帅志军1蔡淑琴2
（1新疆哈密市人民医院新疆哈密?839000）
（2新疆博州精河县人民医院新疆博尔塔拉833300）
【摘要】目的：探究色标编码联合导卡在病案归档管理中的应用价值。方法：采用色标编码联合导卡对医院病案资料进行归档管理，通过采用12种颜色分别代表1年中12个月份的方法进行病案归档管理，以科室为单位制作导卡，以8个导卡分别代表我院8个不同科室，按照时间、科室对病案进行归档。结论：使用色标编码联合导卡应用与医院病案归档管理中，不仅提高了工作效率，更降低了错误率，值得推广。
【关键词】色标编码；导卡；病案归档管理；科室
【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2016）14-0038-02
Applicationvalueofcolourcodingcombinedguidecardinthemanagementofmedicalrecordfiling
ShuaiZhijun.ThePeople'sHospitalofHami,Xinjiang,Hami,839000,China;CaiShuqin.ThePeople'sHospitalJingheCounty,Xinjiang,Bortala,833300,China
【Abstract】ObjectiveToexplorethecolourcodingcombinedguidecardapplicationvalueinmedicalrecordarchivesmanagement.MethodsUsecolourcodingcombinedguidecard,tothehospitalmedicalrecorddataarchivingmanagement,throughtheadoptionof12kindsofcolorrepresentthemethodof12months,1yearformedicalrecordarchivingmanagement.Tomakeguidecarddepartmentastheunit,to8guidecardrepresenting8differentdepartment,themedicalrecordarchiving.ConclusionsInthehospitalmedicalrecordarchivingmanagement,theuseofcolourcodingcombinedguidecard,notonlyimprovetheworkingefficiency,reducestheerrorrate,moreworthyofpromotion.
【Keywords】Colourcoding;Guidecard;Medicalrecordfilingmanagement;Department
色标编码是指在病案封面边缘使用不同颜色标识病案号的一种方法，其作用是避免病案归档错误，在医院病案归档管理中发挥着重要的作用。而导卡是病案归档系统中用来寻找和排列的卡片，也是目前利用率较高的归档管理方法。随着医疗事业的发展和形势的变革，很多中小医院的病案归档方式已不满足新形势的发展，因此，色标编码联合导卡逐渐被关注[1]。本次研究就色标编码联合导卡在病案归档管理中的应用价值展开分析，就病案归档管理工作情况进行研究。
1.资料与方法
1.1一般资料
以山西西科大第一医院为例子，以该院在2012年1月至今所有科室病案归档管理工作作为研究对象，包括门诊、急诊、住院部等多个部门的24603例病案进行分析。随着医疗服务水平的持续提升，病案信息量直线上升，对病案信息的利用率及利用量也逐渐增加，这也给病案归档管理工作带来了巨大的挑战。同时，医院病案归档工作不仅关系着医院医疗水平，更关系着医院的自身发展。病案是保证当发生医患纠纷事件时为案件提供证据的关键信息，更是医保局、卫生行政部门、物价局、医院疾控部门进行病案检查、化验单检查等工作的关键资料。为进一步提升我院病案归档管理工作的规范性和便利性，借鉴该院实施色标编码联合导卡病案归档管理方法，以促进我院病案归档管理工作的提升。
1.2方法
1.2.1色标编码联合导卡方法
按照病例出院月份为时间划分进行病案的归档工作，采用12种不同的颜色代表1年终12个不同的月份。红、橙、黄、绿、青、深蓝、紫、黑、白、灰、粉、浅蓝分别代表1～12不同的月份。采用不同的导卡代表医院不同的科室，将所有出院病案按照科室进行排放，并通过导卡将各个科室的病案区分开。本次使用8个导卡分别区分本院8个科室病案进行区分，另采用9号导卡单独对所有科室死亡病案进行归档。每一个导卡的侧面均有一块突出的位置，突出位置上标明导卡号、出院科室，并在封面标签上注明患者的住院时间、导卡号、姓名、出院时间、出院科室、条形码信息等。为了便于病案资料的查找和分类，使用导卡和色标编码能够很好的区别病案资料，合理的标注也能提高病案归档管理工作的效率，更容易和迅速的帮助需求者查找到病案资料[3]。同时，为了便于信息的查找，还可通过在病案中标注了患者的区域信息，以便地方法院、卫生行政部门查找。
1.2.2病案入库
该院自2012年以来，每月坚持将病案进行归档整理，严格按照科室和出院时间安放至临时病案架中，直至月末后统一做出报表，并针对每个科室的出院病案进行核对，当出院病案信息确认无误后，便可将病案资料转移至病案库中。随后，在计算机中录入每一份病案资料所在的位置，并进一步进行核实，录入格式为：××病案，所在病案柜号码、色标编码、导卡号码。
2.色标编码联合导卡在病案归档管理中的应用价值
2.1病案清晰，工作效率高
自2012年实行色标编码联合导卡病案归档管理后，该院医务人员积极响应归档工作。采用色标编码管理后，病案封面边缘上色标码一目了然，错误病案100%当场纠正，医院医务人员查找病案也十分方便。醒目的颜色是色标编码管理的关键，一旦有病案插错位置，颜色之间的明显差异就会提醒归档工作人员及时纠正，从而有效的避免了归档错误的情况，这也在很大程度上提高了归档工作的效率。我们可以借鉴这样的管理方式，提升我院病案归档管理水平。
2.2检查方便
前面说道，医院病案归档不仅仅是为了医院调取患者信息，在医保局、物价局、医院质控部门及卫生行政部门进行季度性检查时，病案也能为其提供有效的资料和信息。通过以时间和科室划分病案，按照出院时间和科室名字进行归档，大大提高了病案查找的便利性。例如，山西太原新医医院在2013年5月的卫生行政检查中，通过颜色分辨快速查找到红、橙、黄三种颜色，即1、2、3月份的病案资料，整个过程只需在相邻的病案柜之间寻找，针对所需病案仅花费十分钟即找到，大大提高了规范化和准确度[4]。另外，2014年3月发生1例医患纠纷，病案归档管理人员确认患者所属出院科室为外科后，根据电脑查找导卡为30号，出院时间为2014年1月，随即找到红色色标编码，确定30号到卡后，快速定位到患者的信息，及时调取资料为案件调查提供了有利信息及资料。
2.3降低工作量，提高规范性
色标编码和导卡是按照出院科室和时间、住院号等信息来排列的，但可能存在部门患者会存在再次入院的情况，此时仍可按照出院科室、出院时间的原则来进行归档，这样的方式明显减少了工作人员归档的工作量，不需要为再次入院患者预留案例库位置，一次性排满病案架即可，既降低了归档工作量，也充分利用了空间[5]。尽管有时需要调取一名患者的多次病案记录，也仅需要了解到患者的病情、科室、每次出院时间即可准确的查找到。
3.讨论
病案归档管理工作比较复杂、繁琐，涉及到的知识和基础较多，因此对于归档管理人员的要求较高[6]。长时间以来，病案归档管理仍主要以人工操作为主，但随着医疗事业的发展，医院病案数量剧增，繁重且重复性的工作容易造成人工操作失误[7]。由此，色标编码联合导卡病案归档管理方式逐渐受到各级医院的关注，因其规范、快速的优势被广泛运用。采用12种颜色制作色标病案袋，并按照科室、出院时间为划分保准，能够快速准确的将病案分类，快速定位病案归档区域[8]。利用导卡以病案出院科室为单位进行划分，更显著提升了工作效率和工作质量，更在一定程度上降低了病案归档错误的几率。但要注意的是，在制作色标病案袋时要考虑到标识的色差，避免颜色过于接近而导致病案安放错误。
综上所述，使用色标编码联合导卡应用与医院病案归档管理中，不仅提高了工作效率，更降低了错误率，值得推广。
【参考文献】
[1]陈彩霞，方宝珍.色标编码与导卡联合应用于病案归档管理[C].//中国医院协会病案管理专业委员会第二十届学术会议论文集.2011，25(18):46-47.
[2]刘虹群.色标编码联合导卡在病案归档管理中的应用效果[J].中国当代医药，2015，13(18):135-137.
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[8]?冯怡，李继坤，李效梅.我国病案管理的发展状况与未来[J].中华医院管理杂志，2008，(24):74-75.