天津市水务局物资处天津300131
摘要：现代档案形成过程中，对其进行整理极为重要，能够促进档案管理水平和质量的提高，方便档案的使用。并且在整理档案过程中，要运用科学和合理的档案管理理念来进行档案的整理实践工作，还要运用符合时代发展的档案整理技术，及时发现现代档案整理工作中存在的问题，并采取有效的措施进行解决。基于此，本文阐述了现代档案整理工作的现状问题，对现代档案整理理念及其整理技术进行了探讨分析，旨在提高现代档案管理水平。
关键词：现代档案；整理工作；现状问题；整理理念；整理技术
一、现代档案整理工作的现状问题分析
现代档案整理工作的现状问题主要表现为：（1）档案整理意识薄弱。档案整理工作往往是所有日常工作的一个最后环节，是最不受重视、也最不起眼的工作，这便造成了档案整理工作成绩不好，工作不被人们重视的现象。在企业里有相当数量的员工以为档案整理工作只是单一的体力劳动，没有什么技术含量，根本也不需投入过多的物力、人力进行相关的管理；甚至还有一些人，他们以為档案整理工作意义不大，存有一定的抵触心理，认为这个工作仅仅是劳民伤财，这些不科学的认知，导致了相关领导并没有充分认识到档案整理的重要性，使得档案整理工作的推进更加困难。（2）档案整理方法问题。目前由于绝大多数的档案整理工作者缺乏科学、正确的整理方法，这便会导致其严重质疑档案整理工作的重要性。现阶段存在一大部分的企业，他们的档案整理方法仍然是按照之前的老办法、老思想而进行整理的，依然沿袭着传统的整理办法。导致了其档案整理工作出现了较为落后的情景，根本无法跟上现代社会信息发展的步伐。传统的档案整理工作缺少数字化、信息化的管理，缺少高效的专业整理知识与办法。另外，绝大多数企业的领导认为，档案整理不需要进行专门管理，就是一般的工作，往往只会安排一两个人进行相关的看管。
二、现代档案整理理念的分析
首先要理解以及全面认识档案整理工作的具体内容与性质，可以准确地确定档案里包括哪些资料，在整理过程中，哪些资料是需要整理归档的，哪些资料是缺少的。因此，档案整理人员的数量与质量就显得尤为的重要了。若在某些专业的档案整理人员，其数量与质量无法保证的话，或者是其档案整理人员的专业素质无法保证的话，则将很难确保其档案整理工作可以高质量以及高效的完成。
其次还要规范档案整理工作，完善其档案整理制度，基于传统的档案整理方法，选择合适的档案整理方法，努力形成一个较为规范、标准、科学的档案整理操作手册。端正档案整理工作态度，提高档案整理意识，将档案整理工作依章程进行，杜绝出现随意性的情况发生。再有效地结合计算机技术、信息技术以及数字技术，合理搭配人员，接收一些新技术，努力使档案整理更加的规范、科学、合理。
随着计算机信息技术在档案整理工作中应用发展，对全新的电子档案整理工作，相关的档案整理人员认识有了较为新的突破。由于在计算机中，电子档案文件的存储是依据其计算机本身的逻辑算法所决定，所以便衍生了一些例如利用一些符号，虚拟排序某些电子档案文件的整理技术，将电子档案文件之间的某些相互关系，通过逻辑去记录。
三、现代档案整理技术的分析
1、元数据档案整理技术。元数据档案整理技术是一种较为科学、先进的档案数据整理技术，在档案整理发展的过程中，其提出的时机是在电子档案出现后，其理论基础与前提是生命周期理论，其是西方档案界针对档案整理技术所作出的一个重大地进步与突破，其实践的基础与前提是文档是一体化。最初文件生命周期理论是依赖于刚刚出现的文件中心理论发展而来的。在当时文件中心理论可以将文件管理与档案管理看成一个互相统一的文件系统，是一种较为新型的文件保管机构；其还可以将相互间衔接与连续的工作程序，通过某种相同的工作制度与工作方法进行控制。利用计算机技术，元数据档案整理可以成功地将电子文件转化为电子档案，在现代的网络环境下，在西方档案界已经成为进行电子文件整理的一个关键技术。由于元数据档案整理技术的核心是档案元数据集，具备某些特殊的实践背景与实践条件，就现阶段我国的科技发展水平与档案管理事业的发展状况来看，在短时间内无法对我国的档案数据进行统一、完整的管理，并不是我国档案管理的一项主要技术。
2、非元数据档案整理技术。非元数据档案整理技术与元数据档案整理技术都属于现代档案整理技术。非元数据档案整理技术包括了双套制的档案整理技术、不同载体的混合档案整理技术、传统的实体档案整理技术以及以件为单位的档案整理技术。在很大程度上，非元数据档案整理技术是对我国传统档案整理方法与技术的延续，其不需要以来元数据集，可以完全脱离网络环境，不需要实现文档的一体化，与我国的档案管理理论与实践具有较好的匹配性与统一性，可以为我国重新认识电子文件、电子档案以及整理电子文件提供了一个崭新的角度。在利用非元数据档案整理技术进行档案整理的时，其主要是将档案历史联系整理与档案实体整理进行了有效的分离，在我国现代数据档案整理技术中，具有十分重要的位置。
在非元数据档案整理技术发展过程中，其不仅在整理原则方面取得了较大的发展，而且还对档案历史联系实现了多元化。但在其发展过程中，仍然存在着某些无法避免的问题。面对这些问题，只有进行更为透彻、更为清晰地分析，才可以形成档案信息，实现档案整理技术的发展，更好地促进非元数据档案整理技术的发展，确保人们可以对其档案进行更好的综合利用。
3、虚拟档案整理技术。在现代档案整理技术体系中，针对历史联系的整理主要是虚拟整理技术，它是和实体整理技术互相对应的一种档案整理技术，是一种无关于实体文件排序、进行档案记录并将档案历史联系揭示的一种整理技术。虚拟整理技术不管档案实体之间的排列顺序，而仅通过一套符号以及这套符号所具有的语法逻辑来进行档案历史联系的记录和揭示。进行档案的历史联系的虚拟整理的结果是档案历史联系的记录的形成，即形成记录、固化和揭示档案历史联系整理的相关结果。相对于传统的实体整理技术，虚拟整理技术能够将档案历史联系进行多维整理，而且能达到档案整理技术在各种实践环境下的相互统一，这些实践环境包括了现代的电子档案实践环境、传统的纸质档案实践环境以及不同载体的档案互相混合的档案实践环境。在计算机技术的帮助下，档案虚拟整理技术能够在不对实体排序形成破坏的前提下，通过将不同原则下的历史特征以及文件档案的历史特征的记录进行多维化的排序，使得不能通过实体整理技术来完整体现的档案的历史联系通过虚拟整理技术来形成完整全而的记录。档案的虚拟整理技术克服了在档案整理中非历史因素的影响，并且对档案整理的相关原则做了完善，促进了档案管理实践的重心偏向于信息整理，加速了我国现代档案管理的发展进程。
结束语
综上所述，随着科学技术的进步发展，我国档案管理形式实现了电子档案管理，档案管理的对象也不仅仅局限于实体档案，档案管理方法也发生了极大的变化。因此为了适应现代档案管理的需要，对现代档案整理理念及其整理技术进行分析具有重要意义。
参考文献：
[1]汤严.浅析现代档案整理存在的问题及改进建议[J].办公室业务，2016（12）
[2]张葆霞，岳玲玲.现代档案整理技术的判断标准[J].科技情报开发与经济，2013（18）
[3]潘钦钰.现代档案整理理念、技术探析[J].经营管理者，2013（04）