玉溪市城建档案馆
摘要：城建档案在城市建设工作中发挥了参考和借鉴作用，随着城建档案数量的增加，给档案的查询、管理和利用工作带来了一定的压力。当前城建档案的管理和利用工作还存在硬件设施落后、功能分区不完善、人员素质参差不齐等一系列问题，严重制约了城建档案利用效率的提升和档案管理事业的可持续发展。本文首先概述了城建档案利用空间的现状，随后在分析城建档案利用空间创新必要性的基础上，分别从科学划分功能区、重视硬件设施建设和开展管理人员业务培训等方面，提出了改革与创新的可行性办法。
关键词：城建档案；空间划分；自助检索区；信息化
一、城建档案利用空间的现状
1、档案馆内硬件设施落后
在城镇化建设不断推进的背景下，城建档案管理工作压力也在持续增加。由于相关的档案资料种类多样、数量庞大，档案的收集、分类、保留、查阅等工作面临一定的压力。通过横向对比，一些企业档案馆、高校档案馆，已经推广使用信息管理系统，例如使用自助终端可以让利用者自助完成档案查询和借阅登记。很多城建档案馆在硬件设施的建设上还比较落后，还是以人工办理档案查询、借阅等业务，工作效率较低。
2、档案利用区空间划分不合理
城市建设的进程在不断加快，城建档案的作用也得到了凸显。档案利用区因为没有明显的功能分区，很容易造成利用环境的混乱。如：查阅档案人员较多时，利用者和等待利用者会混坐在一起；或是利用者将随身携带的物品乱堆乱放，这样极易造成档案的遗失和损坏。当不同单位的利用者在档案利用区内查阅档案时，难免会打扰到周围的其他利用者。此外，这样的利用环境也不适合政府部门或是公检法等政府机关调取涉密档案，开放的利用环境容易造成档案泄密。
3、档案管理队伍的业务能力有待提升
在信息时代，信息资源的价值得到了重视。城建档案作为信息资源的载体，除了具有留存价值外，更要通过整合、利用，挖掘其潜在价值，对档案管理人员的业务能力提出了更高的要求。一名优秀的城建档案管理员，除了要掌握档案管理技巧外，还要对城建知识、计算机操作以及办公软件操作等有所了解。现阶段来看，很多基层城建档案馆在人员队伍建设上还存在一些问题，例如没有提供充足的学习机会，导致城建档案管理人员的业务水平逐渐与岗位工作要求脱节。
二、城建档案利用空间改革与创新的必要性
城建档案除了具有保存、管理价值外，还具有较强的参考和借鉴作用，通过整合、利用城建档案，可以为当前城市建设工作开展以及未来城市建设规划提供必要的指导，有效规避了以往城市建设中存在的盲目性和不合理性。近年来，由于城市建设任务增加，像棚户区改造、老旧小区抗震加固、市政道路翻修等等，都会产生大量的文件资料，这些文件资料在工程结束后都会留存形成档案。通过进行城建档案利用空间的改革与创新，提供更加完善的利用环境、更加先进的软硬件设施、更高素质的档案管理队伍，一方面推动城建档案管理事业的更高质量发展，另一方面也能够提供更加优质的档案借阅服务，为城市建设工作开展提供了一定的支持。
三、城建档案利用空间的改革与创新方法
1、科学划分功能区
（1）大厅服务台
主要是为利用者提供有关城建档案利用的咨询服务，并针对利用者的需要，指引其到能满足其需求的功能区域中去。另外,在此区域工作人员还应解答利用者提出的各类问题，接听咨询电话，对利用者进行档案利用手续登记，根据利用者的需求，利用检索系统查询、调取所需要的相关城建档案。
（2）档案利用区
通过对外接待利用服务台，利用者进入到档案利用区。在此区域，利用者可查阅所需要的档案，对所需内容进行摘抄记录。此处应按需配置便民文具，如摘抄纸、放大镜、铅笔等，以便利用者随时取用。
（3）图书阅览区
该区域存放一些城建相关专业的期刊、杂志或书籍，方便利用者进行阅览。
（4）自助检索区
该区域放置若干台自助终端设备。利用者可以通过设备的人机交互界面，结合个人的需求，选择操作选项，例如输入关键字检索相应的城建档案，或是输入登陆口令进入“个人信息”界面，查看自己的档案查阅权限。
2、重视硬件设施的管理
完善硬件设施可以为城建档案管理工作开展提供便利。例如随着近年来城建档案馆业务量的增加，需要重新采购几台自助终端设备。另外，为了给利用者带来便利，在图书阅览区放置打印机、复印机等办公设备，利用者可以将一些文件资料联网打印，这样就省去了借阅图书的麻烦。城建档案馆要在每年的预算中投入一部分资金用于硬件设施的管理和维护，无论是对于档案管理工作效率的提升还是服务质量的优化都有积极帮助。安排专人负责定期巡查档案馆内的各类硬件设备，对于老旧的及时淘汰、更换，对于存在质量问题的，及时修理、维护。
3、引进档案管理信息系统
信息管理系统的应用，可以代替人工完成一些重复的、琐碎的工作，一来是减轻了档案管理人员的工作压力，二来也可以降低人工成本。目前，在城建档案馆的各部门、各工作上，信息管理系统已经得到了推广应用，但是在实际应用中也存在操作不熟练、不规范的问题。下一步，要求在城建档案收集、整理、分析、利用等各项工作中，均应用档案管理信息系统。同时，根据各个部门、岗位的工作要求，安装相应的办公软件，通过提高工作效率，减少档案使用者的等待时间，提升服务质量。
4、重视档案管理队伍建设
城建档案利用空间的改革，也对原有的档案工作内容产生了影响。面对新的工作内容和要求，档案管理队伍也要加强自身建设，从而在档案利用水平和管理工作效率上得到同步的提升。城建档案馆要推行管理队伍培训长效化机制，确保档案管理人员的业务素质、服务意识始终符合岗位工作要求，这也是推动新形势下城建档案利用工作完善与发展的重要措施。例如，在城建档案馆引进信息管理系统后，要及时组织档案管理人员参加信息技能培训，掌握信息管理系统的操作技巧，在减轻工作压力和提升服务质量上也有很大的帮助。
5、不断提高档案服务水平
在档案管理事业不断发展的背景下，城建档案利用工作已经从简单的档案资料管理向档案资料挖掘、整合、利用方向转变，城建档案的服务和参考价值得到了进一步凸显。为此，要在重视档案管理队伍建设的基础上，培养档案管理人员的服务意识，从而为档案利用者提供更加完善的服务和更加便利的体验。例如，以往人们借阅档案，必须要到服务台上登记、填写材料。不仅流程繁琐，而且排队需要耗费较多的时间。通过设置自助终端，利用者可以根据自己的需求在自助终端上办理档案借阅，不需要排队等待，获得了良好的服务体验。
四、结语
城建档案利用是城建档案工作的中心环节，更是城建档案工作的最终目的。创建以利用者为中心的城建档案利用空间是城建档案馆的发展方向。作为一名城建档案管理员，应当注意结合工作实际，了解不同利用者的档案借阅需求，然后以满足利用者借阅需求和提供更加优质服务为目标，对城建档案馆空间进行科学分区，并在不同的功能区安装自助终端、信息管理系统，做好“硬件”工作。同时，也要配套做好“软件”工作，包括完善管理制度、重视管理人员培训等。通过双管齐下，推动城建档案利用空间的持续性创新。
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