自贡硬质合金有限责任公司四川自贡643000
摘要：随着ISO9001质量管理体系的进一步发展，档案管理工作具有了全新的生机和挑战。质保体系能够推动档案管理工作不断完善，档案管理工作能够对质量管理给予一定指导和辅助，进一步发挥档案的价值，两者之间形成了非常紧密的联系，互相促进、互相依存。
关键词：ISO9001；质保体系；档案管理
一、前言
自硬公司是我国硬质合金、钨钼制品等科研、生产与出口的大型企业。自1965年建厂以来，经过不懈的努力，至2017年已经成为产品销量8000多吨，销售收入22亿多元，出口创汇达9800多万美元的企业集团。这一切成绩的取得，与企业建立了完善的ISO9001质保体系分不开，而要达到ISO9001标准的认证离不开档案管理的支持。本文拟通过对ISO9001质保体系与档案管理的关系分析，以及我公司质量体系认证过程中的一些实践经验的介绍，以飨读者。
二、ISO9001标准的定义及与档案管理的关系
ISO9001标准是ISO9000族质量保证模式的标准之一。是设计、开发、生产、安装和服务的质量保证模式。其包含20项体系要素，文件资料的控制和质量记录是其中两大要素，因此，他与档案管理的关系密切。
（一）两者的相同之处
1、档案管理、ISO9001质量保证体系都将文件和资料作为管理和控制不可缺少的组成部分。众所周知，档案管理的对象主要是文件和资料。文件资料的控制和质量记录是ISO9001标准20项要素中的两大要素，是ISO9001体系中，质量管理活动的载体，也是外部认证机构审核企业是否符合ISO9001标准的主要依据之一。
2、两者都需要建立比较严格的管理规范和相应的规章制度、工作方法。档案管理方面，有专门的管理规范和收集、分类、保管、鉴定、统计的工作细则。ISO9001标准也明确规定：“应建立并保持记录的标识、收集、编目、查阅、贮存、保管和处理形成的文件的程序”，“保管方式应便于存取和检索，保管设施应提供适宜的环境，以防止损坏、变质和丢失。应规定并记录保存期限”，“文件和资料可以是任何媒体形式，如电子媒体、照片等”。
3、质量体系认证过程所形成的文件、资料、记录是企业活动的一部分，应视为企业档案的收集范围。其中有查考和利用价值的质量体系文件、资料、记录应归档保存。
4、档案管理有一个不断向标准化发展的问题，在标准化思想方面，档案管理与ISO9001标准是相通的。独立的档案管理单位作为行为主体，可以通过贯彻ISO9001标准提高档案管理水平。
（二）企业档案与ISO9001质保体系文档的相异之处
企业档案是企业活动整体的反映和记录，质保体系文档是企业质量活动的反映和记录，两者相异之处如下：
1、构成有差异。
企业档案分成了党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备、会计档案、人事档案十大类。它既是企业的历史纪录，又全面反映企业活动的各个方面。质保体系文档是企业质量活动中按照ISO9001标准要求，必须具备的文件资料和记录，它记录了企业质量活动的工作流程、控制程序、检验及验收过程及成果。
两者相比，企业档案的范围更广，内容较全面，而质保体系文档范围较窄，但其反映的质量活动程度较细。
2、实现的功能不同。
企业档案实现的功能有积累和继承的功能，凭证与凭据功能，条件与工具功能。ISO9001标准要求形成并保存足够的文件资料，以验证产品或服务符合规定要求。可以看出质量体系文档重在过程控制，其实现的功能主要在于确保质量体系的有效运行，具有过程性特点，而企业档案重在收集和保管，其实现功能主要在于今后的开发利用，具有结果性特点。
3、管理机构有异。
企业档案由统一的档案部门（档案馆、室）统一管理，质量体系文档由企业管理环节中涉及的职能部门自行管理，待文件资料和记录形成一段时间或审核认证通过后，将具有查考使用价值的文件资料和记录移交档案部门保存。
4、保管期限略有差异。企业档案的保管期限分永久（50年以上）、长期（15～50年）、短期（15年）。ISO9001标准没有规定具体的文件资料和记录保管期限，由企业根据具体实际来定，一般不超过15年，有1年、2年、3年、5年、10年、15年几种期限。而作为应移交档案部门保存的文件资料和记录，其保管期限则由档案部门根据档案规定划分保管期限，也分为永、长、短三种期限。
三、档案管理与ISO9001质量体系认证活动可紧密结合，相互协调、共同发展
（一）企业档案纳入ISO9001质量体系，是企业建立和完善质保体系的有效途径
1、档案人员参与质量体系认证工作，将档案部门纳入ISO9001标准体系中，有利于发挥档案在文件资料管理方面的强项，做好文件资料和质量记录的控制和管理工作。ISO9001标准体系中，文件和资料控制、质量记录控制是体系贯标中的难点和重点。实践中，由于我公司档案人员的参与，帮助质量管理部门确定了质量体系文档的归档范围，比较准确地划分了保管期限，同时也参与对ISO9001标准体系的文件资料和记录的控制，从而确保了认证审核的顺利通过。
2、根据ISO9001标准要求，对档案管理的工作流程、职责范围、责任考核等进行改进。我公司根据档案管理的标准，制定了《受控文件归档范围》、《质量记录档案管理办法》、《归档考核办法》等。对工作流程、职责范围、责任考核的进行了改进。
3、由文件资料控制和质量记录控制要素的主管部门牵头，形成由要素主管部门和档案管理部门负责人共同负责，档案管理人员技术负责，各部门质量管理资料员参加的文件资料及档案控制网络。通过档案人员与其他部门资料管理员的相互沟通、协调，加强了档案管理知识的学习，既可以完成ISO9001标准体系要求的文件资料的控制，同时也可以提高公司员工的档案意识，为做好档案工作打下了坚实的基础。
（二）引入ISO9001贯标机制，为传统档案管理注入了活力
1、ISO9001标准机制的引入，使档案管理由“人治”向“法治”转变。由于制定了《文件和资料的控制程序》、《质量记录的控制程序》、《质量记录档案管理办法》、《归档考核办法》等文件。使档案资料从形成到归档保管的全过程进行了严密设计和权方面控制，使责任明确、奖惩分明，档案工作做到了由制度可依，有章可循，使许多工作落到了实处。
2、ISO9001标准机制的引入，使企业档案工作由事后检查向过程检查转变。
ISO9001质保体系管理对象是过程，企业档案本身也是企业各项活动和事物发展的过程的产物。因此，必须改变过去那种事后检查的做法，把精力放在平时，加强“过程控制”。由于，档案室介入了质量管理活动第一线，随时掌握了工作进度，可及时做好档案工作；同时，由于在第一线，可以了解档案形成的信息，为随时催收档案提供了方面。
3、ISO9001标准机制的引入，使企业档案工作评价由定期检查，向随时考核转变。由于公司根据ISO9001标准体系要求，制定了《设备与设施控制程序》、《归档考核办法》等。对设备档案的开箱资料的控制，工程档案验收等作了具体规定。将各有关部室档案工作纳入考核范围，使各部门养成了及时收集、整理资料的良好习惯。
四、我公司档案管理在认证过程中的具体做法介绍
（一）制定具体而详细的管理规范
我公司根据ISO9001标准体系要求，编制了与档案工作有关联的一系列文件：《文件和资料的控制程序》、《质量记录的控制程序》、《设备与设施控制程序》、《质量记录档案管理办法》、《归档考核办法》等。这些文件中涉及档案管理的内容如下：
1、《文件和资料的控制程序》中，9.4规定了质量保证体系文件资料的归档范围：“质量手册、程序文件、产品标准、原辅材料标准、工艺规程、产品质量检查规程、理化试验方法、计量标准方法、设备的操作维护规程和检修规程、作业指导书发布或修订发布后，报批稿一律交公司档案室存档。”
2、《质量记录的控制程序》中规定了质量记录的收集、归档、保管及销毁。如：“7.2.1质量记录由记录形成单位（部门）收集并分类整理、归档、保管；7.2.2在办理质量记录归档、存放时应填写《质量记录保管登记表》；8.3质量记录保存期满需进行销毁，由该记录保存单位填写《质量记录销毁审批表》，依次经业务主管部门、信息管理部、质量管理部审核批准，实行销毁。”
3、《设备与设施控制程序》中，对设备档案和工程项目档案作了一些规定。如在设备档案方面：4.4规定“公司档案室负责全公司设备技术资料管理。”5.1.1.1规定“设备入库开箱验收时，物资储运中心设备采购人员应通知公司档案室派员参加，••••••开箱后设备的所有技术资料当场交给公司档案室，采购人员与档案室人员双方办理签收手续。”5.1.1.2规定“重要的国产设备和进口设备的技术材料由档案室复印，原件存档。••••••公司档案室应将重要国产设备技术资料的复印件和进口设备的技术材料的翻译打印件，根据工作的需要分发给设备基建部、设备安装单位、设备检修单位和设备使用单位，分发应办理签收手续。”5.1.2规定“公司档案室应检查随机资料是否齐全。”在工程档案方面：9.3.2规定“竣工验收按照《四川省基本建设项目竣工验收办法》进行，由联合验收小组进行综合评定并签字认可。”9.3.3规定“工程项目在竣工验收时，由施工单位将经过系统、分类立卷的施工技术资料交设备基建部，重要的技术资料必须存入公司档案室”。
《质量记录档案管理办法》对质量记录档案的归档、整理、保管、利用、更改及销毁全过程做出了规定；《归档考核办法》（后改为《档案管理办法》）则是对全公司所有档案（含质量保证体系档案）的归档时间、归档范围、归档部门做出了具体规定，对违反规定的列出了具体扣奖金额，明确了考核单位（为档案室）和执行单位（先为策划部后为人力资源部）等。
（二）结合档案分类编号实施细则，对质保体系文档进行科学分类和编号
由于质保体系文件资料有其特殊性，它们内容范围较窄，涉及的类目较少，但数量却很多。为了不破坏整个企业档案的分类，我们采取了一些灵活的做法：
1、属文书档案范围，在生产技术管理大类中的质量管理二级类目下再设一级类目，例如，用“3”代表生产技术管理大类、“02”代表二级类目质量管理、分别用“01”代表三级类目质量手册及其更改单、“02”代表三级类目程序文件及其更改单等。其编号示例如下：
48•3•02•01—5
48————目录号
3————生产技术管理类（一级类目）
02————质量管理（二级类目）
01————质量手册及其更改单（三级类目）
5————第5卷（案卷顺序号）
2、属经营档案范围，直接在经营管理大类中，产品销售工作二级类目下按年度排案卷顺序号，用目录号来区别同级类目档案。
3、产品标准、原辅材料标准、工艺规程、产品质量检查规程、理化试验方法、作业指导书等属生产技术档案的，则按照档案分类实施细则，进行分类和编号，未再另行分类编号。
（三）注意保持体系档案的准确性和有效性
档案人员根据质量管理部门、技术部等单位的要求，随时对ISO9001标准程序文件和技术文件进行更改换页，并将更改单的底稿存档，从而保证了体系档案的准确性和有效性。
五、结论
ISO9001质量体系与档案管理是紧密结合，相互促进、共同发展的。只有将档案管理纳入ISO9001质量体系，才能确保该体系有效和完善，同时也使档案管理更具活力，只有做好质量体系文件的归档，才能长期有效的确保质量体系的贯标与认证。正确处理ISO9001质量体系与档案管理的关系的方法，也可借鉴于处理档案管理与环境管理体系关系、档案管理与职业健康安全管理体系的关系，从而为环境管理体系和职业健康安全管理体系的认证提供有效帮助。
参考文献：
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