李远朝湖北省气象局服务科430074
摘要：随着办公自动化管理在办公领域的普遍应用，政府机关和社会各行业都在逐步实行“文档一体化管理”，以提高工作效率，加快办公现代化的进程，实现全面、科学的“文件连续体”档案全程管理。
关键词：文件档案；一体化管理；问题
引言
实现文档一体化管理是信息时代档案工作的全新管理模式，是适应电子文件、电子档案管理发展的必然要求。文件、档案一体化管理的最佳实践是，在组织机构内部建立功能涵盖电子文件生命周期业务活动的管理信息系统。
1.文档一体化管理的重要性
众所周知，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展，两者有机地结为一体，才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。由于文档一体化有共同之特点，一是信息上的连续性，二是公文上的相关性。无论是现行文件还是非现行文件，他们的源头、户头都是一致性，都可以用统一标准进行管理，做到即输进库。基于二者之间的关系，开展文档一体化将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础。通过文档一体化管理完全可以统一公文登记内容和档案著录项目使著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、收发文日期等。这就为档案部门今后管理不再重复进行著录奠定了基础。
2.文档一体化管理的必要性
近几年来，随着办公自动化程度的提高，出现了大量各种形式的信息文件，纸质文件逐步被电子文件所替代，纸制档案逐步向电子档案过渡，这给传统的档案管理工作带来了新的挑战。文件作为人们进行信息交流和贮存的一种工具，有其相对稳定的物质载体。文件包含有信息、意识、知识内容的一种物质形态，它与其他物质一样是运动的。文件从其形成后的运转，承办和现行、半现行直到转为档案后的管理和利用，经历了一个完整的过程，档案管理理论界称之为文件的生命阶段或文件周期，它将文件形成和存在过程划分为四个阶段，即制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段、永久保存阶段。通常后两个阶段的文件即是档案。企业单位档案室主要保存第三个阶段的文件，其特点是：1文件形成部门刚刚使用完毕，留待以后继续存查和利用，所以说在一段时间内，仍离不开这些文件，具有档案的第一价值；2保密性较强，处于封闭状态；3文件对形成单位依附性大；4有相当部门文件只有一定时期内有利用价值；5具有永久保存价值的文件，一般必须通过这一阶段的保存和利用。
3.文书档案管理中存在的问题
3.1档案工作人员的培训工作需要加强。在一些单位中，文书档案的管理人员没有经过档案专业培训就直接接手管理文书档案，这样的工作人员对于档案的分类、立卷等专业的文书管理工作只是一知半解，不能深得要领，其专业素质与现代化的文书档案培训工作的要求之间存在很大的差距。在部分单位中，档案管理者虽然是有上岗证书，但是很少有人参加档案培训的深造教育，这些人只是对档案工作有着基本的认识和了解，并不能及时的更新档案管理理念，跟不上现代化档案管理的步伐，更不能够有效的提高单位档案管理的水平。尤其是随着计算机网络技术的飞速发展，利用计算机进行档案管理工作是现代化档案管理的一个必然趋势。档案管理人员更加需要加强专业知识的培训，使单位档案管理工作更加的标准化和规范化。
3.2文书工作和档案工作直接的衔接存在问题。文书工作和档案管理工作直接存在联系又有着区别，是统一又分工的。在实际的文书档案管理工作中，文书工作和档案管理应该相互配合，建立一个分体式的管理体系。实际的管理工作中，文书和档案应该实行一种分块式的管理制度，这才是一种有效的、相对科学的管理。但是在实际的操作过程中，这一体制却在一定程度上拉开了文书工作和档案工作之间的距离。文书工作人员档案意识淡薄，档案管理人员通常很少考虑文秘的工作，这使得两者在衔接的过程中出现很多的脱节的地方。当前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，也就是在公文的格式和处理方法上存在着很多的不规范的，不标准的现象。
4.文档一体化的实现
4.1以“OA”为基础
在OA办公系统平台中，文件承办完后，通过一个数据接口，将需归档的文件材料自动转入档案管理系统中，实行文件和档案一体化管理。福建科易档案管理系统是一个功能完善，操作简单，兼容性和安全保密性强的档案管理系统，对硬件设备要求相对较低，具有管理实体文件、档案目录和电子文件、档案原文的双重功能，能根据单位的自身职能特点和专业信息要求制定数据标准和规范，并随着业务处理平台的变化而改变工作方法，提高工作效率。各科室可以通过本单位局域网，对本单位的文件及档案资料进行查询利用，充分借助OA办公系统平台的基础，实现文件数据库和档案数据库的信息资源共享，提供给各级领导及业务人员利用，并从系统的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，以期发挥各自及总体最大效能，从而提高各类机构管理效能。该系统还可以统一管理档案原文和档案目录著录项目，著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期及收发文日期等。这就为档案室在今后管理工作中不再重复著录奠定了基础。同时，还可以省略收文登记手工操作，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化和查找利用标准化，档案室也就摆脱了繁琐立卷任务。
4.2对文书工作的要求
抓文件登记管理，根据多年的工作实践体会，我们在年终就着手拟订下年度文书立卷类目，以不同问题内容，按问题一年度分类法来分类，并随着问题变化对立卷类目作相应的调整或补充并按文件的形成规律，保持文件之间历史联系的原则，首先登记范围要明确，凡是本单位发文和内部使用的文件要登记，上级机关来文，不相隶属单位相互发文和下级保送文件中，凡需贯彻执行、办理答复或有一定查考价值均需登记。因为收文登记是文书档案管理的关口，只有做好登记工作，才能掌握文件的来龙去脉，使文件管理者做好心中有数，为年度立卷工作打下良好基础。
4.3设备与软件的投入
目前，全省档案管理软件采用福建省档案局推广的福建科易档案管理系统，但在使用科易单机版软件时期OA办公系统对接存在较多问题，究其原因是在进行数据转入时，数据流量较大，对网络需求较高，同时，如果各部门要利用档案资料也不方便。所以档案管理系统与自动化办公系统相统一是文档一体化管理的前提，也是档案管理自动化、信息化、规范化和科学化的基础。因此，必须加大设备与软件的投入，如建立OA办公系统和福建科易档案管理系统网络版软件的无缝衔接，需购置容量大、速度快的计算机和高速批量扫描仪等。
5.结束语
总之，增强对文档一体化管理的认识，才能使档案管理适应新时期要求。只有将文档一体化的理念深深植入新的文档一体化管理工作中，才能把文件管理和档案管理整合为一个系统，进行前编控制和全程管理，以适应信息时代的要求并积极推进信息化建设。
参考文献
[1]王秋楠;企事业单位文档一体化管理浅析[J];黑龙江档案;2011年03期
[2]尉洪信;浅谈文档一体化管理思路[J];科技资讯;2011年24期
[3]王莹;关于文档一体化建设问题的思考[J];黑龙江档案;2011年04期