大庆市萨尔图区委组织部
摘要：随着电子计算机的全面普及，电子计算机技术也逐渐被广泛运用的各行各业，信息化时代随之到来。就档案管理方面而言，目前电子档案已逐渐取代传统的纸质档案，成为档案管理中主要应用的方式。电子档案有其独特的便捷之处，但是在实际应用过程中，也存在着一定的不足。本文将对电子档案管理过程中存在的问题进行简要分析，希望能为电子档案管理人员提供几点值得参考的意见。
关键词：信息时代；电子档案；管理；开发
档案具有保存人们在社会生活的各项活动中所形成的具有重大意义的事实记录的作用。之前我国一直沿用的传统纸质档案，有不易保存等缺陷。而随着信息时代的到来，计算机网络被迅速开发、广泛利用。目前我国政府机关大力推行实施电子政务，应用电子档案。电子档案有易储存、易查找等特性。可是在使用过程中也存在着一定的安全问题。为使电子档案最大化的发挥其优点、规避问题发生，档案管理人员就需要对其进行严格的管理与开发工作。
1电子档案的特点
计算机网络时代，文件具有多种记录方式、储存方式，以及查找方式。利用计算机技术，档案管理人员可以根据不同的需要，对档案进行高效、有序地处理。电子档案也具有传统纸质档案不具备的共享性，一份档案可以在不同的计算机设备中被不同人所使用，提高了档案使用者的工作效率。非人工识读性也是电子档案独有的特点。电子档案通常以虚拟字节、比特等方式，通过计算机技术刻录在磁盘、磁带或光盘上。因此电子档案的识读必须要有合适的设备。机密的电子档案内容通常也会采用加压、加密等方式处理，如果不进行解压、解密等处理，就无法进行读取。数字化的电子档案，也有很强的便捷性。电子档案可以不通过其他实体介质，直接通过网络技术进行计算机间的相互传递。但是，电子档案需要依赖原始数据。如果事先没有提供足够充分的原始材料，那么记录者就不能记录档案应具备的完整数据。而且电子档案需要依附于电子文件，如果文件数据出现问题，电子档案的信息也无法恢复。另外，电子档案对计算机系统也有一定的要求，如果系统不匹配，电子档案就无法读取。与此同时，电子档案存在着一定的不安全性和不稳定性。电子档案的安全性、真实性和完整性都对相应的工作有较高的要求。原始材料的真实和完整才能保证电子档案真实、完整。电子档案在存储过程中，也要求操作工作的严密、规范。操作工作如果出现失误，很可能会导致数据丢失甚至档案破损。而且，如果不做好备份工作，很可能导致档案丢失后难以恢复
2电子档案管理现状
电子档案的使用，确实有很多优点。但是目前我国的电子档案管理仍然存在一定的问题。
2.1经费问题
国家对档案管理工作所做的资金投入是有限的。电子档案从建立到储存应用的成本都要高于纸质档案。档案电子化，要求相关部门必须具备一定的技术设备，这需要大量的资金。而现实中，各单位及部门为了缩减经费，通常采用较为低廉的设备。而低廉的设备通常会对档案造成安全隐患。
2.2不能完成档案信息资源共享
就我国目前状况，无法建立一个数据交换的机读目录档案系统，网络建设形式和档案信息系统层次不一、各行其是，开发性、规范性、共享性、服务性较差，规格各异的计算机缺乏通用的信息管理功能软件。档案部门各自开发的软件不能通用，没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2.3工作规范问题
档案自动化工作尚无统一标准、规范化工作有待提高。基础工作的规范化和标准化是档案信息管理电子化的前提。但由于历史原因，馆室藏档案业务案卷质量不高、基础差，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
2.4储存问题
现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应发展的要求。档案的组织工作程序标准、技术标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，这严重制约信息时代着电子化的发展。
2.5信息资源建设严重滞后
档案资源建设作为实现档案资源共享的基础,档案信息资源在具体实践中因受档案相关制度不健全、档案法规不完善、档案鉴定工作流于形式、宏观规划与协调机制欠缺、馆际交流缺乏，档案工作人员认识局限等多方面因素的共同影响,形成了一方面大量已失去价值或本无价值的档案充塞库房矛盾的局面。另一方面馆藏档案数量剧增致使档案库房张的局面。
2.6档案信息管理人员的素质有待提高。
首先要有现代化的人才，才能实现档案信息电子化，不能仅仅满足于一般的计算机操作，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平。从目前看档案人员现代技术水平偏低，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，即便引进现代化设备，也不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
3电子档案管理与开发的措施
3.1体制的完善
合理的管理和开发首先要具有完善的制度。因为电子档案需要依赖电子文件，因此，要做到电子文件与电子档案统一规划、管理。首先，在电子文件的制作过程中要有专职人员进行严格的控制，要保证电子文件的准确性和安全度。其次，电子文档的管理需要科学、合理的标准。各项工作必须有管理人员按照制度严格执行。
3.2队伍的专业化
优质工作质量，要求所有工作人员必须专业、认真、负责。电子档案想要全面取代纸质档案，需要有一批能够熟练电子档案制作和管理的专业工作人员。档案福安里部门必须注重对员工的培养。需要帮助所有新老员工确立新的工作习惯。应加大对员工培训的投入，这样才能培养出专业、高效的工作团队。
3.3保证电子档案的安全
有效的管理与开发工作，首先要保证电子档案的安全。工作人员应通过更加严格的加密工作，确保其他人员无法对电子档案进行盗取。同时，用该通过一定的手段如印章、签名等，是电子档案无法被其他人更改。
3.4应做好电子档案使用中的控制与管理
首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。
4.结语
信息时代的到来，必然将导致今后的各种工作都要广泛引用数字化技术，这就需要从业人员及时调整自己的工作，通过学习，使自己能尽快熟悉和掌握运用数字化技术工作的基本技巧。档案作为记录重要事实的主要工具，对国家和人民都有重要意义。因此，在电子档案的开发和管理过程中，工作人员需要通过严密的工作来使电子档案最大化的发挥其优点、完善其缺陷。从而起到利国利民的作用。
参考文献
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