临沂市公路局兰陵县公路管理局山东临沂277700
摘要：目前，做好文书档案的收集与归档工作是单位文书档案工作的重中之重，文书档案资源与日俱增，一些单位文书档案的收集与归档工作存在着较大的难度，限制着本单位档案工作的开展。因此，要采取切实可行的优化措施，提高档案管理人员的综合素养，确保本单位文书档案收集与归档工作水平的稳步提升，顺应本单位事业的发展趋势。
关键词：文书档案；收集与归档；建议
1导言
文书档案收集与归档工作是对单位过去及当前相关业务活动、单位发展中面临的相关问题及解决办法、单位发展成果等信息的收集、记录及保管。作为办公室档案管理的重要组成部分，文书档案收集及归档工作对工作人员有更高的标准及要求，需要工作人员具备良好的奉献精神及高度责任心，同时还要掌握基本的工作能力，这样才能确保办公室文书档案工作有序开展。
2做好文书档案收集与归档工作的重要性分析
办公室文书档案收集与归档是企事业单位的一项基础性工作，能够为其他业务活动的进行提供可靠依据。在办公室文书档案中记载了企事业单位在特定时间内某事件的情况，并详细记载了问题的形成、解决和结果。企事业单位领导在制定决策的过程中，很多时候都会参考文书档案，包括会议记录、审批等资料，这样才能保证决策的准确性、科学性和有效性。由此可见，做好办公室文书档案收集与归档工作，不仅可以对企事业单位战略发展产生促进作用，也有利于各项工作的顺利开展，具备重要的意义。
3当前文书档案的收集与归档工作中存在的不足之处
3.1工作人员意识薄弱
很多单位的办公室文书档案工作中会出现注意力不集中、文书档案收集及归档工作拖延、滞后的情况，很多工作都难以开展到位，甚至出现敷衍了事的情况。有些文书档案管理人员缺乏对文书档案管理的意识，在具体工作中往往重视红头文件，对于普通文件缺乏关注，造成整体的文书档案收集及归档工作效率不高，经常发生遗忘、疏漏、档案丢失等问题。还有一部分工作人员认为文书档案收集及归档工作与单位发展不相关，工作不是很重要，难以全身心地投入到工作中，使信息资料收集缺乏深度及精度，间接影响到单位未来的发展。
3.2单位对文书档案收集及归档工作管理力度不大
虽然办公室文书档案收集及归档工作日益得到重视，但是单位对该工作的管理依然缺乏重视度，文件资料缺失、破坏等问题依然存在。造成文书档案资料不全或者损坏的原因很多，主要是因为归档模式不科学、管理不到位。很多单位归档模式依然是文字资料归档，电子文档缺乏重视度。此外，没有按照归档流程，很多文件随意放置，一旦需要查找相关文件资料将耗费大量时间及人力，耽误其他工作的顺利开展。
3.3文书档案收集及归档不全面
在文书档案收集及归档工作中，经常发生收集不全面、不系统的问题。鉴于文书资料种类繁多、资料涉及内容较广、来源复杂，如果出现文件材料遗落的情况，收集的难度将更大。此外，因为文书档案管理人员疏忽或者身兼多职，致使文书档案收集难以深入进行、精力及时间有限，这些均会造成档案资料无法全面收集。
4做好文书档案收集与归档的建议阐述
4.1利用系统及时收集材料，优化档案服务
目前，数字化办公系统建设在不断推广过程中，很多政府部门、机构单位已经对办公自动化系统（OA系统）进行广泛的应用，以便于办公信息的收集与处理工作的开展，有利于实现数字化办公的长远目标。借助办公系统的应用，大大提升了文书档案工作的便捷性与安全性，工作进度也得到了明显的加快。因此，文书档案工作人员要加强OA系统的应用，设置OA系统账户权限，以便在系统中对上级要求上报内容、领导批示以及主办部门等方面进行查看。文书工作人员通过跟踪办理情况，如果完成办理事项，要及时向主办部门收集材料，不能等到第二年再进行材料的收集，以免丧失材料收集的有效性与实时性，避免了材料丢失的现象。与此同时，档案工作人员要定期向文书工作人员进行材料的收集，并且定期开展编研工作。档案工作者要加强编制完成专题的广泛利用，为相关领导和部门工作的开展提供相应的便利性，使各部门都能充分认识到档案收集、归档的重要性，进一步强化领导和相关部门人员的重视程度。
4.2深入了解业务动态
要想保证档案工作的完整性，实现档案的高效利用，要及时核查所有请示和相关报告。对于批复文件来说，在归档过程中要将请示与批复整理相互结合在一起。如果没有正式批复但有处理意见的，要在请示文件中做好备注，并且在备注处加盖拟办部门公章。同时，要善于通过各种各样的途径来了解部门业务动态，比如：OA系统、官网、官方微信微博等；档案工作者要加强与相关部门档案人员的交流与协作，要充分发挥各个部门档案人员在档案收集与归档工作中的纽带作用。此外，在与本单位业务息息相关的网络查阅中，一定要及时进行下载和保存，确保收集用户归档材料的完整性与全面性。
4.3采用适应时代的文书档案收集与归档工作方式
现阶段，文书档案管理工作越来越繁琐、复杂，人员数量也在与日俱增，必须要改变以往传统的档案收集与归档的管理方式，要采用与时代发展相契合的工作模式来进行文书档案的收集与归档工作。在资料收集方式中，要发挥一定的主动性和积极性，尤其要对利用价值高的文书档案进行主动收集。
4.4加大档案人员的培训力度
档案管理工作人员的管理水平与文书档案的收集、归档效率的联系是密不可分的，要想确保文书档案收集与归档效率的稳步提升，就必须要对档案管理人员开展一系列的业务培训与指导。因此，各单位要监督档案管理人员的工作行为，提升自身的业务水平。定期组织安排工作人员到档案局参加培训，掌握专业的档案管理知识、范围以及流程等。同时，在培训期满以后，要对其培训成果进行考核，给予相应的考试成绩，对于成绩良好的人员要给予一定的物质奖励和精神奖励；反之，要给予一定的惩处，不断激发工作人员工作的热情与潜能。
4.5确定文书档案的归档范围，制定相应的完善制度
文书档案的收集与归档的党政文件材料对于本单位的长远发展具有良好的凭证和研究价值。归档的党政文件材料要全面反映出本单位党政部门职能活动的整个过程。文书档案要加强纸质文书档案的征集。归档的党政文件材料要从相关规律出发，加强彼此之间的联系程度，要结合不同部门的实际情况进行。除此之外，各单位还要设立档案管理专项经费，各个部门最好要设置独立的文书档案资料室，文书档案柜要与其他资料分离，不能与其他资料混淆在一起，要及时对文书档案进行收集与归档，要及时移交至单位综合档案室集中管理。各个部门和单位要结合自身发展的实际情况，构建完善的文书档案收集与归档工作的管理制度，要积极深入到其他单位或者部门进行考察，档案管理人员要明确所有文书档案收集时间和档案归档的范围等。要成立相应的监督小组来加强文书档案的收集与归档工作的监督，进而调动档案管理人员工作的积极性。
5结束语
综上所述，办公室文书档案收集及归档工作是企业重要的工作事项，必须从工作人员的思想认识上、制度构建、模式创新上逐步优化加强，使办公室工作人员及管理人员能够充分认识到文书档案收集及归档工作的重要性，转变过去错误的思想认知，还要不断构建出全面、细化的工作制度或者规范条例，创新工作模式，一方面可以对工作进行监管及约束，另一方面可以保证文书档案的规范性及完整性。
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