陈丽
（安徽医科大学第四附属医院人事科安徽合肥230000）
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：文章编号：1673-0992（2011）05-0000-01
摘要：本文从人事档案的概念切入，首先探讨了在新时期加强人事档案管理的必要性，然后具体分析了企事业单位在新时期人事档案管理工作存在的主要问题，最后相应的提出了解决策略。
关键词：新时期人事档案管理必要性问题对策
一、引言
人事档案是个体学习、生活以及工作经历信息的记录。根据我国《档案法》的规定，人事档案是国家信息资源重要的不可或缺的组成内容，因此人事档案具有国家性质。随着我国经济的迅猛发展，人员的流动性不断增大，对人才的需求也越来越大，而科学、清晰的人事档案信息可以为人才的有效利用提供保障，能够帮助各级单位和部门选拔和使用人才，从而发挥人才的价值，为我国的现代化建设提供不竭的动力。因此，在新形势下，人事档案的工作不但不能削弱，还必须加强。
二、新时期人事档案管理工作中的问题
（一）对人事档案管理工作的重要性认识不足
由于人事档案工作属于一种服务性、支持性的工作，自身并没有显露在外表的业绩。而且由于具有一定的保密性特点，离一线工作较远，人事档案工作的成绩与甘苦常不为人所知，因此，在相当多的单位与部门中，人事档案工作得不到领导的重视，有些领导片面认为，人事档案管理只是一项简单的、保管性的工作，不值得花费太多的时间、精力、金钱。虽然这些年来，国家各级政府部门对《档案法》和《档案管理实施办法》等相关法律法规的宣传力度不断加大，整个社会的档案意识不断增强，但从整体来看，这种认识更多地还是停留在表面，缺乏深层次的认识，并没有落实的具体工作中。不按规定配备专职的人事档案管理人员，档案存放的地点简陋，硬件设备配置不足的问题，在某些单位和部门仍长期存在。工作中经常出现管理不到位，甚至是疏于管理的问题，导致重要的资料不完整，也使得人事档案中的信息难以规范化、科学化。
（二）人事档案的管理模式和管理理念落后
近年来，我国的经济建设取得了举世瞩目的成就，随着改革开放走向深入，各种新的思想也纷纷走进人们的视野。但就人事档案管理工作来说，管理模式与管理理念还显得较为落后。第一，管理方法陈旧落后。很多单位部门在人事档案管理中仍基本采用手工整理的方式，一些现代新兴的技术手段，如电脑信息化管理等，还没有得到普及。有些单位虽然已使用用信息技术手段来管理人事档案，但还仅仅停留在建立目录索引的层次，并没有实现全面的信息化、数字化，人事档案工作的效率与质量还有待进一步提高。第二，档案内容不科学。这种情况，特别反映在鉴定与考察材料中，很多个体的材料内容基本雷同，语言格式化，缺乏具有个性化及深入的认识与评价。还有些人员的职务、职称等产生变化，但档案内容由于没有得到及时更新，出现时间上的空白点与重要信息的缺漏。这样的档案内容，当人力资源部门在利用时必须会遇到一些困难。
（三）人事档案管理人员的素质有待提高
中组部颁布的《干部档案工作条例》中明确规定：每管理一千人的档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。但在实际工作中，很多单位对人事档案工作人员的配备没有达到规定要求，很多都是由相关部门人员进行兼管，以本职工作为主，人事档案管理工作为辅，这直接造成人事档案管理队伍的专业性不强。随着时代的发展，各种新技术的兴起，人事档案工作对管理人员的素质提出了越来越高的要求，要求管理人员除具备专业知识外，还要具备相关法律知识、信息技术知识等等。而大部分临时性的管理人员没有经过相关专业培训，也缺乏必要的业务知识，这种状况自然不能满足人事档案管理工作现代化、规范化、科学化的要求。
三、新时期人事档案管理工作的对策
（一）强化档案管理意识
人事档案管理工作实现现代化、科学化、规范化，领导的重视与群众的支持是关键。各级单位和部门应把人事档案管理工作列入重要的议事日程，加大重视的程度。第一，应选派组织部门的一位负责人来主抓人事档案的管理工作，从组织层面上理顺关系，把人事档案工作当成一件大事来抓，把它摆在重要的位置上。第二，根据本单位的具体情况，建立建全规章制度，做到对人事档案管理工作有计划、有落实、有检查、有改进。第三，要从软件和硬件两方面加强对人事档案管理工作的投入力度，配备专职管理人员，改善档案管理条件，增加必要的设备，在经费使用上给予有力的保障。
（二）全面引入信息技术
1971年，国际档案理事会秘书长罗贝尔.昂利.鲍迪埃就指出：“如果档案人员对技术的发展漠然置之，将会导致档案职业的衰败。”信息技术的飞速发展，就为人事档案管理工作带来了巨大的机遇与挑战。具体来说，要利用先进的计算机技术建立科学的检索系统，把档案资料整理录入电脑，实现信息化、数字化，在人档案资料的借阅、查阅、补充、整理、分析等工作中全面实现数字化操作。还可以借助现代化的网络技术，实现档案资料的安全、即时、异地查阅，真正为人才的异地流动提供保证。由于人事档案中的很多信息，如职称、学历、工资、职务等常常会发生变化，加上退休、招聘、医保、社保也会带来大量档案信息，人工填写较为烦琐，实现信息化后，可以随时将相关变动信息输入电脑，不仅操作方便、计算准确，而且便于分析统计相关数据。
（三）提高管理人员的职业素质
时代的发展和人事档案工作的自身特点都对管理人员的素质提出了非常高的要求，要推进人事档案工作向前发展，就必须大力提高管理人员的职业素质。要重视队伍建设，不断开展各种相关培训，提高管理人员的业务水平和工作能力，具体可以从下面三方面入手：第一，提高责任意识。要开展深入的职业道德教育，培养档案管理人员的事业心、责任感和使命感。要把政治素质的要求放在对档案管理人员要求的第一位。要选择寻那些一丝不苟、坚持原则、严守制度、尽职尽责的同志来负责人事档案管理工作。第二，增强法律意识。要在人事档案管理人员中进行法律知识培训，深入学习《档案法》等相关法律法规，强调依法管档，依法用档。要求档案管理人员树立法律意识，维护档案的真实性、保密性，使档案管理工作沿着法律法的轨道发展。第三，加强专业能力。人事档案管理是一项专业性很强的工作，录入、整理、分类，每一项工作都有着严格的标准和具体的操作规范，因此，档案管理人员要加强专业知识的学习，不断提高文字能力与信息分析能务，还要与时俱进，加强计算机知识学习和管理软件知识的学习，成为具有在信息化条件下管理人事档案的复合型人才。
四、结语
综上所述，时代的发展给人事档案的管理工作提出了新的要求，也带来了新的机遇，我们必须进一步提高认识，引进先进的技术手段，提高管理人员的素质，开创人事档案管理工作的新局面。
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