姚建平
菏泽市经济开发区卫生和计划生育局
摘要：人事档案是对个人经历，政治思想，品德作风，业务能力，工作实际等内容的真实记载和反映。随着我国各项制度的改革，人事制度改革也日益深入。如何加强人事档案管理工作，以顺应时代发展的要求，更好地为党组织，人事部门做好服务工作，是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。本文分析了新时期档案管理工作的现状、存在的问题并提出了解决办法。
关键词：更新观念；档案管理；科学化
一、人事档案现状及存在的问题
1、对档案的重视程度不够
长期以来，很多人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案管理工作就是简单的记录和抄写，是以保管为主要内容的事务性工作，不能给单位创造经济效益，更不会实现任何社会效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调，查档就行了。所以从不重视档案管理工作，以至于出现了诸多档案管理方面的问题。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。
2、档案交接手续不严密，重视不够。
档案管理人员大多是兼职的，所以在离岗或调动工作时，大多数单位的档案交接制度不够严谨，手续不按程序办理，该检查的不检查，该签字的不签字，导致许多档案在交接时出现错乱和丢失移交档案等责任不明，界限不清的问题。
3、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后
大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，档案管理意识淡薄。对档案材料的收集，整理，归档，装订等业务不太了解。而且大多数档案管理人员身兼数职，没有足够的精力投入档案工作。归档材料未能及时，准确地得到补充，导致人事档案的不完整。
4、对人事档案重要性认识不足
很多人由于缺乏对档案的重要性认识，在面对档案工作时只是应付而已。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。没有充分考虑到档案对今后工作的重要性和广泛应用性，对个人档案采取忽视的态度，甚至有人认为自己的档案应由本人保管；以致有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档，往往造成档案丢失。
5、对档案的重要性宣传不到位。
一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得档案中缺少的材料不能及时补充，完善，更新；甚至对本人的档案都不够重视，等到真正需要时，才发现档案资料不完整或是没有及时更新，以至于影响了正常工作需要。
二是人事档案管理基本上是兼管。由于受专业和时间限制，档案管理人员不能及时地掌握档案管理工作的新知识，新技术。
6、人事档案管理手段落后
在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，多年来，档案管理工作依然是以纸质做为档案的重要载体，以手写的抄录为主要的记录方式，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储任然使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不没得到合理应用。陈旧的档案管理方式不仅耗费大量的人力物力，而且对于档案的准确性也很难保证，容易遗漏遗漏丢失。
二、人事档案管理对策及思考
1、提高人民群众对档案材料重要性的认识。
一是加大宣传力度，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，以及人事档案对本人今后工作的重要影响。二是加强对人事档案及档案工作各个环节的规范化管理。三是加强收集工作，完善档案内容，提高档案的利用价值。
2、强化档案管理意识，严格档案管理程序。
人事档案交接是一项认真细致，手续严密，责任重大的工作，应强化每一名档案管理管理工作者的管理意识，养成严谨认真的工作作风，严格按程序办理。档案交接手续：一是对所有档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是要及时催还已借出的档案，整理好借据，并注明原因及催还情况；三是要分类存放未整理的零散文件材料，清理排序后及时归档；四是按要求进行档案移交，并在交接手续上注明交接时间，地点和移交人，接收人、监交人的姓名职务及移交清册，页数等，还应在移交文件上签字盖章，做到对交接工作认真负责。应提高每一名档案管理工作人员的综合素质，从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。
3、完善档案管理硬件设施，提高工作效率。
要加大投入，完善档案管理硬件设备，配备单独隐蔽的档案库房，库房内加装空调、除湿机、档案密集架和电脑等所必须的应用设备。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，充分发挥计算机技术的应用。
4、健全档案管理制度。
应强化档案管理人员的职业道德意识和安全操作规范培训，杜绝在人员操作的过程中不该出现的漏洞。建立档案工作制度：一是规章制度要体现合理性，科学性。二是简明实用。三是坚持制度约束的双向性。四是坚持制度执行的严肃性。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏，有过必罚，充分体现制度的权威性。
5、加强档案管理人员的事业心，责任感。
要认真核实所收集的材料，把好材料收入质量关。在档案鉴别过程中，要认真负责，确保档案真实完整。要不断改进工作方式和方法，提高工作效率和业务素质。在鉴别过程中，要明辨是非，杜绝虚假资料的存在，维护人事档案的真实性，可靠性，完整性。
6、建章立制，有章可循。
加强制度的建设和章程的规范，需要提出标准化的档案管理工作流程，做到操作人员有章可循。建立职工档案转入，转出及档案材料转入，转出登记簿，档案材料移交表等。在调取、更新和存储档案时更应该加强规范性，避免错误的发。在档案资料收集时要做到口勤，手勤，脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。
7、加快档案信息化进程，提高工作效率。
建立人事档案数据库，充分利用计算机技术对人事档案信息进行存储，检索，实现人事档案管理信息化，网络化。建立公开、透明的人事档案管理机制度。使大家增强档案意识和管理工作的透明度，同时为单位发现人才，培养人才和使用人才奠定信息基础。