形式以委托开发为主,占52.17%。投入开发经费大部分在20万元以下,牵头和主管部门以信息科／计算机中心为主的有73.91%,使用较为广泛的功能是会议通知和电子邮箱,而OA系统的管理和决策功能如绩效管理、医护质量管理等则使用较少。调查显示,某三级综合性医院行政职能部门的被调查者已全部在工作中使用OA系统,但87.5%的被调查者每天工作时使用OA系统的时问在1小时以内,仅2.08%的调查者认为现有OA系统的功能满足全部工作需求,31.25%认为不能满足工作需求。关于OA系统对医院管理的提升,13.54%被调查者认为现有OA系统对提高工作效率是非常有帮助,35.42%认为大多数情况下有帮助。OA系统对于医院管理帮助和提升在节省人力、任务跟踪、强化管理、简化流程、节省时间等方面比较明显。调查显示,目前医院使用的OA系统中使用频率高的功能模块依次为会议管理、通知通告、请假管理等。运作中存在问题的功能模块依次为手机短信21.88%,物资申领19.79%,用章审批6.25%等,但57.29%的被调查者认为没有功能模块在运作中存在问题。对于存在问题产生的原因,63.54%的被调查者认为在于软件开发的技术水平。调查发现,25%的被调查者认为医院现有OA系统的运行速度很快,75%的认为运行速度一般；仅3.13%人认为OA系统操作性非常复杂,71.86%认为操作复杂程度一般；72.92%的调查者认为OA系统操作界面一般,其他27.08%的人认为无所谓。调查显示,对于医院OA系统的性能需求,47.92%的调查者认为是高效的信息处理能力,被调查者认为医院OA系统得以推进和应用需要医院参与的层面主要是院领导和中层管理干部。调查显示,被调查者认为最具有开发意义的功能模块依次为工资管理、查询,人事档案,文件传阅等；工作中急需开发的功能模块依次为文件传阅,档案查询、借阅,收发文管理等。在合理推进医院OA系统过程中,可能要适当改变一些以往的工作习惯,很多行政工作都放在网上进行操作并优化流程,81.25%的被调查者表示都愿意接受这些功能模块。调查显示,79.17%的被调查者认为医院OA系统还需进行提高管理者个人办公效率,综合处理各类事务,及时掌握医院业务信息动态这方面的扩展建设需求,81.25%的被调查者希望在医院内建立无线移动办公,77.08%的被调查者是希望具备院外或家中访问和使用的功能。调查发现,对于医院OA系统的影响因素,从使用者方面主要是对OA系统的使用情况和知晓度；从技术开发方面主要是医院网络的畅通稳定和管理协同平台的建立；从统筹规划方面主要是OA系统建设的统一领导、规划和开发需求的收集；从应用和政策方面只要是管理流程优化、再造和管理资料的安全、保密性。[结论与建议]通过研究,作者认为目前上海市三级医院行政办公自动化系统建设仍处于起步阶段,普及率较高,但还未形成统一、规范的建设和应用模式;某三级甲等综合性医院对行政办公自动化系统的需求分析不足,对于OA系统的功能利用是局部的、浅层次的,没有增加多少先进的管理理念和方法；行政办公自动化系统的的性能方面的需求基本得到满足；院内无线移动办公和远程办公是行政办公自动化系统未来的趋势；医院行政办公自动化系统的影响因素涉及多个方面,如使用者、技术开发、统筹规划、应用及政策等,作者建议：1、纳入医院整体规划,加强组织协调,提高利用率。医院办公自动化建设的发展离不开整体规划,必须分步实施、深入管理、不断细化。如果缺乏从整体上的思考和远见,容易造成很多不必要的资源浪费。重视医院办公自动化建设,首先要制定科学的规划,以管理先行,结合各行政职能部门的管理特点,运筹帷屋、科学规划进程,明确实施办公自动化的目标、程序、步骤、条件、功能等方面的宏观指导和组织协调。2、办公自动化系统的建设要应需而变,以人为本。办公自动化系统本身没有最好和最差的,适合医院具体情况的才是最好的。结合医院工作实际,办公自力化系统的建设是一项持续改进的工程,需要不断满足新的需求。医院应设立专门的办公自动化系统的领导小组和工作小组,根据医院整体规划,挖掘和开发更多OA系统的扩充功能。设计时细节中体现人性化,并制定定期反馈制度,对于存在的问题及时更『正3、加强各级员工培训,提高认识和应用能力。办公自动化是一个全新的概念,新理念从认识到接受本身需要一个漫长的过程。医院要在全院层面上开展积极的宣传活动,使全院上下从思想观念上充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效。OA系统建设的目的在于使用,这也对医院相关的行政部门工作人员勺应用能力提出更高要求,医院应针对不同层级用户的关注点以及所必须使用的功能模块差异,有侧重的进行培训。还要加强医院管理者和中层管理者的OA知识的普及和使用的培训,各级领导作为OA系统重要的使用者,不仅是流程中重要的结点,更是推动OA系统使用的主流。4、完善医院相关制度,明确各岗位职责。在OA系统中,每种办公事项都要有规范的工作流程,因此必须结合医院工作实际,建立健全科学的操作流程和见章制度。在实行办公自动化的过程当中,不仅需要对系统的安全性、信息的可靠性、管理的科学性等方面制定一系列的规章制度,更要明确行各个政职能部门勺岗位职责,落实到人,加强办公自动化系统的督查反馈工作,确保系统安全、稳定、高效运行。5、要培养专业信息人才,确保信息安全。在信息队伍建设上,医院要培养自己专业的信息人才,可采取返聘、招聘、引进等方式吸收高素质、高学历、高水平人才,增强信息队伍力量。医院要建立一支有丰富计算机知识及实际经验的人才队伍,拥有一批训练有素、知识广搏、经验丰富的计算机工程师,能及时对办公自动化系统进行维护和信息更新。