韩秀珍（安徽省泗县人民医院）
摘要：随着人们对事业单位内部控制重要性认识的加深，各个单位都纷纷重视其内部控制制度的建立，尤其是采购与付款业务的内部控制就是一个非常重要的方面，本文在相关性和重要性原则的基础上，浅谈医院的采购与付款业务的内部控制。
关键词：采购付款业务内部控制
1会计信息系统内部控制在网络环境下的组建
1.1控制出现在整个事业单位内的各个阶层与各种职能部门。一般而言，网络环境下控制活动包括两个要素：政策和程序。政策规定应该做什么，程序则使政策产生效果。政策可能是书面规定也可能是一个口头形式而已，但无论政策是否生成书面，都应前后一贯地、彻底地加以执行。事业单位的内部控制制度是管理制度办法的集合，是管理控制措施。
1.2增强内部控制系统的预防性功能。一个有效的内部控制制度需要预防性的、检查性的、纠正性的、指导性的控制。例如，在计算机软件中嵌入内部控制程序，随时监控单位经营运行状况，当将出现问题时及时提示预警信息，帮助管理层进行内部控制。
1.3利用信息技术实现单位的一体化集成管理。随着计算机网络技术在会计中的广泛运用，完成采购、付款、收入、支出业务的连贯，实现财务处理与业务处理的一体化，建立一个实时有效的计划和预算系统，以提高运营效率，降低成本，加强对会计信息系统的控制。这些方面如何生效，在控制制度中自己所扮演的角色，所担负的责任，所负责的活动怎样与他人的工作发生关系等等，应有向上、向下、横向信息的沟通。
2医院采购付款的内部控制目标
内部控制的目标应该与单位的总体目标保持一致，以实现总体目标为方向，具体来讲应包括下面几个方面：
2.1保证采购与医院的要求和病人的需求同步，满足医院正常运转，在此基础上追求相关成本最小化，如储存成本、进货成本，再订货点的控制和订货提前期，保险储备等确定问题。
2.2保持货款支付或负债增加的真实性与合理性，以防采购人员挪用结算资金。
2.3合理揭示进货应享有的购货折扣与折让，及时与供应商的沟通和谈判，维护医院利益，保证医院进货成本的最小化。
2.4防止有关人员违反规定，侵吞医院利益等不法行为的发生。
2.5及时准确提供采购与付款业务的会计信息，为相关工作的策划提供服务[1]。
3采购付款业务流程及关键点的识别
医院采购业务流程一般包括：接受科室的物资需求申请，编制物资采购计划；联系供应商；与供应商洽谈、成交、最后签订订货合同；到货验收、入库；支付货款等等工序。简单的概括起来就是：请购制度——订货——验收——确认负债——付款——会计处理等等，应结合购货与付款的程序及目标来制定内部控制制度。与之相对应的采购业务内部控制就应包括：职务分离、物资采购的请购单控制、订货控制、材料质量验收控制、仓储管理控制、入账付款或应付款账款控制、会计稽核与对账制度及物资盘点、报损、升溢等等。这中间的每一个控制就对应于一个控制点，是管理层需要采取相应的措施去保证内部控制制度的实施。
4采购付款业务关键点的控制措施
在建立和设计内部控制框架时必须遵循和依据：合法性、全面性、重要性、有效性、制衡性、合理性、适应性、成本效益的基本原则要求根据企业目标和职能任务，按照科学、精简、高效的原则，合理设置职能部门和工作岗位，明确各部门、各岗位的职责权限，形成各司其职、各负其责、便于考核、相互制约的工作机制[2]。另外在确定职责分开过程中，应当充分考虑不相容职务相互分离的制衡要求。不相容职务通常包括；授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等。同时对每一个控制点的具体控制措施阐述如下：
4.1采购业务必须经过请购、批准、订货（或采购）、验收、货款结算等环节。采购业务的全过程不得由一个部门完全办理，相关部门之间应该相互牵制,如仓库保管员不能同时担任采购职务。物资的采购，要尽可能与供应公司签订合同且重大合同应提请财务部门会签。合同一经签订，必须及时将合同副本送财务股备案，批量物资采购应采取竞价方式确定供应商，以保证供货的质量、及时性和经济性。采购物资到达之后，采购部门要及时通知仓储部门验收入库。仓储部门要严格按订购单上要求的名称、规格、数量、质量、到货时间等进行验收。付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和价格业务；物资采购人不能同时担任材料的验收工作；物资的采购、储存和使用人不能同时担任账务的记录。
4.2加强计划管理，通过会计核算及正确地反映计划执行情况。每月报计划、由领导批准，方可采购。库存物资额不得超过一定范围，保证全院供应工作，防止积压。对于采购循环，一般应予以关注的控制审批要点包括；根据医院的需求，从而确定购货量；采购员向分管领导请购；采购合同的签订需经分管院长审批；采购款项的支付应经院长的审批。
4.3订货控制。采购员在收到购货单之后，采购员必须充分掌握市场信息，收集市场物资情况，预测市场供应变化，需要考虑寻找合适的供应商，确定购买价格，须经相关领导的同意签订购货合同。签订合同，必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等；否则，造成的损失由采购人员负责采购的物资要适用，避免盲目采购造成积压浪费。
4.4物资的验收控制。物资到货后，由采购员、科主任、仓库管理员三人负责验收，以保证真实性和有效期限的长短，确保服务的质量水平。
4.5仓库管理控制。仓库管理要做到两齐、三清、四号定位，即①两齐：库容整齐、摆放整齐；②三清：规格清、材质清、数量清；③四号定位：按物类或设备的库号、架号、格号、位号存放；仓库管理员应严把质量关，认真检查物资质量，力求价格低廉，供货及时将验收的单据、入库单、出库单等领用单据保存，并详细记录在案明细账，保证账实相符。
4.6应付账款控制。对采购业务进行财务监督与付款，是财务部门的职责。财务部门应该根据采购合同、入库单等有效的付款凭证，确认负债或支付货款。在确认负债或支付货款之前，应进行以下检查：①与采购有关的原始凭证（如采购合同、入库单、发票、等）是否齐全、是否合法。②相关凭证（如合同、入库单、发票、等）的内容是否一致；如不一致，应了解原因。③其他有关人员在单证上的签字是否齐全。④发票的折扣是否与合同要求相符；采购数量、价格、加总合计、等是否正确。⑤除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，购货款必须通过银行办理转账。任何部门和个人不得以任何借口，以现金或现金支票支付货款。⑥财务部门应及时取得供货商对账单，并定期与应付账款明细账相核对。如有差异，应查明原因，及时处理[3]。
在这应付账款的环节，重点是记好应付账款的明细账，以精确到每一个债权人，如条件允许可单独一人管理。供货方发票由采购人员将相关的凭证交由会计进行记录应付款明细账，在每月的中旬或月底办理结算业务。
内部会计控制制度是医院正常运转十分必要和有效的保障体系。制度能否有效被实施，达到预期效果，关键在于实施内部控制系统人员的素质。可以采取一些措施来保证职工对医院的忠诚度和热情度，比如说奖励制度、监督制度的建立、相应的惩罚措施的建立、岗位的轮换等。只有通过有效的内部会计控制制度建设，形成完善的内部牵制和监督制约机制，才能实现医院向“高效、优质、低耗”的健康方向发展的目标。
参考文献：
[1]《医疗机构财务会计内部控制规定》.卫生部颁布.2006.6
[2]孙丽萍.目前医院财务管理工作中存在的问题及对策[J].财会之友.2005.
[3]刘力智.关于内部控制制度设计与完善.管理探讨.2007.2