梁元忠
广西相凯工程管理有限公司广西南宁530001
摘要：目前，随着信息技术的飞速发展，以往的档案管理模式已经无法适应工作需求，有必要将信息化技术应用在管理工作中，能够有效提升政府采购工作效率。档案管理工作是一项不可替代的重要工作，只有不断革新当前的档案管理模式，才能更好地满足社会发展需求。
关键词：政府采购项目；档案管理；信息化；发展
1政府采购档案管理信息化建设的必要性
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，在政府采购档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理、查询和为社会提供服务。加速实现档案管理现代化的进程，是以计算机技术为核心的现代信息处理。
随着《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》、《政府采购非招标采购方式管理办法》等一批法律法规、部门规章的实施，为政府采购档案管理信息化提供了法律基础，保障了数字化的档案与纸质档案的同等效力。
政府采购档案的管理工作是政府加强采购监督管理、强化内部管理和规范采购行为的一项非常重要的基础工作。随着改革的不断深化、法制的不断完善，对政府采购的要求也越来越高，改革落后的管理体制，实行跨地区、跨行业、跨部门的联合采购，形成了规模的集中采购。而政府采购档案传统的管理模式很难适应政府采购工作的快速发展，采购档案利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。因此开展档案信息化，进行适当的组织机构调整、业务流程重新定义、管理方法逐步改变、档案数据重新整合是非常必要的，也是迫在眉睫的一项工作。不仅仅是档案管理现代化发展的客观要求,有利于促进计算机信息处理与档案信息管理的结合,同时也适应了社会信息化的要求。
2政府采购档案信息化管理的现状
2.1安全保障水平低下
政府采购档案是宝贵的智力资源，档案管理一旦实行信息化管理，在安全保障方面就会降低，容易造成采购信息资料流失或者泄露出去，会给国家采购部门、供应商带来巨大的损失和麻烦，信息技术为政府采购部门提供了有权限的信息检索，这样可以降低安全隐患，避免不必要的麻烦。
2.2管理人员的信息技术水平低下
如今，信息化时代飞速发展，然而对于信息化的政府采购档案管理，需要信息技术高的一批专业人士，这是摆在政府采购部门的一个突出问题。档案管理人员不仅要具备较高的档案管理方面的专业知识，还要懂得如何运用网络来维护好档案管理信息资料，保证政府采购档案资料的有效性、安全性、真实性，要学习掌握电子档案如何建立和搜集资料，提高使用信息技术进行政府采购档案管理的水平，政府的内部人员对于计算机的录入知识比较容易上手，但是对于网络的运用，各种软件的使用情况还是不太明了，掌握熟练的能力很有必要。很多政府采购档案管理者的数据库管理和网络管理基本技能较弱，必须要加以提高和学习；一些政府采购单位内部的人员知识结构老化，服务技能比较单一，这种落后的技能，不适应信息技术的应用要求。
2.3政府采购档案信息化的内容不规范
在我国，政府采购档案信息化还处在初步的建设当中。许多细微的地方处理得不够完善和规范化，缺乏统一的各级政府采购档案管理中心，各个采购机构的采购档案信息系统和网络建设的形式有分差，规范性和共享性能低下，不能适应采购档案信息资源共享的要求，有的部门把信息化只是用在采购档案的录入，信息化利用率比较低下，浪费了人力物力和时间，影响了采购档案信息的纵向沟通，不能利用电脑网络进行信息共享。
3档案信息化管理过程中需要遵守的准则
3.1技术的拓展准则
要想认真落实档案管理的信息化，应该充分准备好信息化管理所需的一些设备，基于此，档案管理人员需要参加相关的培训，才能更好地掌握先进设备的使用技巧，进而能够有效提升档案管理工作水平。另外，信息化设备及相关技术应该统一起来，除此之外还应该认真拓展信息技术的发展方向，让其更好地发挥自身的作用。
3.2不断提升相关的技术水平
尽管当前的信息技术水平有了很大程度的提升，但是基本的档案管理技术依然不能完全摒弃。管理人员的主要职责就是保护好档案资料并认真落实管理工作，因此管理人员不能过于依靠信息技术进行管理，传统的档案管理模式需要保留一部分，协调好传统管理模式与信息化管理模式之间的关系，从而才能从根本上提升档案管理工作效率。
4信息化形势下的政府采购项目档案管理策略
4.1加强管理人员综合素质培养
随着我国社会经济的飞速发展，人们对管理人员的综合素质提出了更高的要求，相关人才的培养也受到了足够的关注。在档案管理工作的过程中，为了不断提升管理工作的质量，应该不断加强培养管理人员的综合素质。第一，重点培训档案管理人员的管理技能，通过参加培训提升管理人员的管理水平，同时还要学习先进的管理知识，学会使用计算机落实管理工作，争取为档案管理贡献自己的力量；第二，积极招聘一些经验丰富且管理水平较强的人才，充实管理团队，从根本上提升档案管理工作的综合水平。
4.2增强管理观念，投入足够的资金、人力、物力资源
在信息技术发展的形势下，档案管理工作面临着较大的挑战，档案的自身价值也逐渐凸显出来，基于此，相关人员理应给予档案管理工作足够的关注。第一，重视政府采购项目档案管理工作，实时监控好档案管理的每一项工作，确保每项工作都能够认真落实，同时还应该加强管理人员的教育力度，增强管理观念；第二，投入足够的人力、物力资源，确保相关设备配备齐全，在信息化发展的模式下，事业单位的信息量越来越大，为了不断提升政府采购项目档案管理的工作质量，政府应该采购先进的设备，提升档案信息化管理水平。
政府采购代理机构是政府采购工作中的重要机构，是政府采购具体实施者，有专业的政府采购人员，加强政府采购代理机构专业人员档案管理培训与考核，对促进政府采购档案信息化管理水平提高有非常好的成效。
4.3加强档案管理的信息化建设
政府采购的档案管理工作，正在由手工管理向计算机网络化管理在转变，对于档案管理人员的现代化意识、计算机网络意识、档案管理意识都必须加以提升。政府采购档案管理应该对原来的档案学科体系进行充实和完善，运用先进的计算机网络技术，结合现代化的档案管理模式，实现对政府采购档案管理的信息化建设，要充分使用现在的信息管理和办公自动化系统，引入信息化技术成果，政府的采购档案管理人员要有敏锐的观察力，时刻关注档案管理知识结构的改革和创新，积极拓展档案信息资源，把上下各个层次和各个部门办公自动化等都纳入统一的档案管理系统，实行集中管理，使信息技术发挥最大作用，保证档案管理的工作顺利进行，进一步促进档案管理水平的提高。
4.4做好安全管理工作
在信息化时代，信息网络在带来便利的同时，其安全问题也备受关注，一些不法分子利用网络信息技术攻击他人的网络系统，窃取档案信息，从而会危害单位利益。为此，在政府采购项目档案管理工作的过程中，必须做好安全管理工作，尤其是网络安全管理工作，要善于利用先进的网络安全技术，如身份认证技术、防火墙等来提高政府采购项目档案管理信息化系统的安全性。
5结束语
综上所述，在这个信息化飞速发展的时候，政府采购各单位的内部工作人员要不断钻研，合理的规划和调整，加大投入，充实信息化人才，抓住有效时机，努力把档案管理信息化建设当成政府电子商务建设的一个重要内容方向，一步步建立起各个地方的网络档案管理系统，提高政府采购的工作效率，加强服务的质量，要不断制定战略方针和短期的发展目标，争取政府部门和上级部门的大力支持，慢慢增加配备软硬件设施，做好工作的基础准备，使政府的采购档案管理进入一个新的台阶，为社会的发展创造更大的经济效益和社会效益。
参考文献：
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