辽宁大唐国际阜新煤制天然气有限责任公司辽宁阜新123000
摘要：基建工程档案是工程建设活动的真实历史记录和反映，是全面鉴定基建工程质量、使用和维护建设项目的重要依据，是建设单位宝贵的财富和资源。项目基建期档案是指建设工程从立项、招投标、勘测、设计、到主体和配套工程施工、设备订购、材料配送，到最后装饰装修、绿化亮化，到竣工验收投入使用后，整个工程建设期间所形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、影像、电子文件等资料。基于此，本文主要对项目基建期建设单位档案管理工作的认识进行分析探讨。
关键词：项目基建期；建设单位；档案管理工作；认识
1、前言
基建工程项目是固定资产投资项目的重要组成部分，其建设过程中形成的档案资料的质量直接关系到工程的质量，影响单位的经济效益。面对发展机遇，国家工程项目建设管理体制改革有了进一步深化，传统的基建档案管理工作中因此产生了新的问题和困难。加强基建档案，应采取有效措施，提高单位对基建档案重要性的认识、做好基建档案管理工作，以实现基建档案工作自身价值，提升单位管理水平和基建工程建设水平，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务。
2、项目基建期建设单位档案管理工作
2.1基建期档案资料的收集
建设单位应根据国家档案管理规定及各类标准，制定本单位的档案分类细则、归档范围、各类档案管理办法等。要求相关业务部门根据档案管理归档范围要求，收集基建期的各类文件资料及时送交档案室。如：立项请示、批复，规划设计、项目用地手续、项目可研报告、招投标文件、图纸等等。对收集来的纸质版和电子版文件，不要随手一放，置之不理，要认真阅读，仔细加以分类，进行研究。这就需要我们档案人员静下心来仔细研究整理。目前计算机的使用已普及，很多企业已使用档案管理系统软件，对于没有使用档案管理系统软件的企业，可利用EXCEL工作表进行编目，EXCEL工作表可以输入65536条目，有查询、分类功能。方便、快捷，可满足档案管理需要。
2.2基建期档案的合理分类
项目基建期的档案，建设单位的档案人员应首先熟悉项目可研报告，根据报告内容对工程项目总体、单项工程及专业进行划分。对收集来的凌乱无序的档案资料根据所对应的问题、项目合理分类。项目建设初期要办理规划设计、用地、环评等各项手续，这就产生了各类请示及批复文件。因为请示文件报上去不可能立刻就有批复，我们可先把本单位出的请示文件、函归为一类为内部文件；把政府相关部门出的各类批复、意见及相关支持性文件归为外部文件。这样便于各部门办理相关手续时能及时提供利用，等相关批复获得后及时组卷归档。
项目基建期档案管理工作的重点就是与项目设计单位的联系。因为项目建设的开展都是根据设计单位提供的初步设计、施工图等资料一步步进行的，面对大量的图纸、设计变更、设备资料、技术协议、联系函、设计交流会议纪要等种类繁多的档案资料，最重要的就是按划分的类别进行分类，然后进行电子信息录入，把同一类别的文件录入到一个工作表中便于查找利用。比如：设计单位提供的图纸，我们利用EXCEL工作表进行图纸档案信息录入，按照工程子项编号、专业等进行分类编目。
2.3基建期档案的科学整理与高效利用
档案信息数据输入是档案编目的中心工作，对各职能部门移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和电子档案“双并用”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快档案信息利用工作。配备计算机、扫描仪等硬件设备是目前开展档案管理及整理、利用的基础。通过对项目工程资料的整理，实施纸质档案和电子档案“双并用”的整理方法，提高了档案的利用率，也加强了档案保护。“双并用”整理方法的运用：在整理各类归档文件资料时，先固定标准格式。
在EXCEL表中应输入文件最基本信息，对于文件类资料来说，标准格式如：归档时间、责任人、文件题名、文件编号、文件形式、移交人、件数、页号、备注，这些都是必录信息。信息输入完成后，要对这些归档文件进行电子版扫描，形成电子版文件，按类别把这些电子版文件汇总到各自文件夹内，根据EXCEL表中信息录入的条目、排列顺序与扫描电子版文件名称和序号统一。在信息录人表中标准格式内“备注”栏的后面增加一项内容“电子版链接”，点击链接，查相关文件夹找到扫描文件后点确定，这样就可以把表中的文件条目与扫描后的电子版文件链接到一起，便于查阅。如查阅土地证，看批准时间，用地面积等内容，我们直接查阅外部文件，检索土地证条目，查到后直接点击“电子版链接”，就出现了电子版原件，所需内容尽在眼前，不用去档案室调原件，既提高了利用效率，也避免了纸质版文件的重复翻阅造成损坏。对于建设过程中形成的大量合同，因使用率高，采用这种纸质版与电子版链接的模式，大大提高了档案整理工作及利用工作的效率。
3、提升基建档案管理效率的对策
3.1增强档案意识，转变传统观念，树立科学理念
基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，应积极宣传《档案法》，认识到基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证，以人为本，贯彻科学发展观。基建档案人员应做好档案管理工作，变被动为主动。使档案人员和各级领导应达成共识，齐抓共管，提供基建档案管理水平。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法完成工作的，应努力争取各部门和领导的重视和配合，通过档案利用事例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性和唯一性。
3.2完善基建档案管理体制，建立健全基建档案管理规章制度
根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构、配备专职档案人员、明确各自管理职责、建立基建档案管理网络体系、深化职能、加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。随着我国加入WTO与国际惯例接轨，各单位重点工程逐渐增多，应根据国情和单位基建工程情况以及国际先进管理模式，实行基建档案现代化专业管理模式，制定基建档案各项规章制度，依法治档，按照国际质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理。基建档案工作涵盖了工程项目的立项、勘察、测绘、初步设计、施工、竣工验收、评优选优等阶段，业务工作包括收集、鉴定、整理立卷、利用、保管等内容，因此，应细化各项制度并真正落实到部门和人员工作中，保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。
3.3学会利用新技术
信息化时代，给基建档案工作带来了新的课题，基建档案管理应推行计算机管理技术，适应基建工程项目现代管理模式，探索基建档案信息资源体系。应根据基建工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行基建档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作的规范、有序，建立电子档案数据库，提高基建档案管理效率。
4、结语
基建类项目档案是整个基建工程项目在建设过程中的真实记录，为日后进行改建或者扩建提供原始的技术依据，也是进行投资效益后评价的主要依据。因此，作为一名档案管理人员，在自身的实践管理中不断探索提升项目档案管理水平方法和措施，为基建类项目档案的完整、准确、系统和安全提供保障。
参考文献：
[1]贾文振，冯华.浅谈如何加强高校基建工程档案现代化管理工作[J].长沙铁道学院学报，2012（3）：273-274.
[2]田岳海.浅谈基建档案管理中存在的问题与对策[J].档案天地，2012（8）：49-50.