摘要：档案管理在中等专业学校具有很重要的作用，研究和注重发挥这个重要性对促进学校和谐发展起到一定的推动作用。
关键词：档案管理；中等专业学校；和谐发展中等专业学校是基本的教育单位，在各项工作和各项职能活动中形成了一系列的档案材料。这些档案材料内容丰富，形式多样，既是学校发展的历史见证，也是党和国家极为重要的档案信息源。努力做好学校档案工作，充分发挥档案的作用，彰显档案的价值，服务于学校的各项工作，适应“科教兴国”战略，显得尤为重要。随着我国中等教育事业的发展，学校档案将在构建社会主义和谐社会中发挥越来越重要的作用。
1学校档案工作是办好和谐中等专业学校的重要基础工作之一
中等专业学校档案是随着学校的建立而产生、随着学校的发展而逐渐积累起来的。它形成于学校的一切实践活动之中，是反映各项实践活动的历史的原始记录，是我国教育事业发展史的见证，是人类文明史的重要组成部分。可见，高学校档案在维护学校历史真实面貌方面有着特殊的功能。但是这种功能，只有通过学校的档案工作才能得以实现。因此，学校档案工作是关系到维护学校历史真实面貌的一项重要工作。学校档案工作要随着和谐学校的发展而发展，档案部门和档案工作者，首先要从档案工作实际出发，更新服务观念，对以往传统的你查我找单一模式的坐等服务方式进行改进，做到学校各项工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，服务到哪里。只有不断拓展服务领域，创新服务机制，增强服务效果，档案工作才能始终保持旺盛的生机和活力。这就要求档案工作者始终坚持解放思想、实事求是，与时俱进，着眼新的实践和新的发展，不断提高开拓创新的实际能力，以自己的不懈付出和档案工作独到的功能在学校各项工作中发挥越来越重要的作用。
档案机构是学校的历史宝库，是全校的历史资料和特有的知识、技术等资料的库存地。它服务于高校的各项工作，同时也是对外服务的窗口，是社会公信度最高的部门。
随着时代的进步，学校的办学规模迅速扩大，专业设置、师资队伍、教学条件、学生数量等也迅速增多，因而产生有保存价值的资料也越来越多，因此要建立与学校工作相适应的档案机构。
2高度重视、加强宣传、增强学校的整体档案意识
档案工作是学校整体工作的有机组成部分，学校的每个部门、每个教职工都会直接或间接地与之发生密切的关系。只有具备齐全、完整、准确的档案，才能使学校领导了解过去、认识现在、预见未来，从中寻求出学校发展的基本过程和规律，便于做出切实可行的决策，促进学校工作的发展。要达到这一目的，首先必须要领导重视，把档案工作真正提到议事日程上来，并且还要在人、财、物等方面解决好档案工作中存在的困难和问题。特别是在国家各项事业飞速发展的新形势下，学校领导要善于利用档案指导学校的教学和科研工作，支持档案部门积极地做好档案的管理和编研工作；其次是档案工作人员要具有强烈的事业心和责任感，要甘于清贫，默默无闻地踏实工作。做到学校工作进展到哪里，档案工作就延伸到哪里，主动地适应和有效地服务于各项工作；第三，加强档案宣传工作的力度，增强学校的整体档案意识，使全体教职工都能认识到档案工作的必要性和重要性，认识到档案工作不但对学校的工作有重要作用，而且与每个教职工个人的过去和将来都息息相关，具有重要的参考和凭证作用，从而关心档案工作，配合档案工作，重视对档案材料的积累和保护。
3建章立制、规范管理、使档案工作科学化、制度化、规范化、现代化
要做好学校档案工作，在解决了思想认识方面的问题后，重要的工作就是要建立健全档案工作的各项规章制度，使档案工作有章可循，在加强档案工作的科学化、制度化、规范化上做文章，努力实现学校档案管理的现代化。
学校档案工作面广、量大、门类较多。人事档案、文书档案、会计档案、基本建设档案、教学教研档案、学生学籍档案等等，样样俱全。要做好这些档案的收集、归档、整理、利用工作，必须要有一系列的规章制度做保障。要明确学校各个部门、各业务人员的责任和任务，明确各个不同时期档案工作的侧重点，明确档案材料收集归档的范围，才能建立起一个档案工作的良好基础。例如：在档案材料的收集上，明确提出各种材料的归档范围、归档时间和责任科室。收集工作要做到口勤、手勤、腿勤，尽量把文件材料收集齐全完整；在规范管理上，收发查阅强调保密，收集整理强调完整，组卷归档准确，整理装订标准等，这样才能保证档案工作做到更好。
面对社会主义现代化的突飞猛进，面对各行各业管理技术现代化的日新月异，档案工作的管理技术现代化己迫在眉睫。从目前来看，要实现学校档案管理现代化，首先要使档案工作技术现代化。要利用计算机技术、扫描复制技术、声像录制技术等，提高档案工作的工作效率和质量。其次，要实现办公自动化，配合政府"无纸化办公"网络的实现，尽快完善完备各种条件，并且解决好办公自动化过程中档案工作将遇到的新问题，使档案工作适应新形势的需要，满足学校各方面工作对档案工作的要求。
4档案工作在有效服务中求发展
档案工作人员还要具有一定的科学研究能力。学校档案工作是一种带有研究性质的工作，它主要是为教学和教研服务的。学校的某些教学和教研成果，很大程度上代表一个地区乃至整个国家的科学文化水准。学校的档案管理部门，在接收一些新知识、新理论或新教研成果归档时，往往会发现目前档案工作的某些方面己不能适应这些档案内容的需要。这就要求档案人员进行研究，提出问题，并研究解决问题的方法，使其合理归档，充分发挥教学和科研成果档案内容信息的社会作用。档案记录着各个时期的大量信息，只有在服务于社会的过程中才能发挥出它的作用。档案工作者要把做好档案服务工作作为重要任务来抓，实现在服务中求发展，在发展中做好服务工作的良性循环。
档案工作是一项业务性很强的工作。档案工作人员不但应该具备必要的政治、思想素质外，还必须具备较扎实的档案理论基础知识和较系统的档案专业知识，既要懂得档案学的自身规律，又要掌握一定的和本专业有关的相关学科知识，做到勤于学习，一专多能，才能满足档案工作发展的需要。
档案工作人员要具有对档案事业的热爱之情。档案工作是一项服务性的工作，它在教育事业发展中的作用，常常由于它的潜在性使人们不能立刻了解。由于档案内容的广泛性，要想全面地掌握它也绝非易事。因此，想要在档案事业上取得一定的成绩，就必须要热爱档案事业，淡泊名利，甘于奉献，以百折不挠的毅力和献身事业的精神，努力学习，加倍工作，用辛勤劳动实现自己的崇高理想。
档案工作人员要具备档案学及相关学科的专业知识。档案工作性质要求，档案工作者既要有较深的档案专业知识，又要懂得学校的教学规律、教学管理等，并对各教学专业的教学情况、专业特点做到心中有数。才能保证档案材料收集完整、组卷准确。
档案工作人员还要具有一定文化水平和驾驭文字的能力。档案人员是用文书与学校各个部门打交道，如果文化水平太低，就不能成为一名合格的档案员。档案主要是用文字写成的，作为档案员，首先要能读通档案，其次要对这些档案进行整理、编目，还要编纂成各种文献资料，都需要一定的文字能力。不会运用文字技巧，即使掌握大量档案资料，也不可能做好档案的提供利用工作。
学校档案记载了教师、职工、学生各个不同层面的活动过程，内容涵盖了学校发展过程中教学、育人、科研、服务社会等诸多方面的工作，是学校工作不可缺少的一个组成部分，也是学校基础性建设工作之一，它对总结办学规律，推进学校改革发展，有着重要的作用。档案工作要围绕学校的中心工作和社会需求热点，主动、及时地提供有效服务，在服务中求发展。