河北省大名县档案局华自玲
【摘要】当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设主战场服务，为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。本文分析了新形势下科技档案管理工作的现状，反思了新形势下科技档案工作面临的问题，提出了新形势下管好、用好科技档案的建议。
【关键词】网络；新形式；档案管理；创新服务
【中图分类号】G479.32【文章标识码】C【文章编号】1326-3587（2014）05-0190-01
随着改革开放的不断深入和经济社会的快速发展，作为社会基础管理的档案工作已经越来越多地渗透到社会生活的方方面面，特别是政府信息公开。“红头文件”供百姓查阅，更是搭建了政府机关与人民群众之间的桥梁。群众的民主意识、参与意识大大增强，他们不再满足于传统的档案利用方式．而是要求在更大范围内、更高程度上实现档案资源的社会共享。这必将引起档案信息服务方式的重大变革，走向社会、服务社会是必然的选择。因此，档案工作一定要研究新情况，适应新变化。解决新问题，寻求新发展。只有把握发展的脉搏，步入创新之路，才能找准档案工作的切入点，才能有效地促进档案事业可持续发展。知识经济给科技档案的管理工作带来了前所未有的机遇和挑战，在新形势下，我们要改变传统的思维和工作模式，把握时机采用切实可行的对策，做好基层科技档案的管理工作，使科技档案能够在社会主义现代化建设中发挥其应有的作用。
一、从服务手段上来革新
建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。
建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。
开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，搞好现行文件资料的阅览服务。
二、服务领域上的扩展
信息服务的化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着技术的，人们从事的科学和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。
兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的工作实体。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发信息，帮助引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。
加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。
建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。
三、档案服务创新的主要任务
面对档案部门“生存”的现状，既不能依靠“上帝”的仁爱，也不能坐等学校的“恩赐”，必须用改革发展的思路来解决前进中的困难。进一步强化档案资源建设在档案服务创新中的基础地位，把档案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基础。馆藏档案数字化是学校档案服务创新的基础建设。馆藏档案数字化的主要目的是方便利用和保护档案。努力培养造就一支素质较高的人才队伍是档案服务创新的根本保障。学校档案部门仍然是一个弱势群体，也是一个弱势部门。究其原因，关键在于人才，关键在是否有所作为。我们在具有忧患意识的同时，还要苦练内功，更新理念，努力探索档案服务创新之路。不能得过且过，小富即安。
只有人才兴馆强室，才能实现逆境中崛起；只要有一支档案服务创新团队，学校档案工作才能实现跨越式发展。因此，要坚持有计划地培养和引进高学历、高层次的档案服务创新人才。