高源
(吉林省辉南县朝阳镇卫生院135100)
【摘要】本文主要从乡镇卫生院档案的办公自动化应用发展需要出发，对办公自动化在档案处理过程中的重要性出发，进行探讨，并对档案自动化管理中出现的问题提出了看法和建议。
【关键词】档案办公自动化信息处理
【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2014）18-0361-01
信息化办公已进入企事业单位的日常工作中，办公人员借助电脑和网络高速地处理日常的业务，通过自动控制系统来完成日常操作，企业依靠ERP等应用系统来管理物料、处理订单。无论是硬盘坏掉、网络瘫痪、还是应用系统崩溃，对于个人还是企业，都是无异于是一场灾难，可见人们对于信息系统的依赖性，也证明了办公自动化在日常工作中的重要性。
办公自动化(OfficeAutomation)，是办公工作处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。办公自动化系统也是每个企业信息化初期就开始投入建设的基本系统。从C/S结构到B/S结构，从最初桌面办公软件的应用、收发邮件到后来公文流转、车辆管理、会议管理、网上审批等功能应用，办公自动化已经是我们日常使用最多、最频繁的一个基本系统。
随着办公自动化在日常工作中的不断深入，应用于越来越多的领域。其中，文书的处理的处理也占有相当大的位置。文书档案的管理是档案工作的重要组成部分，随着社会的不断进步，如何准确、系统、完整的处理档案信息，实现文书的纸质管理到电子管理的过渡，是文书处理的迫切需要。
而医院档案管理，是医院档案管理过程中重要组成部分。他记录的内容，对推动医疗卫生事业发展，有着深刻的意义。随着社会的不断发展，医改事业的不断进步，医院档案管理工作也进入了一个新的时代。如何提高档案管理水平，适应日趋发展的新形势，是医院文书档案工作的新课题。
1医院在应用办公自动化的文书档案管理的优点
1.1办公自动化管理已进入智能型时代
随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，最终办公自动化系统将会脱胎换骨，全新的“智能型办公自动化”成为未来的发展方向，该阶段办公自动化更关注组织的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。
1.2办公自动化可以提高工作效率
传统文书的处理既费时又费脑，操作难度大，工作繁琐，枯燥无味，需要大量人工，而且效率低下，如果文档人员立卷水平不高，组合不合理，配合不默契，标题不清楚，信息公用率不高，那么查找起来就会相当困难。在这种情况下，通过电子化是档案管理，通过现代化办公系统，可以方便快捷的查找档案，并且免除了立卷归档，和检索查找的繁琐和困难。通过简单的表格，编码，索引等，实现随机管档。改变过去的集中立卷到随时整理随时立卷。这样，集中的工作量就可以变为分散的工作量，并可以随时查漏补缺，提高管理水平，更为方便。
1.3实现信息共享
以往的文书管理，只能够管理本科室的文书档案，在日常工作中，不同科室不同的管理方法，多科室管理同类档案，不利于档案的合理运用，无法保持档案的完整性和安全性。运用计算机进行档案的管理后，档案管理通过逐级分类，由外在的目录管理到内在分类合并管理，大大提高了档案利用工作的质量和效率，并且保证很高的查全率和查准率，并且不受空间限制。工作中我们充分运用计算机技术，建立办公自动化智能化的办公系统，进一步规范了档案的管理，并且增加了信息的保密性。
1.4增强文件保存的稳定性和安全性
运用计算机进行档案管理后，与纸质档案管理相比，电子档案的寿命更长，纸质档案的耐久性比较差，不易保存，一旦稍有疏忽，就会造成损失，而通过办公自动化软件进行管理则不同，系统，软件，储存设备的日趋成熟，我们可以根据不同的需要进行使用选择。这样更便于管理，读取，传递和使用，而且不受时间地域限制，更加稳定。
2医院应用办公自动化的文书档案管理存在的问题
2.1电子文件保密性受限制
电子档案的内容易于变化，使得文件保密性变弱，内容格式的易于修改且不留痕迹，使得信息的准确性不易提高，虽然有一些程序可以防止这种问题出现的几率，但是风险仍然很大，使得把握文档的准确性愈加困难。电子档案不具有特殊的标记便于分辨辨识，而且无法对使用者进行强制性的约束，使得文档的保密性面临着严峻的考验，随着技术的不断进步和发展和完善，想要保证文档的绝对保密性愈加困难。
2.2对档案管理人员的素质要求
电子档案进行归档以及归档后进行管理，不仅仅需要懂得纸质档案的管理就可以的，也不是懂得计算机的使用方法就可以胜任的，档案管理人员的计算机水平和职业素质要有很高的水平，为了进一步实现办公自动化，首先要求管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，但是在医院管理中，一般只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，提高档案管理人员的素质并未受到重视。导致许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力，导致现代化设备不能得到充分的发挥，也就谈不上档案信息电子化。
那么，如何改变现状就是刻不容缓的问题了，首先是网络的问题，进行内外网隔离设计。这是最安全且最有效的措施。其次，就是提高档案信息管理人员的专业素质，增加复合型人才。最后就是科学的制定和修订各项标准，实现档案标准化。从而实现档案的办公自动化管理。
参考文献
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