王海珍（衡阳技师学院，湖南衡阳421101）
中图分类号：G647.33文献标识码：A文章编号：1033-2738（2012）03-0000-01
摘要：学籍管理是实施电子注册的基础，电子注册则是加强学籍管理的有效手段。技工院校学籍管理经历了几个发展阶段，实施电子注册是新形势下学籍管理的必然选择。从学籍管理系统应用和学籍管理方面探讨实施电子注册推进我院学籍管理现代化建设。
关键词：学籍管理；电子注册；必要性
一、为什么要实施电子注册
学历电子注册是职业教育改革发展进一步完善技工院校学籍管理的新型管理方式，自1999年开始技工院校学籍开始实行信息电脑管理，这一举措促进了我院学籍管理水平的提高，对我院学籍学历证书的规范管理起到了积极的推动作用。实行电子注册，有利于维护我院正面形象，维护学生权益。我院学生学籍及学历电子注册在坚持“符合注册条件的一个不能漏，不符合条件的一个不能多”的原则，逐级审核、层层把关，保证了学籍及学历证书电子注册管理的准确性。
二、我院学籍管理模式经历的四个阶段
（一）分散管理阶段。
1999年前，我院学籍管理是靠人工方式进行管理。新生入学资格审查、学籍成绩管理、学籍异动管理以及毕业生数据清理、审核、各类统计报表以及证书填写、数据上报等需要耗费大量的人力、物力与时间，统计与管理工作量大，人工操作速度慢、效率低，更是错误难免。虽然随着在校生数的增加，学校管理模式从一级管理变为二级管理，即院系两级管理，但工作方式还未能从以前的管理中脱离出来，人工进行学籍数据统计不能适应动态的学籍管理方式，部门之间不能及时地进行数据沟通等。这种手工管理方式极大地制约着学籍和学历证书管理工作的开展。
（二）内部信息化管理阶段（2000年--2006年）。
劳动部首次要求将现代化管理技术和手段引入学历证书管理工作，由软件系统管理代替大部分手工操作即使用学历电子注册管理软件进行管理。我们主要应用的是学籍、学历电子注册管理系统。此系统通过电子注册管理系统的5个基本板块对新生、在校生、毕业生进行管理，完成学籍数据从“新生状态”到“毕业状态”的处理。根据软件对数据格式的要求规范院内学生信息电子档案，能够使新生数据通过上传上级主管部门的方式经过审核取得学籍，可随时为各部门提供学生电子数据。该系统改变了毕业证书人工制作的方式，提高了工作效率。然而，随着我院规模的不断扩展，相对独立的单机管理系统明显存在不足，它不能为广大师生提供查询信息与浏览信息的方便，在管理方式上亟待进一步改进和提高。
（三）分级统一管理（2006年--2009年）。
随着电子注册制度的不断深入，学院的招生规模在逐年递增，相互独立、各自为阵的管理方法已不适应当前的管理形势。电子档案信息管理系统的广泛应用和普及，使单机管理系统得到彻底改变。2006年我院引进了《招生就业》系列教务管理系统，使教务、教学管理进入了现代化、网络化管理。教务管理系统与学籍学历管理软件相结合完成电子注册，工作效率高、质量高。
首先，教务管理系统的应用使信息标准化。此系统所建立、应用的信息资源应用于不同职能部门的日常管理，并在不同功能的模块之间相互交流信息，所以信息资源的建设重点在于信息采集、数据的录入、数据的实效性和准确性。例如：学生学号、课程编号、专业编号等关键代码，都必须按照标准化要求统一规范。
其次，信息层次化管理。信息操作的层次化，即设立系统管理员统一协调系统管理。由各模块管理员独立操作进行信息维护。如，学籍成绩、学生基本信息修改、教学计划等由各系教学干事维护。每一位模块管理员都有自己的权限，需要上传审核的数据定期上传给教务处成绩管理员。
再有，信息管理流程合理化。教务管理系统的流程合理化保证了学院教学秩序的正常运转，其合理化的重点在于信息流向的科学性，数据统计的安全性、稳定性。
(四)全国网络信息化管理（2009-至今）。
2006年开始全国中等职业教育学校实行国家助学金补助，为了一个不漏、一个不多的原则，自2008年将所有的数据录入上传到国家系统与教育部的学籍管理系统进行身份证比对核查，技工院校的学生来源很复杂，学籍管理员为了配合上级查重这么一个简单而又严肃的工作，常常是守在电脑上彻夜未眠，因此在学生入学前要求必须提供准确的身份证号码是最低要求。
三、实施电子注册制度推动我院学籍管理现代化进程
学历证书电子注册制度规范了学历证书管理，是对我院学籍学历证书管理制度的一项重大改革，是对我院学籍学历管理规范化、科学化、自动化提出的更高的要求，电子注册制度推动我院学籍管理现代化进程。
（一）新生注册管理模块，其管理流程为：将招生部门提供的招生数据与实际报到学生数据合并处理后生成新生数据库，编辑学号后成为在校生数据进入教务管理系统，各系可根据系统中的数据与学生进行核对确认后，学生处导入教务处成绩进入学历证书管理模块，按照软件要求进行数据维护，最终上报劳动局完成学籍注册工作。此种工作模式实现了信息操作的合理性，工作流程严谨，数据安全性高。
（二）学籍管理模块。如有学生申请个人信息修改，如：修改姓名、出生日期字段，由系部审核报学生处审批，再由学生处做系统数据修改并以学籍异动的形式通知相关部门。按照电子注册软件中学籍异动管理规律规范我院学籍异动管理程序及系统维护。对学籍异动处理也采取此种方法，要做到及时处理，随发生随记录、维护。
四、完善技工院校学籍学历电子注册管理的几点建议
学籍管理是根据国家对技工院校学生德、智、体全面发展的要求，结合学校培养人才的目标定位，制定规章、制度、办法并按一定程序对技工院校学生在校期间的学籍取得与变更、教学管理制度、校纪、校风等方面实施的管理。技工院校学历证书管理从传统的纸制文凭管理到现代化网络管理，无论是管理理念和行为，还是管理手段和技术，都发生了根本性变革，对学籍管理提出了新的要求。
（一）加强管理，建立制度保障。
学籍学历电子注册制度的实施是规范技工院校学籍管理，实现技工院校学籍学历管理的信息化、规范化、透明化的基础。
（二）争取技工院校领导对学籍管理工作的重视。
学籍学历电子注册工作是技工院校管理工作中一项政策性强、业务素质要求高的工作，既繁重又要细致。硬件配置必须符合要求，同时具有严格的时间限制、规范的操作程序和上报内容，不允许丝毫差错。学籍学历电子注册管理内容涉及多个部门。如学生缴费注册由学院财务处提供依据，学生成绩由教务处提供信息，学生信息校对也需要各系组织配合。因此，争取技工院校各级部门主管及校领导的重视和支持是学籍学历电子注册工作顺利完成的基础。
（三）对学籍管理人员的要求。
学籍管理工作是一项严肃细致的工作，涉及每个学生的切身利益，也关系到学校的办学质量和学校声誉。为此，要求学籍管理人员通晓学籍管理规律，对学籍管理现状、发展和未来要有清楚的认识。主要体现在以下几方面：
要求学籍管理人员在工作中有较强的责任心和服务意识。熟悉学籍管理工作的流程，熟练掌握并运用计算机信息技术解决学籍学历电子注册中的问题。
确保学籍学历管理人员的稳定性由于学籍管理工作本身具有一定的连续性、周期性、程序性，频繁更换学籍学历管理人员不利于学籍管理工作的开展，会导致在学籍学历管理中由于对业务不熟、经验不足而出现差错，加大了信息出错的可能性。因此，保持学籍管理人员的相对稳定是搞好学籍电子注册工作的保障。
随着职业教育事业的发展，利用网络技术手段对技工院校学籍学历从学生入学到毕业进行全程管理，是提高工作效率、更好地服务于技工院校毕业生顺利就业、提升社会服务功能的需要，也是信息化管理的必然要求。