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摘要：传统的档案管理工作主要以档案的实体管理为主，现代信息技术在档案管理中的运用，使得传统的档案管理工作为现代管理手段所代替。电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。
关键词：电子档案管理；做好电子档案利用
1加强电子档案管理的重要意义
1.1加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，档案多为纸质档案，由于档案工作的特殊性，在管理与存储过程中，存储占用空间大，保存成本高。档案管理人员需要花费大量的时间，进行手工收集、整理、保管、编研和向利用者提供服务。一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，将档案进行数字化管理，把档案保存到档案系统中，不用担心档案受到自然环境破坏，也不用担心因为人员翻看破坏资料完整性，还节省了存储空间，减少相关单位的用纸量。信息化档案管理不再需要大量的人力进行维护、管理，减少了档案工作人员整理与装订档案的时间，提高了归档质量和检索速度，减轻了工作人员的劳动强度，节约了人力成本，提高了工作效率。
1.2加强电子档案管理，有利于满足工作的多样化需求
随着社会的进步以及工作的需要，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，解决了使用者多样化需求的问题。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
1.3加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。电子档案的应用管理，为档案使用者提供高质量的服务，这就要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的最大社会效益。
2加强电子档案管理的利用
2.1使用权限的审核
电子档案载体的保管人员、信息系统的管理人员、利用及维护系统的操作人员和利用者等。由于他们各自工作的性质与责任不同，因而对其进行使用权限的审核是十分必要的。
2.2完善制度
制度是在长期的工作实践中，立足于“趋利避害”的原则，逐渐形成的具有高度习惯化、成熟化的规范条例。完备的制度规范，是工作体系得以高效运行的基础之石。电子档案管理工作虽然有着众多方面的优势、长处，但并非尽善尽美。因此，完善电子档案管理制度，发挥制度的驱动力、约束力，才能保障电子档案管理工作的有序、安全开展。就电子档案管理工作而言，行之有效的管理制度，需要从源头入手，一步步理清工作程序，确保制度覆盖到电子档案管理的各个角落。电子档案信息的搜集、整理、甄别、筛选、鉴定、统计、入库、保管及更新等一系列流程，需要对应权限的工作人员进行操作。电子文件与电子档案要相互统一起来，提高电子档案管理的科学性、合理性。
2.2安全管理
电子档案在管理工作中，安全问题须臾不可忽视。在一定程度上而言，电子档案的安全风险系数，比传统的纸质档案更高。信息时代，某些不法分子出于各种不良目的，利用计算机病毒等，对电子档案进行攻击。电子档案一旦受到网络黑客的攻击，损失巨大。为此，在具体工作中，应严格将电子档案系统与互联网系统相互隔离。在日常的工作中，要对电子档案管理系统设置出相应的权限。获得权限的管理人员，方才能够对档案系统进行操作。注重审核工作，在每次操作完毕后，系统应反馈信息，以做到回溯可查，责任落实、具体至个人。电子档案要“动”起来，管理工作不能一成不变。为了确保档案管理的安全，管理人员应开展不定期的更新和备份，提高档案信息存储的安全性。
2.3“双套制”模式
电子档案在管理工作中，出于技术、设备和人员操作等方面的因素，均可能会发生风险事件。而一旦出现风险事件，档案信息的完整性将受到程度不一的影响。为此，为了最大限度保障档案信息的完整性，实施“双套制”管理模式显得十分重要。档案管理工作中，随着社会的发展和科学技术的进步，电子档案取代纸质档案是时代的必然趋势。然而，并非所有的档案信息均转换成电子化、数字化的形式，某些重要档案、特殊档案，保留其纸质档案意义重大。实施“双套制”管理模式，可对重要档案、特殊档案分门别类的进行管理。管理人员需要具备扎实的专业技能和突出的计算机素养，方才能够游刃有余的开展档案管理工作。此外，“双套制”有选择性、差异性，不是所有的档案资料均同时提交保存。为了优化配置资料，提高工作效率，需要对档案的属性、类型及重要性加以区分。
3结语
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。
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