茂名市不动产档案馆广东省茂名市525000
摘要：随着社会的发展进步，各行各业都处于改革创新的大潮中，档案管理属于单位内部管理工作中的重要组成部分，自然也应当与时俱进。基层档案管理室中保存着大量的以及不同种类的档案，但由于在管理过程中存在诸多的问题，致使着档案资料无法完整的归档以及更好的被利用。基于此，笔者结合自身经验，对基层档案管理室的工作现状以及基层档案管理工作的加强措施提出了如下的分析与探讨。
关键词：基层档案管理室；档案；归档及利用
1、基层档案管理工作存在的问题
1.1领导阶层对档案保护意识薄弱，不够重视
随着市场竞争的不断激烈，基层单位的领导者整天忙于工程的开展以及工作的完成，对与档案相关的法律法规以及专业知识了解不多，大多数的基层领导对档案的保护意识是十分薄弱的。在社会的建设和发展中，诸多基层领导人认为档案管理工作就是档案管理部门的工作，与其他工作环节无关，甚至没有将档案工作列入年度工作的计划中，并对档案管理工作不闻不问，这使得档案管理中所遇到的问题无法解决以及档案管理工作的经费和人员无法得到保障。
1.2档案管理工作的制度不健全，档案管理混乱
在基层档案管理工作中，存在许多单位的档案管理没有合理有效的规章制度，这使得对档案管理工作中的收集、保管、借阅以及保密等环节没有法制保障。虽然有的单位建立了一些档案管理制度，但这些制度只是流于形式却没有贯彻执行，这就使得档案管理工作人员的责任心不强，对档案管理工作也是敷衍了事。当档案被借阅时，也由于没有规范的规章制度，借出的档案没能及时的归还，甚至弄丢，管理混乱。
1.3档案资源保管不妥善，归档不及时
由于基层领导者对档案管理工作的不重视，基层档案管理的环境简陋，对档案保护的措施不够到位，有一些单位的档案资料在管理时就被虫蛀鼠咬，甚至发霉腐败。同时，在基层档案管理工作中，有时档案被借阅，借阅者一般总会推迟归还或不归还了，这就使得档案管理工作人员无法对档案进行及时的归档，久而久之，该份档案就会被管理工作人员遗忘，甚至被借阅者丢弃，这就导致着资源信息的缺失，档案保存的不完整。
1.4档案管理人员更换频繁，业务能力不强
在基层档案管理室中，大部分的档案管理人员都是兼职的。因为档案管理工作人员的薪水收入以及工作待遇等得不到保障，并且档案管理这份工作需要耐心、细心，要有强烈的责任感，所以许多的档案管理人员都不愿从事这一行业，即使身在这岗位上，也是身兼多职。这就使得档案管理工作人员对此份工作没有太多的工作积极性，甚至自身的业务能力和工作素质都不强。
2、加强基层档案管理工作的应对策略
2.1健全档案信息一体化管理新模式
2.1.1实行信息一体化管理
由于基层单位档案工作具有独特性，因此建立符合自身实际情况的档案管理模式——信息一体化的管理，就显得更为重要。档案、图书资料等一体化管理是适应现代化管理的新模式。因此，单位建立档案室，对单位档案、图书资料实行一体化管理，不但可以节省人力、财力、物力，而且能够提供更多综合信息，实行信息一体化管理是单位动态管理的需要。
2.1.2制定符合单位实际的管理制度
在贯彻档案各项管理制度的基础上，制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都有据可依，为规范、高效地开展档案管理工作奠定基础。
2.1.3充分利用档案原有基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
2.2多渠道、多途径收集文件材料，加强档案利用反馈信息的管理
档案管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此单位档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为单位各项工作，特别是提高管理水平和开发利用档案信息，为领导决策服务，为高速公路工作提供服务。收集利用反馈信息，了解和研究档案的反馈信息，可以了解档案信息发挥作用的情况，总结经验教训，提高档案利用率。为从源头上保证档案室收藏资源，我室反复多次修改归档范围，保管期限，使之更加合理化，同时档案的载体也实行多样化，除纸质外还包含了照片、录音、录像、实物等。
2.3加大资金投入，切实推进档案事业的可持续发展
档案管理事业的发展与完善，离不开资金的投入。基层单位的领导人要在档案工作上舍得投入，以此来建立高设备规范化的综合型档案室。并在档案室中，购置所需的档案柜，以及做好通风、采光、防虫防蛀、防潮、防火等相应措施。在此基础上，还可配备一系列的信息技术产品，如电脑、扫描仪等。通过这些设备，可以提高档案管理的信息化水平，更好的保证档案资料的完好无缺。
2.4加强制度建设，保证档案管理工作规范有序
建立健全完善的档案管理制度，将有效的实现档案管理的规范化以及科学化。首先，档案管理工作时，要严格遵守国家相关档案管理工作的法律法规，认真做好档案资料的收集、整理、归档、保存等工作。其次，要切实的建立与档案管理现状相适应的档案管理制度，以保证档案管理工作的顺利开展。最后，要建立健全的档案工作责任追究制度，以此防止档案资料的丢失。当有人借阅档案时，管理人员需按照规章制度来进行，必须做到档案查阅、借阅、归档都有记录。
2.5创新基层档案管理工作方式
（1）利用计算机等现代化技术来完成管理档案，提高工作效率。建立电子目录数据库，实行电子档案和纸质档案一体化管理；利用高科技如声像技术、网络技术等对档案进行录入与管理；对档案做好检查工作，及时进行查漏补缺，确保档案的真实性、完整性。（2）开拓上档案管理系统，利用计算机提供远程服务。多数基层单位有了自己的局域网，可以在此基础上，将相关的档案知识、资料、数据等信息在网上共享，从而方便广大用户查阅使用。（3）创新基层档案的服务方式。当前，社会经济的高速发展，要求基层档案服务方式、范围和内容不断创新，从而更好的提供档案服务。
3、结束语
综上所述，基层档案管理工作是一项需投入大量人力、物力、财力的工作，其需要工作人员很强的责任心。要做好档案的归档以及利用工作，促进档案的管理。
参考文献
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