郑焯楠／广东轻工职业技术学院
【摘要】高校目前的人事档案管理工作相对滞后，已经不能满足高校人事制度的发展需要，改革创新高校人事档案管理制度迫在眉睫。高校人事档案管理需要从宣传方式、材料收集方法、管理技术、使用渠道以及思想认识方面进行创新，只有这样才能使人事档案高效地为高校的教学、人才培养、管理等各项工作提供优质的服务，才能积极推动高校的改革与发展。
【关键词】高校；人事档案；创新
随着社会的进步，高校的快速发展，高校的人事档案管理必须要不断改革创新，与时俱进。就目前高校人事档案管理中存在的种种问题，如：管理技术落后，管理队伍建设不足，人事档案内容过于简单等，高校人事档案管理的改革迫在眉睫。创新就是需要切实提高高校人事档案管理的工作效率，只有高效率的管理水平才能推动高水平的人才建设，推动高校行政和教师队伍的建设。
一、创新的必要性
《普通高校档案管理办法》要求：“学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。”而教师的人事档案是高校档案的重要组成部分。人事档案的管理就是将教师的人事档案收集、整理、保管和提供使用。社会的发展，尤其是在市场经济条件下，高校的人事档案管理与市场经济的发展程度和科技发展水平密切相关，经济的发展，人才的流动，人力资源的有效利用，给高校人事档案管理带来了巨大的挑战，必须要创新一种新的管理模式才能适应社会的发展。
目前的高校人事档案管理工作相关的制度不够完善、档案管理人员不专业，技术手段落后、干部人事档案缺漏严重、信息化程度不高等，这些都严重制约着我国高校人事档案管理工作发展进程，因此，改革高校人事档案管理制度，创新管理技术与方法显得尤为必要。
二、宣传方式的创新
干部人事档案呈现的事一个人的成长历程，记录着个人的思想情况、工作能力、综合素质、学术科研等信息，与本人的政治前途，职业发展密切相关。干部人事档案的管理工作其实是一个动态的管理过程，随着时间的推移，干部信息不断变化，档案信息就必须更新增补。因此，必须要向教职工广泛宣传档案资料的重要性，要让广大教职工认识到档案材料在个人发展的作用和地位，知道自己所写的哪些材料属于归档内容，能主动将档案材料送归档案管理部门，确保干部档案材料的完整性。在宣传过程中，应充分利用各种宣传途径，如校园网站、广播台、宣传栏等，宣传的形式应该多元化，可以利用办展览，开讲座，发放宣传材料、举办演讲比赛和知识竞赛等广大教职工喜闻乐见的形式，宣传的内容应该多样化，重点集中在人事档案管理的内容和要求，以及档案管理的政策法规。
三、材料收集方法的创新
随着高校的发展以及人事制度的改革，对教职工的学历、学位、考核、考察、培训、论文成就、职称评聘、专业技术晋升等需要归档的材料不断增多，这就给干部人事档案材料的收集带来更大的挑战。档案收集简单来讲就是按照档案形成的规律，把分散的材料接收、征集、集中起来。档案材料的收集是干部人事档案工作的基础，是评价干部人事档案管理工作的一个重要指标，必须始终坚持把收集补充干部人事档案材料作为干部人事档案管理的重点工作来抓。档案管理人员在收集档案时，应改变以往被动的状态，创新工作动态，做到里外相结合。
四、管理技术的创新
高校人才流动频繁，档案信息变动快，由于其自身的特殊性，传统的干部人事档案的管理方式已不能满足高校综合发展的需要，必须要从管理技术上进行创新。一方面，要利用现代化的手段，采用科学的方法和技术去收集、整理、保管、使用干部人事档案，实现人事档案信息计算机筛选、排序、分类、汇总，纸质档案与电子档案共存的管理机制，转移档案管理的重心，从档案的实体管理到电子化管理，使用计算机、扫描仪、摄像、缩微等设备和应用档案管理的专门软件；另一方面，学校要加大投入，建立档案信息网络化管理平台和干部档案信息库，通过网络平台收集更多的档案材料，及时更新档案数据。干部人事档案管理实行信息化，数据只需要一次性录入，便可多次反复利用，有利于提高档案管理人员的工作效率，有利于提高纸质档案的保存年限，有利于提高高校干部人事档案的利用率，因此，高校干部人事档案的信息化管理势在必行
五、使用渠道的创新
我国现行的档案查阅制度比较严格，在查阅手续上凸显繁琐，效率低下，作为高校人事档案管理人员，要懂得与时俱进，创新思维，摒弃不合适宜的传统档案管理制度，不断改革和探索适应时代发展的新的干部人事档案制度，创新干部人事档案的使用渠道。提高档案的使用率，必须要改革干部人事档案的查阅制度，适当放开人事档案中的部分材料，拓宽档案的利用渠道。首先是对不同的干部授予不同的档案查阅权，实行不同级别不同的查阅档案管理办法；其次是将现有的十大类档案材料实行区别对待，分类管理，对于学历、学位、专业技术、职称、职务变化，科研成果、表彰奖励等业务性较强的材料可以适当放开。而对于那些涉及到国家机密、社会利益、组织考察、干部任免、个人隐私等材料仍执行保密制度。实行干部人事档案的分级管理，按照类别适当放开，可以有效提高干部人事档案的使用率，拓宽人事档案的使用渠道，使干部人事档案发挥其应有的作用。
六、思想认识的创新
高校干部人事档案管理工作是一项具有秘密性和持续性的工作，是属于比较低调的工作，而部分单位的领导往往就对这些人事档案的管理不重视，将档案管理看成是一般的文件管理，思想认识不深。由于意识淡薄，直接导致了干部档案管理工作在办公场所、经费投入、人员配备等方面达不到基本的保障，严重影响了干部人事档案管理工作的正常开展。要做好干部人事档案管理工作，必须要得到学校领导的重视和支持。首先，学校相关领导和档案管理部门要从根本上认识干部人事档案管理工作的重要性，统一认识，转变观念，深入到档案管理单位去了解工作开展情况，及时发现和解决档案管理过程中存在的问题。其次，要加强组织管理，在学校成立一个干部人事档案管理工作领导小组，健全机构，保证干部人事档案的各项政策和规定得到有效落实。此外，将干部人事档案管理和改革工作作为一项重要内容列入工作要点，在组织上和制度上给予保证，在人力、物力和财力上给予大力支持，并将档案工作的投入列入学校经费预算，建立专项经费，加大对人事档案设施设备的投入，改善干部人事档案工作人员的办公条件和档案保管条件。
高等院校应重视人事档案管理工作，提高人事档案管理人员的素质，不断推进人事档案管理的信息化，抓住机遇，注重改革创新，善于运用高科技，顺应历史的潮流，与时俱进，实现高校人事档案管理的飞跃。只有这样才能使人事档案高效地为高校的教学、人才培养、管理等各项工作提供优质的服务，才能积极推动高校的改革与发展。
【参考文献】
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