中机国能智慧能源有限公司200233
摘要：在科技不断发展的今天，计算机网络技术对我国的各行各业都产生了巨大的影响。很多企业都开始应用电子文件，对电子文件档案进行规范化管理也成为档案管理的新挑战。要想做好电子文件档案的管理，就要做好归档、保管和利用工作，使企业的电子文件档案管理能够促进企业进行更好的发展。电子文件已经成为企业现代化办公的主要内容，对电子文件档案进行管理要认识到这张工作的重要性，采取有效的措施来解决其中存在的一些问题。本文就关于做好电子文件档案管理进行相关的分析和思考。
关键词：电子文件；档案管理；分析；思考
在现代科学技术飞速发展的同时，信息时代的来临对我国各个领域的工作都产生了巨大的影响。近期，国家档案局更是发布了第十四号令，对《电子公文归档管理暂行办法》进行局部修改，推动电子公文以电子形式归档。而随着各大企业的无纸化办公的广泛普及，电子档案的管理工作是迫在眉睫的。对电子档案管理需要有别于传统的档案管理模式，提高相应的管理技能，完善管理措施。要想对电子文件档案进行科学管理，就要聘用一些专业专职人员，以国家电子文件档案管理的相关规范和要求为依据和准则，进行全面、准确、严格、规范的电子文件档案管理工作[1]。
一、电子文件档案管理特征
（一）快捷性与可塑性特征
电子文件改变了传统的收发文件的固定流程，是利用计算机来进行文件的登记和查找使用，这种流程为我国企业的电子文件档案管理奠定了基础。企业在使用电子文件的同时，改变了传统的文件处理和运转的方式，尤其是对于一些普发文件和传阅文件而言，可以提高其处理和运转工作效率[2]。
（二）依赖性
对于电子文件来说，具有很大的依赖性。一旦离开了计算机及相关的网络软件，电子文件就无法进行生成、传递和识别。这就意味着电子文件只能依赖于特定的一些设备和软件来进行工作。然而因为计算机的更新换代比较频繁，在使用这些设备的过程中，如果将一些电子文件进行长期或者永久性的保存，如果在进行查找的过程中不能找到相应的机型和设备，那么这些电子文件很可能失去其作用和价值[3]。
(三)易变性
电子文件不同于传统文件，传统文件的信息与载体有一种相结合的关系，一旦固化很难被修改。而电子文件的数据信息很容易被篡改、不留痕迹的被处理、轻易的被拷贝，更容易在网上流传。从而难以保证文件的原始性、真实性、凭据性及安全性。
二、电子文件档案管理现状
（一）缺乏完善的管理制度
目前有很多企业还是停留在纸质文档的管理工作中，在对电子文件的形成、传输和存储，以及对其进行档案管理方面都欠缺相应的完善制度和措施。特别是对于一些电子文件档案管理缺失问题、无法对电子文文件进行再利用、对电子文件的价值也没有进行有效的甄别，导致很多电子文件的缺失。这种做法会造成很多有价值的电子文件信息的丢失，而且对于那些有重要价值的电子文件，也只是暂时存储在相关工作人员的电脑或者其他存储介质中，既缺乏专业详细的整理和保存，又没有存放于专门的档案管理部门，给相关企业的电子文件档案管理工作带来了很大的不便[4]。
（二）无法保障文件安全
很多企业在进行电子文件的档案管理过程中，无法保证其长久性。对于电子文件的真实性、完整性和可用性也无法进行权威证明。而且因为电子文件在网络运行过程中本身的结构和应用模式就决定了其具有一定的复杂性和不安全性，这种不够安全的网络环境也对电子文件的运行造成了严重的威胁。而且很多电子文件的真实性也会遭到一些不安全因素的影响。因为电子文件和纸质文件不同，电子文件具有可复制性、可重写性而且不依赖于特定介质存在的相关特征，很多电子文件在流通的过程中，即使已经过了复制和重写，也很难找到痕迹。和纸质文件相比，保证电子文件的真实性具有很大的难度。而且一些电子文件主要是采用磁盘或者光盘来进行储存，这些存储介质因为寿命比较短，且具有不稳定性与能够保存几百年以上的纸质载体相比，显得更加脆弱[5]。
（三）人才和设备配置的不足
对于企业的电子文件档案管理工作来说，工作人员需要具有一定的稳定性，才能做好相关的管理工作。但是现在很多企业对于档案管理工作人员的配备不够齐全，缺少专门的档案管理员。而且对于业务的培训也不到位，不能够定期的组织一些学习和培训，也不能开展一些学习技能演练，还有就是一些企业的设备配备的不到位，导致档案管理工作开展过程中面临很大的困难。
三、电子文件档案管理改善措施
（一）建立完善的管理制度
对于企业的电子文件档案管理工作来说，需要建立一个完善的管理制度对其工作进行有效的约束。严谨规范的归档制度对于电子档案管理是基础而必要的组成部分，确保整个档案资料收集、整理过程的规范性和统一性。将电子档案前期的收集整理工作纳入档案管理体系中，从基础上规范电子档案的形成，有效保证电子档案的规范、真实及准确。，并确保相关工作人员严格按照制度标准来进行工作。企业还需要建立一个专门的电子文件档案检测部门，保证电子文件档案的原始性和真实性，使电子档案管理工作能够更加安全有序的进行。
（二）有效的保证电子文件的安全
对于企业中一些电子文件的档案管理工作来说，提高对其安全性的重视程度。对于一些有价值或者价值比较高的电子文件的存储工作来说，需要采用一些特定的存储介质来进行存储。还需要定期的对档案管理工作的安全性进行检查，确保电子文件存储介质的完好。在此基础上，增强企业网络安全，杜绝电子档案被第三方获取信息或者篡改内容，确保档案在储存、使用的过程的安全性。应该对电子文件的真实性以及完整性进行相应的证明，以确保其具有可用性。
（三）加强电子档案的基础设施建设
电子档案管理信息化工作的推进需要软硬件配套组合作为基础。在硬件方面，配以高端服务器以及先进的计算机、刻录机、扫描仪、打印机等信息化设备，作为由纸质档案转化为电子档案硬件设施的基础支撑；在软件方便，建立档案管理系统，可与OA办公系统衔接，直接将电子文件档案化。在保障档案的安全的前提下，可提高档案管理的工作效率，以及确保电子档案本身的真实性。
（四）优化档案管理人才
对于企业，电子档案的快速普及是在所难免的，为了能够顺应新的档案管理模式，跟上档案管理电子信息化的脚步，首当其冲要完成的任务就培养兼具信息电子化技术与档案管理能力的人才。是对于原有的传统型的档案人员，需要加强对其电子档案系统管理的培养。并确保企业电子文件档案管理工作人员具有一定的稳定性，能够长久的担任这项工作。要定期对企业的电子文件档案管理工作人员进行业务培训，并且对其进行专业考核，以确保这些工作人员的专业能力能够达到相关的要求，从而有效的完成档案信息化管理的工作。
结语：综上所述，对于我国电子文件档案管理工作来说，需要严格按照国家的相关规定来进行工作。面对办公无纸化的来势汹汹，电子档案管理势必要成为档案工作的主旋律，因此企业必须提高对电子文件档案管理工作的重视程度，以确保电子文件档案管理工作能够发展的更好、更完善、更全面。
参考文献：
[1]马丽萍,阮枝梅,庞俊,陈诗雨.国内数字档案馆发展现状及未来趋势[J].现代信息科技,2019(02):148-150.
[2]潘连根.关于档案学本质特征的思考[J].档案管理,2019(01):9-13.
[3]洪斌.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑河学刊,2018(06):177-178.
[4]张斌,杨文.改革开放以来中国档案事业发展道路研究[J].档案学通讯,2018(06):14-21.
[5]车晶,富玉.关于做好电子档案管理工作的思考[J].才智,2008(19):173.