尹武业（辽宁沈阳机床股份有限公司沈阳第一机床厂辽宁沈阳110000）
中图分类号：TP39文献标识码：A文章编号：41-1413（2012）01-0000-01
摘要：ERP在中国企业实施的成功率不高，其重要原因之一，是基础数据准备工作不到位。就此文章提出了企业实施ERP基础数据准备工作的七项要领，供企业参考。
关键词：ERP;实施;基础数据
一、引言
企业在实施ERP项目时失败的原因有很多，或因为软件选型失败（占55％），或因为管理协调不够而失败（占25％），或因为实施失误而失败（占30％）。但事实上在ERP实施之前企业的基础管理往往并不满足ERP的实施要求。实践表明，基础管理才是决定或影响到企业实施ERP成败的关键因素。基础管理以重要性而言首先指数据基础，例如物品编码、产品结构、工艺路线、计量标准、仓库货位等等，都需要按企业经营发展的需求和信息管理的要求进行规范和统一。但很多企业对枯燥、费时的基础数据梳理工作没有思想准备，往往很难落实。
企业中的基础数据可分为两种：一种称为静态数据，所谓静态数据是指在一段时间内相对稳定，一般不随时间不同而改变的数据。另一种称为动态数据，动态数据比静态数据变动频率高，一般随时间而改变，如库存余额、总账余额、应收账款余额、应付账款余额、未结销售订单、未结采购订单、未结工单等等。这些数据的准备要以各模块上线切换点的数据为准。比如，计划7月份总账模块上线，一般以6月末总账余额为准。
由于两种数据类型不同，在实施中采用的数据准备对策也不同。对于静态数据，往往在实施的开始阶段就应着手准备，准备时间也比较长，可以安排专人负责，而动态数据往往在系统上线切换点之前才开始准备，准备时间短，因而需要投入的人力也比较多，比如有些库存余额要经过全面盘点后才能得到准确的数据。
二、数据准备要领
在实践中，往往会遇到系统跑的正欢，却发现基础数据严重错误的情况。要避免这样的情况，应当注重以下要领：
(一)基础数据格式必须经过各个部门联合确定
整理基本资料不是一个部门的事情，上了ERP系统之后，各部分数据必须高度共享。根据笔者的经验，每个部分流转下来，原先定义的基本资料格式会有60％以上的改动。可见单靠一个部门在定义基本资料的格式，并不能够反映出各个部分的实际需求。最后的结果肯定是在模拟运行甚至在系统上线之后才发现基本资料的不足。要防止发生类似的错误，笔者建议企业ERP项目管理员，在整理某个基本资料的时候，如产品基本信息，最好先列一个固定的格式，利用Excel表格先将基本资料的格式固定下来，哪些字段是必须填写的，哪些字段会对其他作业产生连锁反应等等。然后向各个部门进行确认。
（二）信息编码要合乎规范
一开始就应该非常重视基础资料的编码工作，以下这些编码原则供企业编码时参考：编号应该反映分类；编号应该据准备的各项工作中，信息编码这项基础工作最为复杂，其复杂程度远远超过ERP软件提供商的想象。基础数据不能正确收集的重要原因之一是信息编码不规范。企业应该强调基础数据的重要性，并要求采取切实的保证措施，以使项目在上线过程不受劣质数据影响。
（三）建立数据小组、明准备基础数据模板、进行数据校核
ERP实施要建立数据小组，其主要工作是分析数据准备的范围，建立数据搜集模板，组织必要的培训，监督数据质量，并负责数据的最终导入和使用。数据小组成员应从各个部门的业务人员中抽调，由项目经理或指定的专人负责数据小组的全面领导工作。它的职责是分析数据准备的范围，建立ERP编码体系，组织必要的培训，制作数据搜集表格模板，监督数据收集质量，并负责数据的最终导入和使用。在工作执行上，数据小组要根据ERP项目的实施进度，制定基础数据整理的时间表，安排好小组成员的分工，并定期召开小组会议，沟通问题，推进工作。一般经过初期的项目调研和培训后，项目组会确定基础数据的范围和要求。数据小组在此基础上要分析基础数据从哪些部门搜集，明确数据准备的难点和重点，从而确定数据准备的分工和进度安排。
一旦明确了数据准备的要求和范围，数据小组要分别为各种类型的基础数据准备相应的搜集模板，并与业务部门进行沟通，解释基本资料中的重要字段，勾选必要字段。同时与该部门确认数据资料整理的进度并取得相关责任人的承诺。
在数据的搜集整理过程中，数据小组要不断对整理的数据进行校验和核对，以保证数据的质量。发现错误和遗漏要及时与具体负责部门和人员进行沟通，不要等大量数据积压后再解决。对于不影响整体上线效果的部分资料，如果其本身过于庞大，可就其中一部分先行整理，其余在上线后慢慢补充。
（四）企业领导重视
“输入是垃圾，输出的必然是垃圾”。为确保信息的准确性，企业必须投入大量人力物力进行漫长的数据准备。企业的原有管理多是概念型的东西，一旦具体量化就会出现很多困难。更何况初期的数据准备没有任何成效，枯燥而乏味，还要不时接受来自各方面的有形及无形的压力，这时领导的支持与鼓励就显得尤为重要，因此负责项目的老总和领导在任何阶段都不能忽视对项目的支持与鼓励。
（五）数据准备可以采取“分步实施，先易后难”原则
准备数据时，可以采取“分步实施，先易后难”的原则，即先准备编码和物流管理系统的有关数据，在实施物流管理系统的同时进行其他数据的准备工作。各种定额和期量标准的制定如BOM和工艺数据可以先按现有定额输入系统，再通过生产管理系统的试运行及上线后采取逐步调整的方式加以完善。静态数据相对固定，且花费时间长，可以先开始整理，动态数据在系统切换前整理即可。
（六）数据准备工作要承担责任，要有相应的制度保证
在准备数据之前，成员要准备一份“数据准备文档”，在该文档中要明确数据准备时间和范围，即明确何时完成、准备何时的数据、准备哪些数据。为了明确双方的责任，还应建立相应的规章制度。如明确基础数据建立和维护的责任单位，建立规范的数据管理工作流程等。有条件的企业应对数据准备工作建立相应的激励和奖惩制度。
各部门报来的数据不是孤立无关的，数据小组在拿齐基层报来的数据后，必须做好各部门人员的沟通与协调工作，综合平衡后再进行统计汇总。然后，备份电子文档和纸制文档，并注明整理人员、完成时间和最后版本，再由专人录入系统。手工录入是艰巨而枯燥的重复工作，时间长了容易出错，可以配合EX-CEL表批量导入办法，有条件的也可以编写数据转换程序实现更快速更完美的录入。
（七）数据准备要建立长期的日后数据收集与审批机制
数据质量是数据的生命，错误的数据不但没有任何意义，而且干扰生产。外界环境和生产情况在不断变化，数据准确度是个相对的概念，目前数据准确并不代表一直都准确。所以对于静态数据和动态数据都要不断调整和优化，这是长期的、无止境的。经历了实施阶段的数据集中准备工作，企业在ERP项目上线后往往还需要不断补充新的数据，这就需要在实施过程中建立起日后长期的数据收集和审批机制，形成正规的制度和流程。及时录入是保证数据质量的前提。数据延迟录入，造成系统数与实际数不一致，系统可信度和实用度降低。为了防止这种问题的发生，要教育系统操作人员做到日事日毕，业务处理与数据录入同步进行，单据录入不过夜，不搞积压突击录入。只有这样，才能保证数据长期的及时性与稳定性，才能保证ERP上线一段时间后后续收集数据的质量。持续维护是提高数据质量的保证。
结语
基础数据整理是个艰苦细致的工作，数据质量的提高是个渐进和求精的过程。实施ERP的企业一定要高度重视基础数据的整理，如果基础数据达到了及时性、准确性和完整性的要求，系统切换上线只是水到渠成，ERP发挥效益也将近在咫尺。
参考文献
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作者简介：尹武业，生于1965年11月26日，男，中级会计师，现任沈阳机床股份有限公司沈阳第一机床厂财务总经理，研究方向ERP管理和成本控制管理。