中天合创能源有限责任公司
摘要：工程档案管理在各类工程项目建设中起着重要的作用，因为它可以为企业提供所需的各种信息资源，包括批准文件、勘察、设计和施工资料等。如果一个企业不具备料号的工程建设档案管理能力，无论是企业自身发展或者是项目工程进展都会受到极大的困扰。因此，本文论述了现阶段工程建设项目档案中存在的问题，并针对相关问题提出了可行性措施。
关键词：工程建设；档案管理；问题及措施
引言：随着社会及科学技术的快速发展，国内各类工程项目的管理力度与日俱增，但当下的工程建设档案管理大多是通过人工检索、调查、记录、整合来完成的，耗费的人力物力显然与时代发展格格不入。针对这一现象，档案管理部门及工作者应审时度势，与时俱进，转变传统的工程建设档案管理理念，从而为社会提供更高效、便捷的服务。
一、工程建设项目档案管理的现状问题
1.1档案管理意识薄弱
很多企业或单位并没有充分重视工程建设档案的重要性，这就导致了企业领导及相关工作者档案管理的意识相对薄弱，不仅如此，依旧有很大一部分人错误的认为档案管理只要使档案能够长期保存就足够了，长此以往，很可能影响到单位的整体组织；而这一错误的观念，使得相关企业投入档案管理工作的人力、物力和财力的极为短缺，很容易导致档案工作管理混乱，甚至是档案管理水平与档案工作目标相去甚远。然而，事实上工程建设档案管理是一门全面、系统的科学，并不是想象中那么简单的。
1.2档案管理制度不健全
对档案管理重视不够也在一定程度上影响了档案体系的建设。工程建设档案应包括从工程建设开始到结束的全过程形成的档案，并对这些档案进行分类、整理和归档，为实际施工中的建设项目提供参考。同时这些文件的排列应该由一套完整的系统规范支持。然而，就目前情况而言，许多工程建设档案系统建设不完善，导致整个项目档案管理混乱。
1.3档案管理流程不规范
工程建设档案应在每个施工环节分类归档，不完善的管理流程导致经营者备案过程不规范，建设工程档案管理流程图如下图所示。常见的就是在操作和施工过程中，有些人员不能及时在档案表格中填写原始记录；相反，他们将原始记录记录在个人记事本中，然后将其转录成文件形式，这导致了工程文件和工程建设的异步问题，很容易遗漏填写和遗漏报告，同时降低归档效率。
二、工程建设档案管理采取的措施及对策
2.1加大依法管理档案力度
近年来，我国制定的档案法律法规逐步完善。尤其是档案法颁布后，我国各省市相继颁布了一些适合当地发展的地方性法规来规范档案管理行为。而针对与工程建设，国家特意颁布了《档案管理暂行办法》。此外，21世纪初也发布了几份令人信服的文件，如2001年发布的《档案管理标准》，为档案管理创造了更好的环境，为工程建设档案的建立和完善奠定了基础，是工程质量管理的重要内容。
2.2健全档案管理工作机制
为了健全工程建设档案管理机制，就必需保证各规章制度合理、合法的前提下，从企业自身的实际情况出发进行构建；根据相关规章制度，有必要在工程建设项目中成立档案管理小组，在小组成员之间形成内部网络，加强人员考核，发现错误行为并要求一定的处罚措施，加强监督管理，以便承包人、项目设计单位和施工单位都重视档案管理工作，把档案工作作为项目任务，纳入项目质量领导体系，明确领导法人制度和合同监督制度，此外，该系统应简洁实用，具有可操作性，因此其建立应秉承方便、实用、简单、易操作的原则，文件管理系统的建立也提高了文件管理的效率。
2.3明确职责，形成档案管理网络
项目档案管理人员应认真履行职责，传统档案的质量管理依赖于人，因此，不可避免地会有许多人为因素。电子档案管理依靠计算机设计的自动化程序运行，可以更好地提高电子档案的质量管理和工作效率，从而保证电子档案的时效性价值，但这一变化的前提是配备专业网络管理档案人员，实现全面管理。项目分为项目经理和项目成员，项目经理全面负责，并在其职责范围内做好档案管理工作，加强其他部门和人员对工程档案管理的监督，包括监理单位和施工单位，指定专人负责工程档案，并对档案进行跟踪管理、实时监控，确保档案管理能够跟上企业和现代社会的发展，确保人员积极参与档案管理工作。
2.4健全项目档案制度，全程控制管理
为了保证档案的完整性和准确性，系统需要提供一个坚实有力的保障体系。例如，建立档案中心，将所有档案文件归档到各种系统的考核中。近年来，企业建立了一些档案管理的规章制度和奖惩制度，可以积极发挥档案的作用，提高档案管理的重要性。此外，应加强项目档案管理培训，定期组织相关人员培训，提高其专业知识和技能。每年的某个阶段，公司档案项目负责人和监理单位应对相关档案、文件和数据进行管理，以规范文件管理，包括评估标准和汇编表格。只有这样才能充分保障公司各部门的管理职能，使档案管理有了更明确的保管规则，使人员在档案管理中有了更多的规则可循，并使各部门有了明确的职责。
2.5抓好工程项目档案的过程管理工作
由于工程建设档案管理涉及多个方面，贯穿整个项目建设，为了保证工程建设档案管理与项目建设相适应，有必要做好档案管理的过程管理。特别是在工程建设的早期，人员要遵循文件形成的规律，合理规划项目，做好文件收集工作。如果收集时间不到位，可能会给项目带来无法估量的损失。在档案验收工作中，项目档案必须按照国家有关规定完成验收。档案管理人员应依法切实负起责任，履行对基本建设项目特别是重点建设项目档案的指导和监督职能，确保项目档案的完整性、安全性。
2.6加强档案管理工作人员的技能培训
由于工程建设的监理和施工人员众多，水平参差不齐。要做好档案管理工作，就必须提高人员的专业知识和实践经验。因此，各单位可以通过各种渠道对其进行档案管理培训，向其介绍档案管理的法律法规和相关制度，并详细说明项目档案的收集、整理和移交程序，以提高档案管理水平。
结束语：综上所述，工程建设项目档案管理可以为企业决策提供重要依据，规范企业管理行为，真实记录和反映企业建设活动，使企业的各项工作变得有据可查。我们需要提高对项目档案管理的认识和档案管理的重要性，以确保企业的成长和社会效益。
参考文献
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