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摘要：随着社会的发展，计算机技术的深入应用，我们的生活已经与信息技术息息相关。信息技术在各个领域中得到了普及应用，使得各个领域的工作都有了革命性的转变。将现代信息技术应用在企业的档案管理中，是企业发展的一大突破。因为通过现代信息技术的应用将企业的工作资料转换成电子文档进行存储，不仅方便了企业的应用和管理，而且提高了工作效率。企业的档案管理工作作为企业管理重要的一个环节，是企业发展路线的重要参考资料，对于企业资源的整合和利用，有着极为重要的意义。因此，本文就现代信息技术对企业档案管理的影响及优化策略展开一些探讨。
关键词：现代信息技术；企业档案管理；影响；优化策略
1企业档案管理现状
随着现代信息技术的发展，企业档案管理也从传统的管理方式向信息化管理进行转变，在此过程中，企业档案管理也得到了一定的发展与完善。使得企业的管理者能够从档案中挖掘到更为有用的信息，方便了对企业资源的有效整合，因此对企业的管理更为完善。由于市场在不断地变化，由于经济的全球化，导致企业的竞争力面向国际化，企业也逐渐脱离了政府。政府不再帮助企业管理档案资料，再加上有些企业不重视档案的管理，最终导致一些资料的缺失，导致企业的档案管理无法发挥其应有的作用。我国企业大多数档案管理制度存在着不可忽视的缺陷，最终导致企业档案管理成为空谈，无法适应市场经济的发展需求。因此提升对档案管理部门的重视程度，是当前最为重要的工作。
2现代信息技术对企业档案管理的影响
2.1信息技术的发展拓展了企业档案资源范围
信息技术传送数据的速度与数量都是惊人的，并且数据在使用过程中，能够不受时间与空间限制，实现随时随地即可查阅。尤其是在近年来，云计算技术的发展，更加促进了信息技术的飞速发展，使档案管理数据能够不断的储存，只需添加移动存储盘即可解决信息量过大的问题，也实现了档案分级分类的优质管理，从而拓展了档案资源范围。也使信息技术成为企业档案管理中的重要手段，无纸化办公已经实现且已经取代了传统的纸质档案材料。
2.2信息技术使企业档案管理系统化
信息技术的应用，使企业档案数据的储存量增多，并加强了对档案内容的保护。信息技术中储存的增容功能及安全保护软件，均增加了对大量数据的保护功能。并根据档案特点，建立起了一整套档案管理系统，通过档案管理系统，可以便捷的实现企业档案内容的输入与管理，使企业档案管理变得更加方便灵活。档案管理员只需通过用户名或密码，即可对海量数据进行操作。一个较为完善的档案信息管理系统，能够包含所有分级分类档案材料的储存与管理功能，涵盖档案资源材料的所有内容，也可以与企业某些生产部门或生产车间建立起必要的联系，实现档案材料数据的及时更新。
2.3信息技术促进企业档案管理的精细化发展
信息技术的发展，可谓是给社会带来了翻天覆地的变化，是一场革命，对于企业档案管理来说，也带来了巨大变化，传统纸质企业档案在查找与翻阅上非常麻烦，需要通过开具证明，审核验证后进行档案材料的查阅，工作量大，手续繁杂，人力物力投入量大，成本过高。而电子档案在使用上，较为便利，查阅速度快，手续简单，提高了工作效率，也节省了人力物力的成本。
3档案管理中现代信息技术的具体应用
3.1多媒体技术
多媒体技术图文并茂、声像俱存，将以往的纸质档案转换为数字化的多媒体信息，极大程度地丰富了信息内容。多媒体技术还使信息检索变得极为便捷，使用者获取和利用档案信息资源十分方便，只需要通过互联网或者移动存储工具就可以轻松获得所需档案资料。此外，多媒体技术还方便了档案编辑。在多媒体技术的作用下，档案管理工作由主要以纸质媒介管理升华至电子化、网络化的数据信息管理，使档案管理工作发生了根本性改变。
3.2信息存储技术
信息存储技术主要包括磁存储技术、光盘存储技术和缩微技术。其中磁存储技术应用范围最广，在大数据时代，利用磁存储技术不仅可以建立档案管理系统和信息数据库，而且可以让有需要的使用者通过互联网分享这些资源。光盘存储技术的存储密度高、容量大，是多媒体信息的最佳载体，利用光盘存储技术存取速度快的特点所建立的数据库便于检索。缩微技术是利用缩微摄影机将档案信息缩小在胶片中进行保存，具有保存期长、忠实于原件等特点。
3.3汉字识别技术
汉字识别技术通过数码相机或扫描仪等输入设备识别纸质媒体中的文字和图片信息，并将纸质档案的文字自动转换为计算机中的文本文件，是一种高效的文字识别方法，近年来广泛应用于档案管理之中。通过汉字识别技术使档案信息资源实现了原件与文本电子数据双重保存的目的，文本电子数据不仅方便全文检索，更方便对档案信息的利用。
3.4条码技术
该技术是电子数据交换与计算机管理技术相结合的产物，在数据读取中，只需要用采集器扫描档案条码，计算机就会显示与这个档案有关的资料，包括档案简介信息、年代信息、保管期限等。该技术的应用有效解决了档案管理中存在的缺档、摆放错误等问题，保证了档案管理质量，降低工作强度。
4档案管理中信息技术应用的完善对策
4.1转变档案管理工作的思想观念
在应用现代信息技术的同时，企业需要转变传统的档案管理工作思想，借鉴引入先进的管理理念，增强档案管理工作活力，使档案管理工作的空间得以拓展。信息化技术的应用要求企业应用现代管理思想上开展档案管理工作，使档案管理工作各个环节的工作效率能够有效提升，从而使整体工作效率提升的目标得到达成。
4.2完善档案管理工作的制度与方式
在管理理念转变之后，还要转变管理的方式与方法，企业要对各方面工作进行创新，紧随时代的步伐，从而使管理工作的质量得到提升。档案管理工作作为企业日常性工作，对于企业发展非常重要，企业首先需要明确档案管理工作在整体工作的位置，之后要建立健全与档案管理工作相关的制度与规范，建立完善组织机构，设置单独的档案管理岗位，由专业工作人员任职。改善传统的人员兼职管理模式，从而使企业档案管理工作标准化与规范化。企业要严格依据相关规定开展档案管理工作，加强监督与检查工作力度，确保企业档案能够反映企业发展，在企业经营过程中发挥其应有作用。
结语
企业档案管理，在大数据时代背景下，对档案管理提出了更高的要求，电子档案的建立，使档案管理更加高效与灵活。企业档案管理的信息化，是加强企业档案管理的有效途径，对提高企业管理水平有着重要的促进作用，是企业在未来市场竞争中立于不败之地的重要管理手段。企业档案管理也随着信息技术的发展而不断发展变化。企业档案信息化管理能够完善档案管理系统、为企业决策提供依据、提高企业市场竞争能力、快速掌握市场发展动态。
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