祖天元
哈尔滨地铁集团有限公司黑龙江省哈尔滨市150000
摘要：随着信息时代的到来，信息技术在人们生活的方方面面得到了应用。因此，面对传统档案管理中存在的不足，需进行档案管理工作的改革创新，将信息技术与档案管理进行充分的融合，促使传统档案管理向信息化档案管理转变。此时，需对传统档案管理工作中存在的思想、技术、人员等多方面进行考量，从而促进档案管理的创新化、信息化发展。
关键词：信息化背景；档案管理；改革分析
1信息化背景下档案管理改革的必要性
1.1符合当今信息化发展的要求
近年来，我国国民经济发展水平稳步提升，网络通信基础设施建设日愈成熟和健全，网络技术的普及率大幅度提升。经调查，我国网络普及率已逾百分之五十，该数据显示我国有超过一半的人口开始运用网络技术。伴随着我国网络基础设施的成熟及移动网络速度的加速及更新，我国手机网络用户迄今已超过百分之九十。为此，利用手机网络获取相关信息资讯的方式已逐渐成为人们日常生活中常用的方式。
1.2符合增大档案信息利用范围的要求
以往我们获取档案信息的方式主要为，到专门的档案馆及有关部门进行实地档案查询，若本人离档案馆较远，则在路途上需要花费较长时间，且受多种因素的影响，档案查询效率较低，且可能未能获取所需的档案资料，并在一定程度上给实体档案资料造成损毁。这种档案管理模式一方面增加了档案查阅者查询相关档案资料的难度及工作量，一方面制约了档案信息具体运用价值的发挥。鉴于这一实际情况，必须在档案管理中科学运用现代化信息技术，推进档案管理改革，推进档案管理更为便捷高效。
1.3增强档案资料信息的整合
在传统档案管理模式中，分类方式不够科学规范，各个部门在开展档案管理工作时，未能使用协调统一的管理策略，使得查询资料的工作量及复杂度显著提升，难以及时地获取所需信息。另外，在档案管理工作中，缺乏统一的工作执行标准，信息化程度有待提升，这些要素均成为阻碍档案管理工作的关键因素。经研究，在现有档案管理信息网站中，约三成的网站在链接有效性上存在不足，并缺乏相应的系统支持。鉴于这一实际情况，在推进档案管理改革时，需要考虑人们的实际需要，在确保档案信息安全真实的前提下，加大档案信息数据化及信息化建设力度，将各部门及地区分散的档案信息资源科学整合，构建统一化的网络终端及档案信息网上服务平台，为社会公众提供更为优质的社会服务，提升社会公众查询档案资料的速度及效率。
2信息化背景下所出现的问题
2.1档案管理信息化长期不重视
在信息化发展的背景下，大部分单位的档案管理工作仍然遵循着以前的工作方式。这不是因为从业人员没有意识到信息化的重要性，而是因为与其他行业相比较而言，档案管理工作长期被社会上所轻视，很多单位没有意识到档案管理的重要性，甚至认为档案管理是一个“可有可无”的职位，造成其为了节省开支尽可能地压缩档案部门的员工，导致大量档案管理工作只有少数几人来完成，而这些工作者在繁重的压力下也很难有时间去提升自身的信息化技能，久而久之，其在日复一日的忙碌中形成工作惯性而不再想进行改变。同时，很多单位也不重视改善档案管理者的工作条件，因为想节约成本而不更换管理设备，导致了档案管理信息化出现滞后的情况。
2.2档案信息化管理制度不健全
目前很多档案利用信息化开展档案管理的过程中，一直没有跟进明确相应的管理制度，造成在实际工作中管理分工混乱模糊的情况时有发生，造成档案在登记、核算、分配、统计和信息化上传的过程中时常因为职责分配不明确而出现错误。尽管信息化手段已经开始在部分单位的档案管理工作中得到了应用，但由于过往的档案信息是采用纸质方式进行记录，故此，很多时候需要采用信息化和纸质档案共同工作的方式，这种工作方式很容易造成混乱，而落后的档案管理制度也导致档案在管理中很难做到科学有序，同时还造成档案管理人员的责任心长期得不到提升，很多档案管理人员总是抱着“重保管轻使用”的心态，认为档案管理只是用来留存以往数据，没有形成整理利用档案的思想，导致档案管理的信息化水平长期得不到提升。
3信息化背景下档案管理的改革策略
3.1对档案管理信息化建设进行加强
庞大的档案原始资料会存在于档案管理工作中，并伴有大量的数据，人工管理档案，既容易出错，同时又有一定的安全隐患存在。因此，有必要有效地引入现代信息管理系统。通过加强信息化建设，可以有效提高档案管理的综合管理水平。在管理档案时，由于没有引入信息系统，使得档案管理较为困难。并且，在档案管理系统的开发和应用中，有必要根据档案管理的实际情况，找到最佳的信息管理工具，并进一步优化和调整，以充分满足现代档案管理的需要。
3.2提高管理者的信息水平
人才是企业良好发展的根本条件。想要更好的改革我国档案管理，重视管理工作者的主观能动调节作用尤为重要。首先要对档案管理人员进行专业知识培训，使他们可以对信息技术和电脑操作技术进行熟练的掌握。通过正确的管理操作，能够在管理电子文档数据的过程中进行网络数据上传。此外，有必要提高档案管理人员的整体素质，并保证其在法律律法规范围中，从事档案管理工作。此外，管理者对工作中的问题要及时发现，并结合实际寻找有效的解决方式，并建立全新的改革方案。这样，管理者才能够在自我完善下，使自己的工作质量和效率得以提升，从而能够更好的投入到档案管理工作中去，更好的为人们提供服务。
3.3加强研发，配备完整的信息化档案管理设施
根据档案规范管理的就提需要，配备完整的速印机、摄像机、复印机、档案管理软件、扫描仪、电脑等设备。并大力研发档案管理软件，使其充分具备借阅、归档、统计、检索、浏览以及查询功能。另外，在传统档案管理工作中资金严重不足，所以在改革的同时要加大对档案管理基础性设施的投入力度，并设有档案库和阅览室，使档案管理和查阅更具规范化。同时，需要在档案库内根据具体要求对空调、复印机、密集架、去湿机、打印机、计算机等进行配备，并能够合理保存好光盘、磁盘、磁带都能特殊档案载体，以免因保存不好而发生损坏。
3.4建立现代档案信息化管理体系
在对档案管理进行信息化改革时，为了使科学化管理目标得以有效实现，并提升管理工作效能，则需要对认知进行创新，并将责任进行落实，建立起信息化管理体系。在构建信息资源体系中，需要对相应的责任进行明确，以防止“网络真空”的管理现象发生，在机制中将权力和责任有效整合，防止人为误操作，通过建立多元化档案治理体系，成功建立起现代档案管理机制，使各种工作可以按流程规范的进行，并充分落实责任，最终使档案管理综合水平得以提升，从而使档案管理信息化建设目标顺利实现。
结束语：
总而言之，在信息化背景下，传统的档案管理方法，已经无法跟上社会发展的步伐，需对其进行改革创新。因此，应对传统档案管理工作中存在的问题进行分析，找出其中各方面的不足诸如人员、思想、专业知识、专业技能等等。并以信息技术为基础对其进行提高对档案管理的思想认识、加大研发力度，配齐信息化档案管理设施、促进档案资源信息化发展、提高档案管理人员的综合素质。
参考文献：
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[3]马婉.信息化背景下档案管理改革分析[J].智库时代，2018（33）：154-155