蒋晓楠
(山东省淄博市临淄区人民医院255000)
【摘要】随着科学技术的发展和医院工作的不断开展，照片档案在医院工作中多层次、大范围地产生。为保证照片档案资源建设的健康发展，本文首先对目前医院照片档案资源建设中存在的问题进行了剖析，并在此基础上提出了相关建议。
【关键词】照片档案数码照片资源建设
【中图分类号】R197.3【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2014）19-0092-02
随着医院的不断发展与进步，照片档案在医院工作中多层次、大范围地产生，发挥着越来越举足轻重的作用。反映了一定时期、一定范围内医院工作和活动的重点，是医院各项工作不断发展的真实写照和生动记录，其中相当数量的照片有凭证作用和参考价值，是医院档案资源的重要组成部分。而当前照片资源建设过程中，还存在着不同程度、不同类型的问题。
一、当前照片档案资源建设中存在的问题
目前，医院照片档案在管理方法、标准、程序以及照片的内容、质量等方面还存在诸多问题，主要表现为:
(一)数码照片档案管理缺乏统一标准目前，原有《照片档案管理规范》已不适应数码照片的管理。随着计算机、数码相机甚至是手机相机的普及和应用，医院形成的数码照片越来越多，其应用也越来越广泛。甚至很多照片在微博、微信上广泛流通，成为存储源。如何对其进行收集、整理、归档和保管，成为档案工作者的新挑战。相关的规定或行业标准的缺失，导致当前数码照片档案的管理处于一种无“法”可依、无“章”可循、无标准可执行的“真空”状态。
(二)照片档案收集困难，无法做到归档齐全完整
1.档案室照片档案归档不全
(1)年代久远的照片档案存留量小。由于上世纪50-80年代社会档案意识薄弱，对档案特别是照片档案归档存留观念淡化等历史原因以及摄影器材尚未普及这一客观条件的限制，导致年代久远的照片档案生成量小，形成的照片档案也未能保存下来。以我院照片档案为例，我院是1936年建院，期间在1950年、1953年、1969年变更过医院名称，1983年迁过址，而在现存的500余幅照片和底片中，最早的时间记录也只能追溯七八十年代。建院初期保留了几张屈指可数的纸质照片，因医院印制画册需要，该照片被扫描电子版留存下来，但仍有大量宝贵的瞬间，后人再无法直观的看到，只能从老职工的嘴里听他们讲那“过去的故事”。
(2)归档照片不完整或质量不高。个人层面：由于档案人员大多不是照片的直接形成者，对照片归档的控制力不足，而个别摄影者档案意识不强，未能按规定及时完整地向档案室移交照片档案，或摄影者拍摄质量不高，造成照片效果上的缺失，导致归档照片档案不完整或质量良莠不齐。医院层面：早期档案工作不成熟，档案建设不完善，领导在照片档案重视程度上不够，没有形成系统规范的留存和移交照片档案的规定，导致了很多照片在征集过程和保存方式上的不足，未能及时存档。(3)照片档案总量分布不均衡。在医院的重大活动、重要会议拍摄、报道部门所形成的照片档案数量大，但在科室档案建设中，照片档案意识相当薄弱，留存照片数量微乎其微，只有部分搞课题研究的同志，及时的留存了部分与课题相关的业务照片，而对于科室建设、新技术新业务开展方面的照片就相对少了很多。
2.档案室对照片掌控力不足
(1)档案室被动做照片归档工作。在这一方面，档案室一般无法提前介入或规划照片的留存和用途。根据调查，医院很多重大活动都是摄影人员在参与记录，自行留存照片，按照季度或年份将照片移交档案室归档。而档案室很难做到设置专门的摄影人员参与各重大活动，由于信息渠道不畅通，无法掌握规划医院重要活动、重点工作的开展情况。
(2)照片档案主要形成部门档案意识尚不成熟。作为医院重大活动、重要会议的主要组织和执行部门的医院办公室、党委办公室、医务科、护理部及形成照片量最大的宣教科在医院重大活动中拍摄的照片数量不少，但只有少部分移交到档案室，特别是一些起初带动医院学科建设的国家级教授、院士的讲学、指导工作等珍贵照片散存于各科室或某个人手中，形成重大活动照片档案收集难、归档难，甚至出现照片档案丢失等严重问题和现象。
(三)照片档案管理不够规范
基层医院对档案的重视起步比较晚，很多照片资料即便留存下来，也未能按照照片档案规范进行整理、著录、刻录与保管。相当数量的照片散存于宣教科及各科室摄影者手中，这些照片绝大多数没有按照照片档案管理规范进行整理，从而造成了照片管理的无序状态，主要问题有:
1.对同一内容的若干张数码照片未进行筛选。具有代表性和典型性，反映医院活动全貌，主题鲜明、影像清晰、画面完整的主要数码照片与质量效果一般的照片同时保存。造成照片质量的良莠不分，影响其保管和利用。2.照片未进行规范化整理与著录。每张照片均以数码相机默认的命名方式命名保存，未按规范重新进行命名管理，且没有反映照片时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等确切内容的说明。3.包括相机生产厂商、相机型号等硬件参数;存储格式、曝光值等图像参数未作为数码照片的元数据与照片本身同时保管。4.对照片进行修改、添加、合成、挖补等编辑处理后，直接替换原版原件数码照片，数码照片真实性无法保证。5.数码照片仅保存于本人计算机硬盘中，靠个人的主观领悟意识，不定期地对照片进行光盘刻录或移动硬盘拷贝，或备份到异地的处理，数据安全存在极大隐患。6.自从有了数码照片后，缺乏对纸质照片的冲洗，双套制管理难以实现。7.光学照片的底片与照片未做到一一对应，底片管理混乱无序。
由于存在上述问题，在查找重大活动项目时，只能找到该摄影者，靠摄影者的记忆来检索出文件，造成照片储存量越大，检索越困难的局面，一旦对关键词记忆不准确，将很难检索到需要的照片，造成照片“漏洞”。
造成上述问题的原因主要是:
1.摄影者同时又是管理者，而摄影者普遍对照片档案管理办法不了解，对数据的原始性和安全性缺乏认知，只是用自己熟悉或习惯的方法进行管理，造成管理的不规范。2.技术更新，特别是数码摄影技术的发展，使摄影成本大为降低，摄影者可以在一次拍摄任务中产生大量的照片，使照片的鉴定与筛选工作量急剧增加。3.摄影者，特别是宣传人员多忙于照片拍摄工作本身，估算一下，照够了需要宣传的量就不再照了，没有硬性的规定，摄影者很多时候常常纠结于应该站在宣传的角度还是站在存档的角度来拍摄。
上述照片档案的收集和管理中存在的问题，不仅直接影响到医院照片档案的利用环节，更严重制约了医院整体档案的全面、协调和可持续发展。
二、医院照片档案资源建设的建议
(一)加强对宣传部门人员以及各科室通讯员档案专业知识的培训。一方面提高其档案意识，督促做到拍摄完成后将照片及时移交档案室;另一方面使之能够对照片档案按规范进行整理，强化著录编目等工作环节，使照片档案能够提高检索效率，更好的为医院各项工作服务。
(二)关注医院重大活动、重大会议的信息，加强与与宣传部门的沟通，认真按照集中统一管理的原则和照片档案管理办法，及时催要照片，加强照片档案的及时归档工作。
(三)完善工作机制。给档案室对重大活动、重要会议的拍摄归档工作在制度上予以保障，如办公室在下通知的时候，将档案室人员一并通知，或者由他们派人参加进行拍照，重大活动照片直接归档。
(四)档案室要主动开展多方面、多渠道的征集工作。
(五)加大宣传力度，提高全院职工的档案意识。
(六)加强科室之间的沟通与协调。各科室发挥自身优势，实现信息资源共享，为档案室有效开展档案收集打开方便之门。
(七)档案室在接受照片档案时，要当场打开浏览文件，一旦发现问题及时与移交人协商补缺，将照片档案的归档工作做到又细又全。