形式发票（ProfomaInvoice），在实务中被称作PI，仅从字面来理解就是纯为形式的、无实际意义的发票。形式发票是卖方在推销货物时，为了供买方估计进口成本，假定交易已经成立要开给买方的商业发票大致的形式及内容的一种非正式发票，实际上并没有发出货物的事实，是一种试算性质的货运清单，在日本也被称之为“试算发票”。
一、基本案情
我国某公司多次洽谈后，应也门一客户支付购货款的要求制作一份形式发票。当时该公司没有多想便按其要求制作了一份PI，简单规定了货物的要求、金额等，便发给了客户。在等待客户回复过程中，银行通知客户信用证已到。该公司原本想和客户先确认支付方式，如是信用证的话，再和其确认开证行及具体信用证条款，但没有想到客户没有双方协商就已经开来信用证。该公司审核信用证时，发现信用证有一软条款，而且开证行资信等级不高。于是马上与客户联系，要求其改证，如有可能的话撤销信用证重新开证。客户回复可删除软条款，但不能更换开证行，且要求我公司承担一部分改证费用。后经过不断协商，客户改证两次，第一次删除了软条款，第二次延长了交货时间，因为我公司交涉过程中浪费了许多时间。此单最后虽顺利执行，但付出了三方面的代价，一是该公司承担了部分改证费用；二是便于安全收汇做了出口信用保险，增加了公司成本；三是浪费了货物生产和沟通时间。该公司之后进行反思认为，将简单的PI发出，后来对其补救的时间远远多于制作一份合同的时间，得不偿失，也给客户一个不专业的印象，因此建议使用销售合同，减少使用PI。
二、该案中形式发票的合同效力
（一）形式发票构成有效发盘
根据《联合国国际货物销售公约》（简称《公约》）第14条第一款解释：“向一个或一个以上特定的人提出的订立合同的建议，如果十分确定，并且表明发盘人在得到接受时承受约束的意旨，即构成发盘。一个建议如果写明货物并且明示或默示地规定数量和价格，或者规定如何确定数量和价格，即为十分确定。”形式发票没有统一的格式，是主要将拟报价出售货物的价格、规格、单价等开立的一种非正式发票，因此许多公司习惯上在发票（Invoice）一字前添加形式(Profoma)一字，其它项目内容可与商业发票保持一致。由于形式发票本身就是假定合同成立而开具的，品名、数量和价格都是设计好的必填栏目，而且许多公司并不对形式发票的非有效性进行声明，因此，该案例中即使买卖双方没有经过多次磋商，形式发票也符合有效发盘的条件，一旦对方接受，合同就能够成立。
（二）形式发票是确定成交条件的邀请接受
以函电方式多次磋商后，由于买卖双方反复还盘后，最初发盘中的许多交易条件都发生了改变，如果买卖双方直接起草合同，合同条款难免会有错误的情况，更改合同在一方已签字的情况下还是会带来许多麻烦。因此，在实务中合同签订前需要一方将所有条件都确定下来，相当于反复还盘后最终形成的完整新发盘，无误后对方确认，则双方可以按照其规定签订合同。形式发票上商品品质、数量、价格、总价以表格的形式列出，其他条款如包装、运输、支付等可以在表格下的空白处来表现，其清晰性和简洁性使得越来越多的企业选择其用于邀请买方发出确定的订单。该案例中，在多次磋商后，尽管外商没有明确说明接受所有交易条件，但其以支付购货款为由要求制作一份形式发票，已经显示出买方成交的意思，形式发票上注明价格和销售条件，则一旦买方接受此条件，就能按形式发票内容形成合同。
（三）接受后形式发票是书面合同形式
在一般情况下，多数国家的合同法都规定：“合同生效是以接受为条件的，只要接受生效，合同就成立。”我国合同法第三十三条规定：“当事人采用信件、数据电文等形式订立合同的，可以在合同成立之前要求签订确认书。签订确认书时合同成立。”依据该条款，也可以在合同成立之前不要求签订确认书，则有效接受即可判定合同成立。我国合同法第三十一条规定：“承诺对要约的内容作出非实质性变更的，除要约人及时表示反对或者要约表明承诺不得对要约的内容作出任何变更的以外，该承诺有效，合同的内容以承诺的内容为准。”依据该条款，合同内容以承诺内容为准。该案例中，承诺的内容为形式发票上所载明的内容。如果形式发票中的条款完整，那么其与销售确认书这一合同形式并无很大差别，就可以替代销售确认书成为新的合同形式。因此，形式发票所表现的合同形式顺应了国际贸易发展简单化和高效率的趋势。
（四）形式发票处理上的灵活性
在现代外贸中，进入该行业的企业越来越来，外贸企业之间的竞争也越来越激烈。由于受买方市场的影响，签订或不签订正式的书面合同、是繁还是简，在很大程度上受市场、买方的话语权、交易习惯等等因素的影响。在一些行情变化快的行业中，如服装行业，也越来越追求外贸谈判的简单高效。由于形式发票可以用作发盘或用作邀请接受，对方接受后可以成为约束买卖双方的合同，还可以帮助买方办理各项进口事宜，其多用途性以及所体现的高效性越来越受到许多外贸公司的青睐。
1.条款的繁简程度不同。这类发票有时可以随意缮制，没有十分严格的规定，如作虚盘时，只要将商品的品质、数量和价格填列清楚即可，而当形式发票作邀请接受或合同或办理进口手续的单据使用时，则合同的具体条款都要在上面清楚准确的列出，以免给履约造成困难；在作海关查验放行单据时，则需详细列明快件号码、交寄单位名称、地址、电话号码、联系人及内件性质、品名、数量、价值、原产国等，单位交寄的应盖有交寄单位公章并由交寄人员签名。
2.出具的份数不同。形式发票缮制的份数在不同情况下也会不一样。案例项下的形式发票由于是多用途的集合物，因此，在缮制上往往只有一份；当形式发票明确做合同使用时，一般要缮制两份，双方签字后各保存一份；当形式发票做办理进口手续的单据或进出口海关核查的单据时，由于牵涉的部门多，因此，一般要求缮制一式几份，这与各个国家的相关规定有关。
3.价格的灵活处理。形式发票在作虚盘或海关查验单据时，不用十分真实地反映货物的实际价值；作邀请接受和合同时，必须是买卖双方所愿意成交的价格；做进口办理手续的单据时，有时进口商为了逃避关税，会要求出口商将形式发票上的价格做低点儿，有时进口商为了获得更多的批汇，要求把价格做高点儿；在一些极端的案例中，有的进口商还会让出口商做两种不同的形式发票，一种作为合同准确反映货价，一种作为办理进出口手续的单据用于其特殊目的。
三、形式发票使用时的风险防范
使用形式发票作为海关查验单据时，只要寄送物品不违禁，一般是没有什么风险的。但是，如果用于其他用途，就要防范其所可能带来的风险。使用形式发票时，在弄清出所出具的形式发票将作为何用途使用，并采取有效的防范措施规避其中的风险，那么，形式发票应该是一种安全便捷的实务做法。
（一）形式发票作发盘时的风险防范
形式发票作虚盘使用时，是不受其约束的，在实务中应该在形式发票上添加虚盘的表示语句，如“所附形式发票一式三份并不意味着我方接受贵方订单，因为所列价格与数量是不受约束的。TheProformaInvoiceintriplicateencloseddoesnotimplyacceptanceofyourorderasbothpriceandquantitystatedthereinarewithoutengagement.”。形式发票作实盘使用时，由于其形成法律上的要约，因此应该添加愿意受形式发票约束的语句，如“形式发票是实盘有效期为一周。Theprofomainvoiceisfirmforoneweek.”。
（二）形式发票作邀请接受或合同时的风险防范
形式发票在做邀请接受时，一定要对此后的合同方式进行约定，可以在形式发票或所付函电上添加有关合同问题的语句，如“形式发票仅作为确认交易条件来使用。请贵方来函接受以便我方缮制合同一式两份交由贵方会签/请贵方根据形式发票内容向我方发出订单。Theprofomainvioceisonlyforyourconfirmationofallbusinessterms.Pleasereplytoacceptitsothatwecanworkoutthecontractinduplicate,whichwillbesenttoyouforyourcountersignature./pleasesendusyourorderaccordingtoit.”。形式发票在作合同时，应严格符合合同要求，双方签字才正式生效，因此，寄送形式发票时应一式两份，而且随附信函要求对方会签后退还一份以供双方保存形式发票这种合同的文本，如“我方很高兴寄送你方有关***商品的形式发票一式两份。请会签退还一份以供我方存档。WearegladtosendyourProfomaInvoicefor***No.***induplicate.Pleasecountersignandreturnonecopyforourfile.”。此外，形式发票在作为合同使用时，对小额小件小批量商品交易比较适用，大额大件大批量商品的交易还是应该用正式合同形式把合同条款订立详细。
（三）形式发票作办理进口手续单据时的风险防范
形式发票作办理进口手续的单据使用时，特别是进口商要求改动单价和金额时，为方便进口商处理相关业务，可以酌情接受，但要防范其将此作为正式合同，或者失真时被对方国家管理机构查处受连带责任，更要拒绝进口商要求提供空白形式发票的请求。可以在形式发票中添加语句，如“以上价格和条款以我方最后确认为有准。Theabovepricesandconditionsaresubjecttoourfinalconfirmation.”。在随附的信函中可以对此再进行声明，如“现寄送你方形式发票一式四份，供申请进口许可证之用。必须说明的是，我方一般不向客户寄送空白形式发票，而仅发给列名贵方名称、规格、数量、价格及金额的形式发票，以我方最后确认为准。WesendyouherewithourProformaInvoiceinquadruplicateforthepurposeofapplyingforimportlicence.Itisnecessaryforustomakeitclearthat,usually,wedonotsendourcustomerblankProformaInvoicebutissueitwiththenameofcustomer,specifications,quantity,priceandamountfilledin,subjecttoourfinalconfirmation.”。
（四）形式发票多用途使用时的风险防范
该案例下，当形式发票被用作各种用途综合使用时，如要防范其风险，就应该在缮制形式发票时将所有交易条件约定详细准确，特别是要考虑合同成立后的收汇安全以及可能出现的纠纷，也就是说不仅价格条款要规定好，还要注意质量标准的约定，如我国与美国商人打交道时曾经发生过类似案例，形式发票上品质条款规定太粗略，美方以我方货物质量有问题而拒付，美国法院判决中方须承担质量责任，最后只收回8万美元，连支付律师费都不够，损失惨重。此外，还要注意支付方式的选择，如选择信用证，就应该在形式发票中详细规定信用证的各项条件，特别是一些不发达的小国家，还要考虑该国有实力的银行作为开证行，最好还有国外银行作保兑；如果选择汇付方式，则按其风险程度要求其提供大比例的前T/T，后T/T约定在传真海运提单后及时汇付，为了防止有些国家海关和买主串通以传真的海运提单提货，在传真提单时可以隐藏掉海运提单号等单据信息，确保收汇安全。在形式发票多用途使用时，托收方式风险很大，不建议使用。在综合使用时，最好要求买方会签，使其成为有效合同文本，避免以行为接受这种方式下出现纠纷时造成举证困难。
在该案例中，该公司之所以在使用形式发票上出现了问题，是因为对形式发票的作用认识不清，没有了解形式发票的最新发展，以致条款约束不清导致信用证出现问题，但信用证软条款的出现并不是因为形式发票，在其他合同条件下也可能出现类似问题。形式发票在当今对外贸易中使用的相当普遍，不能因为出现了问题就全面否定形式发票为现代贸易所带来的好处，只要谨慎对待形式发票的各种风险，就能够灵活地驾驭，在与外商谈判中做到游刃有余，实现外贸业务的高效目标。