邢晓玲
（三明市第一医院福建三明365000）
【摘要】医院卫生专业技术人员是医疗服务的主体，专业技术档案管理对于促进医院人力资源管理，加强卫生专业队伍建设和提升医疗服务水平有着重要意义。本文结合医院实际工作，通过阐述既往医院专业技术档案管理存在的问题，以及采取的措施与成效，讨论该项工作的创新与提升。
【关键词】卫生专业技术人员；档案；管理
【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2016）16-0381-02
医院的卫生专业技术人员档案，是个人在医、教、研的工作中不断积累的技术资料，具有极高的医学科学价值，是宝贵的科学技术研究资料[1]。它不仅客观地反映专业技术人员的专业素质、技术能力，而且间接反映医院整体医疗技术水平和教学科研能力，具有极高的保存和利用价值[2]。合格的卫生专业技术人员档案应该具有专业性、独立性、动态性、完整性、真实性、保密性等几个特点。
我院是三明地区唯一一所综合性三级甲等医院,是福建医科大学、福建省中医药大学的教学医院，承担着三明市及周边地区的医疗、教学、科研任务。目前在职员工1875人，其中各类医技药专业技术人员1703人，占职工总数90.8%。因此，卫生专业技术人员档案（以下简称专技档案）的管理，是人事档案管理最重要的组成部分。下面，笔者结合我院近年来的工作，谈谈我院卫生专业技术人员档案管理工作的一些创新。
1.以往专业技术人员档案管理存在的问题
1.1重视程度低，管理意识差
首先医院作为医疗卫生机构，决策层普遍医疗服务作为日常管理工作的重点，缺乏将专技档案其作为医院决策依据的意识。因此，对专技档案管理只是注重保管过程，未能进一步汇总、分析，无法让它主动参与医院的各项服务，没有发挥专技档案的作用。其次，由于医院档案管理人员，多是没有经过专业的档案知识培训的非专业人士，知识结构和专业水平较低，不具备档案学、档案管理学以及档案著录、标引、检索、修裱等档案管理的专业知识和基本技能。同时档案管理人员常常身兼数职，缺乏足够的时间和精力，也没有档案管理服务的认识，从而影响专技档案的质量，更无法提供高质量的服务。最后，由于宣传不到位，医务人员没有专技档案的重要性认识，甚至认为个人档案就该自行保管，导致部分档案不能及时归档。医院的档案管理处于无序、零散，甚至缺失的状态，每次评优评先、职称评聘或是需要汇总查阅某项资料时，需要耗费大量的时间和精力去收集整理。
1.2管理不规范、制度不健全
专技档案需要记载医务人员的基础材料，以及连续性记录医疗活动经历、专业技术资格资料、职称变动、科研论文、教学培训及考核奖惩等信息。以往医院缺乏完整的制度规范和监管机制，收集时间不固定，收集类别不全面，收集渠道也不统一，因此无法保障专技档案收集的及时性、完整性和准确性。
1.3管理部门多、资料难共享
由于医务人员的职称评聘、科研论文、教学培训、医德医风、考核奖惩等分别由人事科、科教科、教学办、医务科、党委办等不同职能部门管理，没有统一的部门协调、汇总、整理。因此各部门自行收集和管理，因此各类专技档案较为分散，经常出现重要的专业技术资料重复收集或是无人收集现象。同时，各部门之间信息共享性差，信息整合、利用价值不高，工作效率低。
1.4硬件投入少，管理方式落后
一直以来，医院针对档案管理的投入少，基础设施条件差。以纸张材料作为记录对象，以一人一卷的形式进行存放，采用老旧的铁皮柜进行存储保管，存储室的温度、湿度等条件均达不到管理要求。专技档案的收集、登记、整理、分类、汇总、存储、检索、查询、借阅等工作，都是由人工完成，容易被人为破坏。信息登记和索引多停留在EXCEL工具登记原始资料状态，电子化、网络化的程度低，职能科室之间无法共享，影响了专技档案的利用率。
2.专技档案管理的创新与提升
2.1提高全院专技档案管理意识
医院将加强专技档案管理作为医院管理创新、推动医院发展的重要工作。由院领导牵头建立医院专技档案管理工作领导小组，部署专技档案管理工作任务，定期和随时听取相应工作汇报，协调和解决存在的问题和困难。通过多层次、多途径、多形式的全员宣传教育，普及档案管理知识，提高档案管理意识，使他们认识到归档的好处和归档的义务，及时主动的上交个人档案材料。
2.2建立健全专技档案管理的规章制度
管理的科学规范，是专技档案管理的基本要求。因此，医院首先针对专技档案归档、登记、整理、保管、借阅、查询、分析和利用等不同环节，建立健全了相应管理规章制度，使专技档案管理工作规范化、标准化、制度化。其次确定了专技档案归档范围，①基础材料：个人基本情况、履历表、学历、学位证明材料；②教育培训类：各类继续教育、参加学术会议的证书、证明，专业技术进修、培训的证明、证书；③专业技术类：专业技术资格证书、执业证书，个人年度的专业技术工作总结；支边援外、卫生支农、下乡帮扶等医疗工作证明，现聘任期的聘书和聘任合同。④业务成果类：科研立项证明文件、科研成果鉴定证书；学术论文，著作专题研究报告；典型病例及特殊病例（包括图片）等。⑤获得的荣誉、业务考核及医德医风考评材料：各类业务及个人荣誉证明；专业技术失误差错材料；年度评优评先及医德医风考评材料等。第三，明确档案员的岗位职责和工作任务。要求各司其责，按归档要求和范围，将专技档案及时完整地收集、整理、归档。尤其要做到定时集中收集与经常性收集、随时收集相结合，收集过程中严把质量关，保证材料的真实性和可靠性。
2.3提高档案管理员的综合素质
对档案管理人员进行《档案法》、《保密法》以及档案管理工作法规政策的宣传教育，增强保密意识、责任感和职业精神。从实际工作出发，根据岗位需求，按照多层次、多形式地对档案管理员进行培训。通过专业培训、进修、学术交流、参观学习等方式，多渠道、多形式的开拓档案管理员视野，提升业务水平。制定档案管理员考核细则，与个人的绩效考核、评优评先、职称晋升相结合。
2.4清查健全现有专技档案
医院从各部门抽调8名档案管理人员，对现有专技档案逐份审查，严格鉴别。按照上文中提出的收集归档范围，认真清查，对档案缺少材料进行登记补充。凡是不符合归档要求或不属于归档范围的材料一律剔除。对于同音异字、一人多名、一人多龄等材料，通过身份证、户口簿、任免审批表等有效证明进行鉴别，从而使现有的专技档案完整、规范。
2.5增加管理投入，建设信息系统
医院增加档案管理硬件设备投入，增加档案存储专用库房，配备空调、除湿机、档案密集架。同时从2013年开始，根据医院专技档案管理的要求，建设专技档案管理的信息系统。系统依托医院内网办公网络平台，采用基于WEB应用的B/S模式，可与医院其他系统的接口连接，进行数据采集交互，具有强大的可配置性、操作性、拓展性、开放性。系统由人事科同一协调管理，科教科、教学办、医务科、党委办等不同职能部门在各自的WEB端口录入和上传相应档案信息。除了常规登记录入医务人员各类信息外，要求所有的证件、证书、论文、科研、教学支农照片等均要以图片形式上传数据库。
建立专技档案管理信息系统后，所有录入的数据可以反复查找利用。针对不同需要，通过对档案资料的检索、汇总、统计、分析，生成各类型报表。同时达到一方收集，多方共享的效果，专技档案信息的利用率明显上升，显著提高行政管理部门的工作效率。
医院专技档案收集了大量的医务人员工作资源信息，有着极强的实用和研究价值，是医院的宝贵财富。通过上述举措，我院初步建立专技档案的现代管理模式，提高专技档案信息资源的利用率，提升为医院管理、临床医疗、教学科研的服务能力，使专技档案在医院发展过程中发挥更大的作用。
【参考文献】
[1]木霄挺，王晓幸．医护人员技术档案管理信息系统的设计与实现［J］．中华医学科研管理杂志，2009，22(5):309－310．
[2]但从鲜，刘利秀，王显秀等.浅谈医院个人专业技术档案的管理[J].中外健康文摘，2012，3(12):373一374