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摘要：企业档案业务外包是当前企业普遍采取的一种新型管理方式，有利于企业自身的发展。本文对当前企业档案业务外包管理中存在的不规范现象进行了分析，并提出了企业档案业务外包规范化管理的相关措施，为有关需要提供参考。
关键词：企业档案；业务外包；规范化；管理
规范化是档案中介机构得以持续发展的必然要求，因此解决档案业务外包不规范化的问题，为档案业务外包提供规范化的途径迫在眉睫。档案业务外包规范化需要档案行政管理部门、档案外包协会、档案业务外包的企业、承接档案外包业务的中介机构的共同努力才能实现。
1强化档案行政管理部门的职能
档案行政管理部门作为具有政府行政管理职能的档案事业管理机构，理应充分发挥其对档案业务外包中介机构的执法监督和业务指导作用。
《档案法》明确规定“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门负有执行法律、法规和方针政策的职责”。尽管《档案法》的颁布与实施为档案工作的开展提供了可靠的依据，然而档案外包中介机构已经过十几年的发展，但至今还没有出台全国范围内的档案业务外包服务方面的法律法规，因此为了保证档案外包业务的有序、规范开展，档案行政管理部门应从以下几个方面为有关档案中介外包机构的政策法规建设作出努力：一是建立统一的行业准入审批和监管制度，从资金、规模、人员、业务范围等方面建立统一的行业资格审批制度，以年检和信用系统建立监管制度；二是建立档案外包中介机构行业服务的标准化制度，包括服务工作流程标准化和业务内容标准化；三是建立严格的法律责任追究制度，明确档案外包中介机构违法违规行为的界定范围，并从民事责任、行政责任、刑事责任进行严格判断；四是对档案业务外包涉及到的具体问题进行指导性规定。
2建立档案外包协会，明确其职能
对于档案外包行业来说，档案行政管理部门的职能是从宏观管理、政策服务、法制建设、标准制定方面保证档案外包行业工作的有序进行，档案业务外包行为是市场化的行为，所以具体到业务外包的微观层面，应由市场自主决定。因此，应建立区别于地方性档案学会的、由企业自发成立的行业性的档案外包协会，档案外包协会应具有以下几方面的职能：一是对档案外包中介机构进行评估，评估主要从档案外包中介机构的规模、资金、人员数量、专业人员比例及从业经验、业务范围、信誉等方面进行，作为企业选择外包中介机构的依据。二是明确行业宗旨——为公私机构提供有效的文件和信息服务，并制定整个行业的行为准则，促使档案外包中介机构加强自我约束，树立良好的行业形象，吸引更多的客户选择档案外包服务，不断壮大档案外包行业。三是为外包机构提供政策咨询、业务培训等服务，并积极组织整个档案业务外包行业开展交流活动，实现行业内的经验交流和信息共享，并适时对档案业务外包进行宣传。四是积极和档案行政管理部门进行联系和沟通，配合制定有关档案外包业务的规章制度，及时将行业内的最新动态反映给档案行政管理部门，为其施行有关档案业务外包的决策提供依据。
3规范企业档案业务外包的程序
档案行政管理部门从宏观上对档案业务外包的流程进行规范后，企业在进行档案业务外包时要严格把关，制定并遵循严格的外包策略，确保档案外包业务流程各环节的规范化，具体从以下方面进行：
3.1.外包决策阶段
拟进行档案业务外包的企业要制定严格的外包策略，包括总结企业本身档案业务的现状，分析业务外包的目的，明确档案业务外包对企业本身档案业务的指导意义，鉴定需要进行档案业务外包档案的密级，明确需要进行外包的业务范围，确定业务外包成果的质量标准。
3.2.外包中介机构的选择阶段
这一阶段企业的主要任务是选择合适的档案业务外包中介机构。企业需结合对自身需求的评估结果，从技术、人员、规模、业务范围、价格、信誉等多方面综合考虑，慎重选择外包中介机构。
3.3.外包过程的管理阶段
档案业务外包一旦开始实施，要及时保持与外包中介机构的沟通，对外包中介机构进行必要的监督。企业和外包中介机构之间就是相互合作、互惠互利的关系，而沟通是合作双方互通信息的过程，所以企业应该和档案外包中介机构进行及时的沟通，时刻关注业务外包的进展情况，必要时对外包中介机构提供必要的协助和配合。
4提高档案外包中介机构的能力
档案外包中介机构在企业档案业务外包活动中扮演着重要角色，因此规范档案业务外包也需要档案外包中介机构自身的规范性相配合。档案业务外包中介机构的规范性主要包括人才队伍建设、设备与技术两方面。
4.1.加强人才队伍建设
高质量的人才队伍是档案业务外包中介机构提供规范化的档案外包服务的保证。目前档案外包中介机构很少从正规渠道引进专业的档案人才，具体从事外包工作的往往是经过短期培训后直接上岗的大、中专或初、高中毕业生，其档案专业知识缺乏，专业技术水平较低，加之没有受过专门的档案专业教育，职业道德素质不高，因此迫切从以下几方面加强档案业务外包中介机构人才队伍建设。
一是档案业务外包中介机构必须确保本机构具有占一定比例的档案专业人员。二是定期对外包工作人员进行培训，定期考核，并采取适当的激励措施。三是加强对档案外包工作人员的职业教育。
4.2.硬件设备的投入与专业技术的提高
档案中介机构的业务类型既包括传统的整理、缩微、扫描、质检、修复、鉴定等常规业务，又包括对电子文件实现数字化管理应用的现代化档案业务，开展这些业务除了需要专业的工作人员，还需要专业的设施设备和专业技术。折图机、缩微扫描仪、高速扫描仪、修裱机等都是档案外包中介机构应必备的，档案外包中介机构一定要慎重选择设备，因为如果设备选择不当，在外包过程中会带来很多意想不到的问题。拥有了专业的设备，还必须有针对每台设备的一整套具体的操作规范，才能真正保证外包业务的质量与档案的安全。
5结语
综上所述，企业档案业务外包是企业为提高自身效益和效率，实现企业利益的最大化而采用的一种管理方式，企业档案业务外包的规范化管理具有十分重要的意义。因此，需要加强企业档案业务的规范化管理，完善相关体系制度，促进档案中介机构的规范化建设，从而推动企业的健康发展。
参考文献
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