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摘要：当下，随着我国经济的快速发展，企业的发展也十分迅速。档案是企业各种信息的重要载体，在企业的发展方面起着至关重要的作用。随着信息技术的不发展，企业的档案也在向着数字化发展，成为了企业档案管理中一个重要的机遇。通过数字化的方式对企业档案进行管理，能够切实提升企业管理档案的水平，使档案更好地发挥其利用价值。文章首先介绍了企业档案数字化，随后对企业档案数字化的优势做了阐述，最后分析了企业档案数字化的关键措施，希望对企业档案的数字化建设有所帮助。
关键词：企业；档案；数字化建设
引言
档案无疑是企业信息和企业的无形资产，也是企业宝贵财富的另一种形式上的载体。随着网络数字信息化的出现，档案信息在对公司治理生产和运营管理的发展中发挥着越来越重要的作用。这也就要求企业要扩大档案信息的分布普及情况，以及覆盖范围的加大和健全使用权限的管理体系，要积极引导企业开展对企业档案数字化的建设，并制定好建设的计划方针和具体内容规划，从而使企业可以全面高效地促进企业档案管理与现代化管理先进技术相结合。
1档案数字化的内涵
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技加工成数字档案形式，以企业局域网为平台，通过档案管理软件进行检索、阅读，为提高企业档案管理水平、提高效率，增强企业档案服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。
2企业档案数字化的优势
2.1有利于提升经济效益
档案数字化就是将传统的纸质档案和实物档案转变成可用计算机存储的形式，首先为企业节省了很多实体空间，其次减少了很多企业在用纸、印刷设备、相关人员、耗材等方面的支出，这样在管理上的成本就降低了很多，相对来讲经济效益就可以得到提升。
2.2有利于档案资源的开发利用
科学的检索，是档案信息资源开发利用的必要保证，检索的快慢直接影响着档案信息资源开发和有效利用。将纸质档案和实物档案数字化后存储到档案管理系统，运用档案管理系统智能检索的优势就可以得到快速、充分的利用。档案数字化可以极大提升档案信息资源的利用效率，办公人员可以更加方便的查阅到所需要的档案资料。另外，档案数字化也使企业传统的档案管理部门变为企业数据存储管理中心，改变单一的馆藏结构，密切注意企业改革发展的新领域，提高档案信息资源开发的质量和层次，以丰富的档案内容最大限度的满足企业改革发展利用档案的需求。
2.3有利于档案原件的保护
企业档案真正的价值是开发利用过程中体现出来的，在企业经营管理、法律诉讼、安全生产等方方面面中，档案发挥着日益重要的作用。但是受到传统载体的限制，反复借阅档案会使档案实体出现老化和损坏，企业要想长期稳定的使用实体档案就需要投入大量修护资金，但是档案数字化以后，不仅避免了传统载体易损坏的缺陷，还有效保证了档案的安全性。
3企业档案数字化建设的关键措施
3.1建立推进企业档案数字化建设的制度
任何一项工作的顺利开展都离不开制度的约束，企业档案数字化建设也一样，需要建立一套科学完善的保障措施体系来推进企业档案数字化建设。第一，要结合企业实际情况制定统一的档案信息归档日期，提前归档或者未按时归档的都要对相关责任人进行严格的处理。第二，将企业各个部门的档案工作情况加入到年终绩效考核指标中。第三，强化档案工作责任制，企业各部门要将初始档案的建立工作细分到人头，进而相关资料的收集、整理、保存和上交等程序才能得到有效的保证，相互之间还能起到监督和提醒的作用，从而养成良好的档案管理习惯。另外，由于档案管理中的保管环节涉及收集、著录、标引、数据加工、检索和保密等多个重要环节，针对此必须建立系统性的工作秩序。
3.2加大数字化档案信息数据库建设的力度
在企业档案数字化建设的过程中，档案数据库的建设是最关键的部分，其关系到企业今后进入数字化档案管理的顺利性。对此，一方面要加大档案信息资源数据库建设的力度，主要从两个方面入手：一是检索型档案信息数据库，主要针对开放性的档案，提供范围、目录和检索途径。二是文件型档案信息数据库，主要用于完整顺利地载入档案文件，为企业提供通过网络获取档案信息的服务，因为这两种是应用最广泛的档案信息数据库类型。另一方面，加大电子文档管理系统的建设力度，电子文档管理系统是以数字化形式存在的一种软件应用系统，针对各种电子文档，其具有强大的录入、修改、查询和归档等功能，该系统还同时具备强大的扫描和数码摄像功能，能将传统的以纸质形式存在的信息内容进行数字转化，并对转化后生成的电子文件进行科学的管理，包括起草、审核、签发和归档等流程，最后对这些电子文件的储存和使用情况进行实时监控。
3.3加强档案现代化队伍建设
加强数字化技术培训，培养数字化技术人才，加强档案现代化队伍建设。由于电子文件信息内容的数字化、文档管理的集成、用于存储电子文件的技术支持以及开发和使用的多样化形式，使得电子文件管理越来越比纸质文件管理在优异性方面逐年增加。只有进一步加强企业档案中数字化人才团队的建设发展，才能有效促进企业档案数字化，以便在高效的数字化方向上快速发展，从而配合企业的生产规划。同时这也就要求企业需要对企业信息管理工作的现代化发展逐渐重视并实施，加强对档案数字化处理的落实工作。要有计划和有组织地开展对档案处理人员的教育培训工作，加大对相关工作人员的福利照顾政策，为档案数字化建设的稳步推进与持续发展打好坚实的基础与保障。
结束语
作为企业内部各项业务活动开展的重要凭证信息，档案管理属于企业的信息资源管理无形资产管理，对于企业未来的管理工作规划以及经营发展战略制定等具有依据性作用，提高企业档案数字化建设水平，就是提高企业内部信息管理服务水平。计算机网络技术的不断应用和发展，实现了企业档案管理的数字化管理，这对于提高企业档案管理的便利性、可靠性具有重要影响。在企业档案数字化建设工作实践中，需要企业根据自身的实际月经营发展需求，构建数字化的档案管理系统和信息平台，在信息平台上，对企业的内部相关业务信息进行适当的渗透，使传统的封闭式管理模式得以突破，提升企业档案信息的共享效率。
参考文献
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