邬雪军金献夫宋建君
提要|信息技术的飞速发展为高校档案管理工作的电子化提供了巨大的可能性。高校档案管理的数字化无疑会对高校的发展产生巨大的推动作用，它是社会发展的一种必然趋势，作为高校档案管理人员理应顺应这种趋势,探索更为高效的工作方式。
关键词|高校数字化背景档案管理
中图分类号|G647
作者信息|邬雪军，1967年生，浙江宁波人，中国计量学院档案馆副研究馆员，研究方向：档案管理，310018。
基于信息数字化背景的高校档案管理比传统的管理模式更加准确、便捷，它使档案的利用率提高，使用成本降低，为高校更加科学的管理体系的形成提供了强大的技术保证，同时也为改善高校档案的服务质量提供了有力的支撑，符合当今信息社会发展的要求。
一、传统的高校档案管理方式的不足之处
（一）部分高校忽视档案管理工作
有些高校认为档案管理工作并不能直接促进高校的发展，档案管理工作的高效与否与高校的教学业绩考核排名、毕业生就业率排名、高校综合竞争力排名等等这些硬性指标没有明显的关联，因而档案管理工作无足轻重，这种错误的看法导致部分高校在思想上不重视档案管理工作，特别是高校的部分领导也缺乏对档案管理的深刻认识，片面地认为档案管理就是整理、保管、查阅档案信息等简单的工作，久而久之，档案管理工作受到的关注越来越少，高校档案管理部门的工作积极性严重受挫，很少参与到高校的日常工作，特别是重点工作和中心工作之中去。
（二）信息资源流失严重
有的高校缺乏专门的人员负责信息资源的收集、保存和归纳，信息资源的可靠性、真实性和完整性得不到保障，特别是对保存和利用价值很高的档案信息不注意保护，致使许多重要的信息资源丢失或损坏；有的高校缺乏对档案管理部门的监督与管理，导致其工作过程中遇到的问题得不到及时纠正与解决。
（三）档案管理体制不完善
我国高校内部设置有多个不同的部门，每个部门都有各自的档案信息。高校作为一个整体系统，应当从宏观的角度整合各个部门的信息，对相通的信息进行共享，对不同的信息进行分类总结，但实际情况是，多数高校没有建立起全面系统的档案管理体制，致使高校的各个部门不得不自行整理档案信息，这样做不仅容易导致信息资料的流失，而且也容易造成人力资源和物力资源的浪费。
（四）纸质档案的保管难度大
面对繁杂的信息，管理人员需要运用高效的方式对信息进行管理与检索。但是受各种因素的制约，有些管理人员做不到这一点。我们知道，有一些历史比较久远的书籍，上面的文字已经模糊不清，不容易辨认，同样的道理，纸张档案保存也有年限限制，稍不注意就会发生水解和氧化反应，造成不可挽回的损失。
有些高校建校时间比较长，拥有大量的档案资料，为了最大程度地减少这些档案资料的丢失，许多高校会建立专门的档案馆馆舍，在当今土地资源日益紧张的状况下，土地的价格愈发昂贵，因此，高校为建立一座档案馆需要投入大量的资金。另外，档案馆建成之后，高校必定要对其进行定期维护，维护工作需要专门的设备和专门的人员，成本进一步加大。
（五）档案管理工作繁重，工作效率低下
随着高校规模的不断扩大，高校档案管理工作的任务更加繁重，工作效率低下。高校的教职工和学生数量比较多，基建项目十分庞大，教学、科研任务多，档案资源丰富，名目繁杂，这些情况都在一定程度上加大了高校档案管理工作的难度，不利于档案资料的科学管理和全面利用。
（六）档案管理手段无法做到及时更新
在计算机技术不发达的年代，大部分高校的档案管理工作对象都是纸质档案。受技术水平的制约，对档案资料进行管理的方式主要是通过人工的记录、装订和归纳，人工的劳动量大但是效率不高。
现如今，计算机技术的迅速发展加快了信息更新换代的速度，许多高校为了适应这种变化，在教学、科研领域及时引进了先进的设备，但是却没有在档案管理工作上做到与时俱进。
（七）档案管理人员的素质偏低
无论社会如何发展，人依然是各种工作中最活跃的因素，高校档案管理工作同样离不开人的参与，因此工作人员的素质会对档案管理工作产生直接的影响。
高校从事档案管理工作的并非全是专业的档案管理人员，有相当一部分是从学校的其他岗位转岗过来或是年龄偏大、身体较弱的需要照顾的人员，这些人员没有档案管理方面的专业知识和专业技能，难以胜任实际工作。另外，高校的信息资源较多，档案管理的程序比较复杂和繁琐，有的工作人员缺乏热情和耐心，在工作中消极应付，对于实际工作中出现的问题不能积极应对，更不会去主动探索新方法和新途径。
二、信息数字化背景下加强高校档案管理的对策
（一）有关人员要在思想上重视档案管理
档案管理工作虽然不能在短时间内为高校的发展带来直接的推动作用，但是用长远的目光来看，它能够间接地促进高校的发展，所以高校的领导和相关工作人员必须从思想上重视档案管理工作，把档案管理工作摆在与高校其他工作同等重要的位置上，这是加强高校档案管理工作的前提和基础。
（二）完善高校档案管理机制
高校拥有的档案信息与其他信息的相同之处在于它们都具有公共性，最大的不同之处在于档案信息具备法律性和行政性，因而高校需要运用更加规范和合理的管理体制来管理档案工作。
为了建设更加完善的高校档案管理机制，必须明确档案管理部门的职责，争取做到将具体的责任落实到个人，最好聘任专门人员负责收集和保管数字化文件。同时协调好档案管理部门与高校其他部门的关系，加强与各部门之间的联系，从整体上提升高校档案管理水平。
（三）提升高校档案管理人员的业务水平和素质
高校在招聘档案管理人员时要秉承公开、公正的原则，雇佣具备专业的管理知识、良好的职业素养以及高度的责任感的人才。高校还要为这些人才提供良好的工作环境，制定完善的薪酬制度，并适时调整人才结构。
档案管理方面的知识不是一成不变的，随着社会的进步和科技的发展，各种各样更高水平的管理模式和更系统的管理知识会不断涌现，这就要求高校档案管理人员要乐于学习，善于学习，主动学习高水准的计算机知识和网络知识，强化信息安全意识，随时学习先进的业务知识和管理方法，从而不断提升自身的综合素质和管理水平，成为适应高校档案管理的复合型人才。
（四）增加对高校档案信息化建设的投资
信息数字化背景下的高校档案管理，需要计算机硬件设备、软件系统和网络技术的支持，因而，资金投入必不可少。不少高校领导了解到资金的投入数量后，产生了犹豫的心理，这是非常不正确的。信息资源数字化和电子化的管理方式比传统的管理方式拥有更多的优越性和先进性，要用发展的眼光看待，加大投资的力度和强度。
三、信息数字化为高校档案管理工作带来的改变
（一）有助于加强高校不同系统之间的联系
各个高校一般都有不同的院系，院系与各自的档案室分别属于不同的管理机构，管理者也不相同，而且多数院系并不与档案室在同一个地方办公，致使两者对档案资料的管理容易造成分歧。比如在档案资料整理时，不同系统的管理者会按照各自的标准整理材料，容易造成格式不统一的情况，这种情况的出现会给档案的使用造成极大的麻烦。信息数字化可以统一资料整合、归纳的标准，从而加强不同系统之间的关联。
（二）有助于提升高校管理工作的质量和服务水平
高校是培养人才的重要场所，为了培养出能够适应社会发展的人才，人们就不能忽视高校管理工作的质量和服务水平。高校档案管理工作是高校所有管理工作的重要组成部分，对提升高校管理工作的质量和服务水平至关重要。
单纯的用人工的方式管理档案资料容易造成档案资料的损坏和丢失，无法保证档案管理工作的质量，另外，人的知识水平高低不同、能力大小不同，这些因素也会对档案管理工作造成一定的影响。在信息时代，多数高校逐渐用电子化的方式储存档案资料，对这些档案资料的管理虽然仍需要人的参与，但是由于计算机成了主要的工具，大大减少了人为的失误，管理工作的质量自然而然地就会提高，人的工作效率提高了，管理工作的服务水平也能够得到改善。
（三）有助于简化高校档案管理工作的程序
1.确保信息资源的完整性和全面性
高校档案管理工作的信息化主要就是利用计算机保存和处理信息资源。用计算机保存和处理信息资源拥有以下几个方面的优势。
第一，计算机能够长时间存储清晰完整的信息资源，这是纸质档案无法做到的，因为随着时间的推移，纸质档案保存的信息的清晰度和完整度不可避免地会受到影响，信息资源的有效性会大打折扣。
第二，计算机能够用较少的空间保存大量的信息资源，将信息资源存储在计算机中，能够确保其安全性，能够减少人为因素对信息资源造成的影响，信息资源的完整性和安全性能够得到保障，而纸质档案不容易实现这一点，一方面，纸质档案要保存大量资源信息就必须有更多的空间，另一方面，在具体的操作过程中，人为因素的干扰很大。
第三，电子化的档案资源在高校各个部门之间的流动性很强，而且人们不必过于担心其在流动过程中的损耗，档案资源的使用价值能够得到最大程度的发挥；纸质化档案资源则不然，纸质化档案资源不仅流动的速度较慢，而且流动过程中很容易丢失或者损坏。
2.缩短检索和查询信息的时间
传统的档案管理工作的任何一个环节都需要人的参与，人们检索和查询信息需要耗费很长的时间，而如果运用计算机软件，人们只需要花费很短的时间就能够找到需要的信息。信息检索和查询时间的缩短不仅有助于确保信息的实效性，而且有助于提高信息资源的利用率，促进信息管理工作更加科学高效地进行。
（四）有助于实现高校档案管理工作的透明化和公开化
现在，很多组织和部门越来越讲究工作的透明化，主动接受各级各类的监管，以此不断提高工作水平。高校在发展过程中同样不能关起门来搞建设，应当主动把各项工作置于教师、学生和社会的监督之下。信息化为高校档案管理工作的透明化和公开化提供了可能，比如使用者只需要用联网的计算机或手机就可以详细了解高校的招生信息、师资水平、就业率、社会评价等信息。对于高校来说，信息化推动了管理工作的公开化，对于使用者来说，可以花费较少的时间了解到信息，方便快捷。
（五）有助于构建高校档案管理新体系
计算机技术和网络技术的发展，为高校档案管理带来了新的机遇，有利于构建高校档案管理新体系，即推动基于客户机/服务器的体系和基于Web构建的服务体系的建设。
（六）有助于信息资源的共享
如今，网络技术的快速发展，信息的数字化已经成为时代发展的潮流，人们对信息资源共享的需求越来越大，不同地区，不同行业、不同系统逐渐建立起一种新型的信息关系，综合性和高层次的信息对人们的吸引力愈发增强。
为了最大程度的满足社会不同体系中的人们对信息的多样化的需求，各行各业都在积极地推进信息资源的电子化和网络化，高校档案管理工作自然也要顺应这种趋势。将传统的纸质档案管理转向电子档案管理，将信息的受众由内部人员变为社会人员，是各个行业进行信息资源共享的有效途径。
结语：
计算机网络的迅猛发展把人类带入了信息化的时代，人们对信息的认识逐渐全面和深入，在众多的信息资源中，档案资料是极为重要的资源，因而，高校应不断改进档案信息管理工作，建立更加完善的电子信息系统，推动档案管理工作的现代化。
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(责任编辑:张莉)