同江市环境卫生管理处黑龙江省
摘要：当前随着社会不断发展，各种高新科技逐渐融入于人们的生活与工作当中，为人们提供了极大的便捷性。同样，为了提高文案档案管理工作的效率，各单位也逐步在档案管理工作中加入了办公自动化系统，虽然在自动化应用过程中出现了诸多问题，但经过不断发展，通过结果可以看出，办公自动化的应用始终是利大于弊的，为了进一步提高办公自动化的应用效果，本文就围绕文书档案管理的办公自动化应用进行研究，为其中存在的问题提出解决对策，为相关单位与工作人员提供理论参考。
关键词：文书档案；档案管理；办公自动化；应用；分析
社会中对文书档案的应用已经有很长的历史，其不仅可以体现出社会不同阶段的变化，同时内部还记录着各种单位、个人在发展过程中遇到的困难，以及相关解决办法、最终解决后的结果等，对于后续相关工作的开展均有十分有效的参考作用。当前在社会中信息化、自动化的不断发展的影响下，如今在文书档案管理中也逐步应用了办公自动化系统，以此来提高档案管理的效率，保证档案管理工作的平稳进行。
一、应用办公自动化文书档案管理的好处
1.提高了工作效率
传统的档案管理工作费时费力，专业性很强，人员在操作过程中不小心就会出现错误。
而在计算机信息技术高度发达的今天，应用信息技术来简化工作，节约时间和减缓压力是很普遍的事情，通过这种计算机信息技术我们可以获得媒体多种多样的信息源，加强了对各行各业的联系，使工作变得更加轻松合理。
2.获取信息更为方便
计算机的出现促使档案管理走向一个新的方向。无论从信息的录入来看还是从查找信息来看都更加方便而且节约时间，更重要的是减少了很多繁琐不必要的操作。我们可以利用计算机直接建立一个档案管理系统，对档案系统进行规范和日常维护，更多的人可以通过资源共享来浏览系统化的档案，也有助于人们了解什么才是档案管理工作。从总的来看，档案管理工作比以前要更加的简约，效率更高。
3.提高了安全性和稳定性
传统的档案管理和现今的管理方式进行比较，可以明显看出传统方式的繁杂之处，本身录入档案的工作就很繁重，长期保存档案的成本也很高，一旦保存时间长了，寻找就会很麻烦。而且传统的档案和文件如果要长途运输的话，一半会采用运邮的方式，这种方式相当危险，很可能会造成信息的泄露或者遗失，对于企事业单位的安全性产生威胁。反观现代的管理方式更加便捷和安全，有一定的隐蔽性，就算距离再远，也能快速准确的传输。
4.减少了办公难度
就我们所知，有些特殊工作的难度主要在于信息量巨大，比较复杂，分类也麻烦，因此人工操作的时候工作难度高，工作压力也大，比如气象的文书管理工作正是如此。而文书档案的自动化完全解决了这些难题，正是因为计算机拥有存储空间，可以录入信息并且保存，在有需要的时候只需要查询即可，因此气象文书档案在管理方面自然也变的容易，工作人员的压力随之减轻，办公的效率要比以前更高，更快捷。
二、应用办公自动化文书档案管理的缺点
1.对工作人员的要求较高
虽然应用计算机管理文书档案会更加便捷，但是与之相反的是想要熟练的操作电子信息技术却存在着一定的难度，这绝不仅仅是数字管理，作为一名文书档案管理员应用计算机管理档案的时候必须掌握相应的计算机技术，拥有专业的计算机水平。办公自动化文书管理要求工作人员要熟悉掌握理论知识，管理方法，管理技术和管理流程，它不同于手工操作，只是一些简单纸质档案，较为简单。但是，目前来看，计算机水平较高的人才少之又少，所以这种高科技的文书档案管理技术，不能快速的有效发挥。
2.对文件的保密程度差
文书档案的办公自动化有优势但也有劣势。众所周知，文书档案是记载处理问题和采用措施的载体，因此在日常的工作当中，管理人员就需要经常的修改或者在有需要的时候浏览、传送，并且修改之后不留痕迹，然而在这些操作过程中如果不够细致，可能会造成原文件出错或者丢失，这使得工作不能顺利进行。更加严重的问题是随着计算机技术的发展和完善，还是会有伪文件夹杂在档案内，这些伪文件没法认出，文件的保密性自然令人担忧。但在这一方面传统的档案管理方式要稍微好一些。传统的档案需要手写录入，每个工作人员的字体也不一样，一旦文件修改就必然会留下痕迹。一般纸质的档案上面会有管理层的签字或者公司的印章之类的，那么假的文件就容易被识别出来。但电子文件是不能盖章的，所以从这一点看电子档案管理是存在相当大的弊端的。
三、弥补文书档案管理自动化弊端的方法
虽然文书档案中的自动化始终是优点多与缺点，但为了避免在今后工作中缺点的严重化，需要针对当前存在的缺点，制定相应的解决方法，以此来帮助自动化于文书档案管理中发挥出最大效力。
1.建立独立的网络系统
针对文书档案管理中安全问题，首先需要将文书档案网络系统与其他办公网络分开，并建立文书档案管理的专用网络系统，以此来提高文书档案管理的安全性。其次，使用现代网络技术，详细在系统每个环节中安装隔离装置与防盗装置，比如，密码识别、指纹识别，如果有条件还可以安装人脸识别、瞳孔识别等，为文书档案文件的流通营造一个安全的环境。此外，除了防盗、隔离装置，在文书档案管理专属计算机中，还需要安装防火墙，所有对计算机的访问都需要经过防火墙认真后才能通过，并对计算机中访问的所有网页全面安全监测，避免因病毒攻击造成计算机系统的损坏或者瘫痪，保证文书档案管理工作能顺利进行。
2.加强对档案管理人才的培养
与高科技办公自动化相匹配的应该是高质量、高素质的档案管理人员，只有两者相结合才能最大程度上保证文书档案管理的质量。因此，相关单位应该在更新办公室自动化系统的同时，进一步加强对档案管理人才的培养。比如在单位内引进一些高新技术产品、对当前所用设备的硬件系统进行革新，于此之上开展相关培训课程，通过理论知识讲解与设备实际操作相结合来帮助管理人员熟悉新型产品性能，提高档案管理人员的综合素质，促进档案管理工作更加顺利的进行。此外，针对当前档案管理工作人员工作积极性不强一问题，单位内部可以定期制定考核计划，并将考试结果与薪资挂钩，以此来激发管理人员工作的积极性，促进文书档案管理效果进一步提升。
四、结束语
虽然文书档案的自动化管理存在一定的风险，但总的来说对各个企事业单位的帮助还是利大于弊。社会在发展，现代的信息技术也在发展，各单位的工作职责也在增大，提高档案管理的能力和专业性，更多的推广和使用自动化文案管理是时代发展的趋势。这有利于新时代的档案管理人才的成长也有利于工作效率的步步提升，人员的压力减轻了，就从没有意义的劳动中解脱出来从而更好的工作。
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