山东省威海市文登公路管理局山东威海264400
摘要：在事业单位的运行及发展过程中，档案管理工作是一项非常重要的内容，档案管理效率影响总体运行的效率，然而现代化方式的充分利用，加速档案管理自动化水平的发展，使它能够有效地应用。现代社会要求事业单位的档案管理工作也要向着现代化方向发展。对档案进行现代化管理，能够改变传统管理方式中工作效率低、准确率低、信息掌握不及时等弊端，从而提高档案管理效率，提升事业单位的整体管理水平。本文浅析事业单位档案保存与利用管理。
关键词：事业单位；档案保存；管理方法；管理理念
引言
当前，社会经济不断向着市场经济转变，无论是民营企业还是事业单位，都面临着激励而残酷的市场竞争环境。事业单位要想在这种环境下赢得健康、稳定的发展，为社会主义建设作出贡献，就需要转变自己的经营与管理理念，提升自己的办事效率，尤其是档案管理。由于事业单位的档案管理种类繁多，数量庞大，所以档案管理直接决定着事业单位的管理水平、决策水平和未来发展。这就要求事业单位档案管理部门能够清醒地认识到自身存在的弱点，与时俱进，有效开展档案的保存与利用工作，将事业单位的工作效率与业务发展提升至一个新的台阶。
1事业单位的档案资源的重要价值
事业单位在社会公共服务中发挥着至关重要的作用，例如医疗服务单位为保证国民健康提供了坚实的保障和支撑，学校和政府机关为推动社会的整体发展发挥着积极作用。事业单位在运行及提供服务的过程中积累了丰富的档案资源，这些信息主要来自于具体的工作实践和一线调研，能够真实而客观地反映事业单位服务的真实情况，具有公正、真实的特点。同时，档案中包含的各项工作经验给后期事业单位工作业务的拓展、改善等提供了良好的借鉴，对推动事业单位服务改革具有重要作用。因此，保存并利用好事业单位档案资源是符合社会发展的内在需要的。事业单位的服务对象是广大的人民群众，这直接决定了事业单位档案资料的大众化与社会化特点，当前我国正处于社会转型的关键时期，社会矛盾、经济矛盾较为突出，但是也日趋明朗，结合当前社会大众的心理开展相关的社会管理工作尤为必要。而所有这些工作都需要事业单位长期工作过程中积累起来的档案信息作为支撑。
2事业单位档案保存与利用的现状分析
虽然在社会经济的不断发展之下，事业单位已经充分认识到档案管理的重要性，且档案资源的价值也得到了日益的凸显，但档案管理现状依然不容乐观。一方面，事业单位在档案管理过程中，由于对档案资源的利用不足，在相关档案资源的开发中多使用传统的借阅形式、资料查阅形式，对于单位以外的人员查阅档案信息存在较大的限制，使得资源共享机制缺乏，单位档案信息不能得到深层的开发与利用；另一方面，普通的档案管理在保存上多存在破损与残缺现象，加之档案管理工作制度没有落实到位，使得档案的完整性、精准性、有效性得不到保障。再者，由于受到传统档案管理观念的影响，且技术水平有限，导致档案信息资源不能得到永久性的保存，尤其在当前档案种类不断增多的情况下，档案数量也急剧增多，如果依然沿用传统的档案管理方法，就会大大降低档案的保存与利用效率，使档案的寿命周期缩短。很多事业单位在资金投入、人力资源管理上还存在较大的缺陷，造成了档案管理工作与本单位的运营状况极不相符的现象，加之信息保密制度上的不足，使得公开查阅的资料信息较少，不能充分发挥档案信息的重要作用。
3事业单位档案保存与利用的管理方法
3.1加强档案标准化、规范化、科学化管理
3.1.1规范化和标准化
事业单位的现代化档案管理是以高新科学技术和现代管理的理念为基础的，要想实现现代化管理，就必须实行标准化、规范化管理。在实际工作中，许多事业单位由于忽视档案管理工作，并不注重档案的标准化和规范化管理。因此，事业单位需要尽快制定档案管理的相关规章制度，使得“有法可依”，并且严格执行制度，明确划分内部责权，努力实现内部档案管理的现代化。
3.1.2科学化
科学化也是事业单位现代化管理不可缺少的要素之一。在制定档案管理的制度标准时，需要结合实际情况，注重制度的科学性；在档案管理工作中，采取新型科学设备对档案进行科学整理和分配。只有在这种情况下，档案管理的现代化才能具备活力。
3.2加强档案管理队伍建设
事业单位的档案管理队伍建设直接关系到事业单位的管理效率、运营效率。因此，需要构建一支拥有超高水平、超高技能、超高品德的专业档案管理队伍，让档案管理工作更加的专业化、标准化。在这当中，首先需用提升档案管理人员的聘用要求，确保工作人员具备扎实的专业素养与较高的综合业务水平、崇高的品德，能够担负起档案保存与利用的重任。另外，事业单位还要建立一套科学而完善的档案管理体系，对已入职的档案管理人员进行定期的业务培训、专业宣讲，提升工作人员的计算机操作水平、归档水平、文字表达力，使其能够专注于档案管理工作，独立解决工作上的难题，让档案信息更加真实、可靠、精准。与此同时，事业单位还要注重引进先进的档案管理人员，为事业单位的档案管理工作注入新鲜的血液，推动档案管理工作的系统化、全面化、科学化发展。在这个过程中，要求事业单位加大人力与物力的投入，并协调各部门之间的关系，形成良好的工作氛围，让档案的保存与利用价值实现最大化。
3.3完善档案管理软、硬件设施
现代社会是信息和科技社会，计算机技术和网络技术在档案管理中的地位越来越高。事业单位需要根据实际工作情况建立内部档案管理系统，这样各部门可以迅速安全将档案传递至档案管理中心，再由档案管理人员对其进行统一整理、归类、保存等，这样一来，档案的及时性、真实性、准确性也就得到了保障。计算机等硬件设备在档案检索系统，库房管理，辅助档案业务管理等工作中都发挥着重要作用，它不仅可以增加档案管理的深度和广度，也为档案管理工作提供诸多便利之处。因此，新型计算机设备的配备是档案管理工作现代化的另一重要要求。
3.4提高档案利用效率，挖掘档案潜能
为了充分挖掘事业单位档案所蕴含的潜能，必须从改变档案服务方式和强化档案管理两个方面着手。首先，事业单位的档案管理人员必须积极地与业务人员沟通，将被动提供服务的方式向主动为业务人员提供档案支持服务的方向转变。这些服务工作主要包括信息资源查询服务、分发目录服务等。而且在提供这些服务过程中要热情周到、积极、专业，从而给技术业务人员对档案的充分利用打下基础。其次，在档案的编制及信息化处理过程中，必须积极利用现代的档案信息化处理技术和手段，这样才能够充分提高档案的利用效率。例如，在档案编制过程中对原始资料进行深层次的开发，选择合理的编研目录，确保目录具有普遍的广泛性、实用性及针对性。
结语
档案管理工作是事业单位管理工作的重要组成。在社会发展的新阶段，事业单位要想持续保持活力，提高档案管理水平，就必须更加重视档案的管理工作，摒弃以往传统的档案管理方式，追求现代化档案管理方式。同时应该贯彻落实现代化管理制度，提升档案管理人员素质水平，培养一批具有高技术的档案人才，利用现代化科技，采取现代化管理方法，创造出良好的管理氛围，全面提高档案管理的工作效率。
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