新疆喀什地区疏勒县人民医院844200
摘要：现阶段，我国信息化建设有较大进展，并在其发展过程中促进了诸多行业的进步。如何将信息化技术有效运用到文书档案管理工作中，进一步提升文书档案管理的效果，成为众多文书档案管理工作者关注的问题。鉴于此，本文将对信息化背景下的文书档案管理工作进行探讨。
关键词：信息化；文书档案；管理
随着信息化时代的到来，传统文书档案管理方式的弊端逐渐显现出来，无法满足实际工作需要，难以提升文书档案管理工作的效率和质量。因此，为了顺应社会发展形势，进一步增强文书档案管理工作的有效性，有必要引入信息化技术，转变文书档案管理的工作模式，推进文书档案管理工作有序、高效进行。
一、树立信息化的管理理念
众所周知，在活动的有序开展过程中，思想理念发挥着极其重要的指导作用。要实现信息化文书档案管理，自然也离不开信息化管理理念的指导。因此，为了充分发挥这种管理理念的指导作用，单位领导以及有关部门负责人应当对信息化文书档案管理形成清晰、全面的认知，主动转变落后的管理思想观念，积极树立信息化的管理理念，并在单位中倡导加强信息档案管理、提供优质信息服务[1]。同时，要根据单位的实际情况适当加大人力、物力和财力投入，积极引进先进的信息化设施、技术，为实现信息化档案管理创造有利的硬件条件以及工作环境。其次，要在信息化管理理念的指导下有序进行文书档案管理，在实际工作过程中合理运用信息化技术、设备以及档案信息处理软件，通过人机交互有效减少手工操作，简化文书档案的管理流程和操作步骤，更快速有效地对文件资料进行查询、整理、编目、分类和收集，从而进一步提高档案管理工作的效率。
二、建立信息化的管理平台
基于信息化时代，以往的人工管理方式逐渐被信息化管理技术和设备取代，而要进一步简化文化档案管理的工作环节，降低工作的难度和强度，有必要开发信息化的管理系统，建立信息化的管理平台。具体来说，要从以下三个方面着手开展相关工作。
首先，要建立信息化的加工系统。该系统的设计目标是减少文书档案管理的损耗时间和人工投入，增强其自动化水平。这要求以文书档案资料为依据，做好档案信息的初级加工设计，以便可以借助该系统有序开展文书资料的基础录入、整理、分类和收集等工作。
其次，要建立信息化的存储系统。通常，文书档案的内容较复杂，数量较多，人工管理的工作强度往往较大，工作效率普遍较低。因此，要根据单位实际情况创建文书档案数据库，实现对文书资料的信息化存储。在创建该数据库时，需要对完成初级加工的文书档案进行进一步的设计，使其数字格式更加统一、规范，以便可以借助信息处理操作对文书资料进行存储、分类和编目，并为有效分享、验证和查找文书资料提供便利。
再者，要建立安全有效的保密系统。在对文书档案实施信息化管理时，如何充分做好保密工作是一个亟待解决的现实性问题。对此，要加强保密软件的设计、开发工作，根据档案的保密类型和级别进行针对性的加密处理，同时对文书资料的查阅范围和权限进行设置，确保在查询文书资料的时候，档案使用者和管理者所享有的访问范围和权限是不同的[2]。如果档案的保密级别较高，要分享或使用其中的文书资料，应当先申请验证，然后待审批过关后才能进入访问。
三、打造高素质的管理队伍
切实提升文书档案管理的信息化水平离不开管理人员的作用，因此，有关单位和部门要采取积极措施打造高素质的管理队伍。具体来说，可以从以下两个方面着手来提高档案管理队伍的综合素养和整体素质。
第一，要提高档案管理人员的纳入门槛，对管理队伍进行科学规划。为此，在选拔管理人才的时候，不仅要对其档案管理理论知识进行考核，同时也要对其计算机信息技术运用能力进行考察，以确保选用的人才既具有较强的专业素质，也具备较好的信息技术能力，能够达到信息化文书档案管理的高要求。
第二，要重视档案管理人员的业务培训，对管理队伍进行优化完善。例如，可以定期组织档案管理人员参加基础知识以及计算机技能方面的培训。在培训的过程中，向管理人员介绍国内外先进的文书档案管理思想和方法，并教授其当前使用广泛的计算机应用技巧，适时开展档案管理方法推介会、计算机操作训练，以便管理人员能够进一步提升专业水平和实际应用能力[3]。同时，也可以不定期邀请文书档案管理方面的专家、学者来单位进行讲座，使管理人员能够接受先进思想观念的熏陶，主动加强自我反思和提升。
结束语
综上所述，在信息化时代下，为了实现文书档案管理工作的长足稳定发展，有必要紧跟时代步伐，树立信息化管理理念，积极引进先进的信息化设施、技术，设计、开发信息化管理软件和系统，建立信息化管理平台，同时提高管理人员的纳入门槛，定期组织管理人员进行业务培训，以逐步实现文书档案管理的转型、升级，有效增强管理工作的效率。
参考文献：
[1]林李霞.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].办公室业务，2014，03：154-155.
[2]刘喜珍.信息化背景下文书网上档案数据管理工作初探[J].网络安全技术与应用，2015，03：43+45.
[3]宋茜.基于信息化背景的文书档案管理工作分析[J].办公室业务，2015，12：43.