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摘要：现代办公室工作中，文档是其基础性的组成部分，涉及到各种文档、文献、报表、记录等资料，是办公室在工作与管理过程中产生的、能够起到信息记录、传递与保存等功能的文本资料。随着我国社会相关制度的不断完善，以及办公室管理与工作水平的不断提升，以往的文档管理工作弊端也逐渐浮现出来。因此，本文对办公室文档管理中的公文管理与保密工作进行探讨。
关键词：办公室；文档管理；公文管理；保密工作
公文的管理与保密工作是否得到有效的贯彻执行，对于经济组织以及党政机关而言都有着不容忽视的重要价值。从实际工作的角度看，对于公文的保密和管理，是从长期的视角出发对组织实现保护，并且提升整体工作效率的必要基础，因此只有在对相应的法律法规坚持贯彻的基础之上，结合不同组织环境特征展开有效的保密工作，才能获取良好效果。
1公室文档管理中公文管理和保密工作的重要性
随着市场经济的不断发展，办公室公文管理及保密工作越来越收到企事业单位的重视。公文管理工作周密细致，保密工作做的好，可以有效的保证单位资料的规范以及独有性。尤其是一些技术问题，如果管理上存在问题，就会带来很大的麻烦，尤其是如果出现泄露的现象，那就给单位带来不可估量的损失。为此，研究和探讨办公室公文管理及保密问题是一个重要的课题。本文从办公室公文管理及保密工作的重要性出发，分析了目前办公室公文管理工作中存在的问题，并在这些问题的基础上重点的探讨了办公室公文管理及保密工作的具体措施。最后得出：企事业单位在以后的办公室管理工作中，必须提升公文管理的质量，落实更加有效的管理措施，制定更加�致的公文管理人员的岗位职责，领导层做好监督工作，从根本上落实公文管理工作的规范同时保证公文文件的安全性。只有这样，才能不断的提升办公室公文管理水平，提升文件的保密度，让单位处于一个健康可持续的发展轨道中。
2办公室文档管理中存在的问题
2.1公文管理制度不够细致
目前，很多的单位对于公文管理工作没有制定更加详细的管理制度，在管理工作中出现问题，不知道如何处理，这就给增强公文管理及文件保密工作带来了很大的麻烦。主要是缺乏有效的管理依据，所以制定详细的管理制度是非常关键的。
2.2单位领导层缺乏对于文件保密性的认识
单位领导层由于工作太多，任务繁忙，缺乏对公文管理工作的过问，也缺乏对于文件保密性的认识。信息化飞速发展的现在，做好单位技术保密工作是非常重要的，有利于在同行业间保持技术的领先性。为此，在以后的管理中，必须加强单位领导层对文件保密的认识度。
2.3重视上级来文，轻视下级行文
公文管理的对象不仅包括进出上行文，也包括对下行文和平行文的收发。服从领导，无可厚非，但是极度重视上级来文，对于下来文件过于随意是不可取的。有的办文人员在收到上级来文时，很快落实，保管严格，飞速办理编号入册归档；而收到下级行文时便不急不忙的将行文送于各方领导阅示后，随之丢于一边，等到其他类似文件集中一并归档。
3办公室文档管理中的公文管理与保密工作措施
3.1建立完善的公文管理及保密工作的程序
现代企业管理制度下企业对于文书工作愈发重视，也加大了对公文的管理和保密力度，为了解决当前企业公文管理和保密工作中出现的权责不明确问题，为了避免管理上的混乱、避免公文文档的不规范，扰乱企业的保密工作。必须要建立完善的公文管理及保密工作的体制，这是进行公文管理的前提，这样才能够让工作人员明确自己的权责，明确自己办事的程序，明确任务及后果，这样才能更好的去进行公文管理及保密工作。在该体制中，要明确具体的公文保管程序，要明确保密工作的注意事项，明确公文管理中不同人员的职责及保密责任。
3.2加强公文保密意识建设
公文的安全管理，需要在公文登记制度、查阅制度与保存制度合理的前提下得以保障的，需要文档管理人员、公文经手人员、公文调取与查阅人员共同努力来实现公文的保密工作。因此，上榜公示需要充分意识到公文保密的重要性。具体可以从以下角度入手：第一，文档管理人员需要提升自己的公文保密意识，从公文的保存、归档、等级、调取、查阅等全部环节，严格执行相关制度，切实保证公文安全。第二，办公室全体人员都应当树立公文保密意识，具备警惕心理，在接触公文的时候，要约束自己的行为，在内心敲响警钟，做到不该自己了解的不去了解，不该自己传播的不去传播，在公文借阅的过程中要切实保障公文安全，避免泄密的可能性。从制度的角度来看，还需要对不按正规程序借阅公文的工作人员或允许无关人士查阅公文的文档管理人员进行严肃处理，可以从经济层面加以惩处，提高办公室全体工作人员对于公文保密的警惕意识。
3.3正确处理公文的利用与保密关系
严格公文管理和利用的原则是保持一致的，公文管理人员一定要重视公文的利用。但是，不要只片面强调公文的利用，忽视管理和保密，将公文任意传达或传阅，不该传达的也传达，使机密外泄；也不要只是单纯为了保密，该传达的不传达，耽误了公文的时效性，影响工作效率。将利用和管理相结合，即不为了保密而忽视利用，不为了利用而忽视保密，做到灵活管理，从而推动各项工作的开展。
3.4加强公文管理队伍的建设
建立一致高素质的公文管理队伍是做好公文管理工作的重要保障。强化文件管理人员责任、提高业务综合素质，定时组织其学习相关法规法律及企业单位的规章制度，让其了解公文管理的重要性、公文管理的意义和其自身的责任，让其警钟长鸣。合理实施表扬和激励，从而进一步增强其事业心和荣誉感。
3.5做好文件清退、销毁工作，确保密级文件不遗失
做好公文相关文件的销毁工作，是其保密得以实现的重要环节，该项工作确保密级公文不遗失。每个工作周期结束，对当年本单位所收到的文件特别是密级文件对照收文登记作一次清点，对于清退整理过的、经鉴定没有保存价值的公文、资料、刊物等，按规定予以销毁。通常而言，销毁的手段主要是将公文在专用的焚烧炉内进行烧毁，也可以将其送到指定的造纸厂进行再利用。无论是何种方式，都应当确保相关公文销毁工作得到落实，避免存在安全隐患。
3.6建立有效的公文利用监督体制
在企业内部加强对公文查找和翻阅的资格的审查，在一定程度上减少企业信息的泄密现象，在公文流通的范围内，建立可靠的监督体制，防止秘密文件、机密文件和绝密文件的信息丢失，建立有效的公文利用监督体制，对于企业的长期发展非常有必要。此外，应注重有大量的资金做支撑，加强引入高科技设备，采用实名制阅读，通过给每个员工配备一卡通等高科技设备，对阅读对象有要求的公文，能够在最大程度上保证公文的机密性。
结束语：
综上所述，办公室文档管理中的公文管理及保密工作的重要性越来越突出，要做好公文管理及保密工作，不仅仅需要公司制定完善的公文管理及保密制度，同时还需要公文管理人员提高自己的素质，严格按照制度进行相关的管理工作，也需要监督部门的监督。只有做好各方面的联动，才能提升企业的公文管理工作水平，保证保密工作的万无一失。
参考文献：
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[2]王菊红.论办公室文档管理中的公文管理与保密工作[J].大科技，2014（20）
[3]周小芳.办公自动化环境下电子文件保密管理[J].环球市场信息导报：理论，2014（4）