大唐南京发电厂210059
摘要：创新企业档案管理信息化建设是现代企业发展的基础和保障，也是档案工作发展的必然要求。本文主要介绍了企业实施的档案信息化系统的主要功能，以及怎样通过信息化手段提升企业的档案管理水平，从而达到为企业各项工作提供服务的目的。
关键词：档案信息化；数字档案管理系统
1档案管理信息化项目建设背景
随着档案门类的日益增多，档案信息化进程的加快，企业档案数字化越来越成为提升现代化管理水平必要手段。大唐南京发电厂档案室自2008年新厂搬迁重建以来，不仅接收保存了大量工程项目的科技档案、实物档案、声像档案、照片档案，还包括自1934年以来的文书档案和1960年起始的会计档案，截止目前室藏档案已达到20万余万件。如果运用传统的手工管理模式，不仅档案信息利用率低，且查准率、查全率也不高，极大浪费了企业的宝贵资源，难以适应现代化企业的发展要求。因此通过信息化手段开发好、利用好这些档案资源，使其更有效地服务于企业的发展具有极其重要的现实意义。
2以提升信息化能力为核心的档案管理体系建设的主要做法
信息化技术的发展为档案管理提供了有利的发展机遇和广阔的发展前景，档案信息化服务应当与时俱进。企业根据档案发展的形势和服务需求，积极应用数字技术，以提升档案信息化管理能力为核心，主动更新档案服务理念、创新档案服务内容、完善档案服务机制，创造性地运用信息化手段，围绕企业档案管理服务职能、服务主体、服务方式、服务手段创新，不断扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去单一的管理档案的档案室扩大为集档案、资料、信息、统计等一体的“档案信息中心”，实现了档案资料信息共享、实时推送、开发应用、效果反馈等功能，在企业生产经营和技术改造过程中发挥了显著作用。
2.1突显信息化融合，深化服务效率理念
档案管理作为企业原始生产经营活动的记录，既突显了社会经济关系的变迁，也是电力企业高效发展的信息资源保障，信息化档案管理可有效促进电力企业档案管理活动适应社会知识经济发展的新要求。
2.1.1树立服务大局的理念
坚持统一领导、分级管理的档案工作原则，建立健全两个档案工作管理网络：一是建立档案工作人员网络，以专职档案员为中心，各职能部门均设有兼职档案管理员，负责本部门的档案管理工作，使归档工作全覆盖、归档文件不遗漏；二是建立重要档案资料流向的管理网络，确保对重要档案资料的情况及流向进行追踪管理。按照统一规划、资源共享、确保安全的原则，立足资源服务和业务管理的宗旨，即按各类档案的管理规则，运用计算机技术方便、高效、可靠地采集和管理档案信息资源；简便、高效、稳定查阅利用档案资源。
“服务先行、以人为本”是做好档案工作的重要理念。在新时期，档案管理信息化建设工作应以企业发展为中心，转变传统观念，树立服务大局的意识，使档案管理有利于档案信息资源的开发和利用，全方位地为企业经济建设发展服务。
2.1.2增强效率为先的意识
管理创新必须确立现代化管理理念，特别是随着档案管理的知识化、网络化、社会化，档案部门必须逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。这就要强化两种意识：一是要有积极的转化意识。档案是一个庞大的信息库，但一般情况下，各种信息是比较零散地存在众多的单体档案中的，只有根据需要，把相关信息系统化、规范化地整理出来，才能更好的发挥档案的信息作用，体现档案信息价值。因此，把档案内容通过加工整理变成更直接更适应需要的信息，是档案部门义不容辞的职责。二是要进一步强化档案使用的效率意识。众所周知，收集和整理档案的最终目的是利用档案，怎样更加有效地利用档案，使档案在管理和利用过程中的效率更高，是我们必须高度重视的一个问题。所以，必须改变过去档案工作无所作为的思想，强化档案管理的效率意识，从而充分发挥档案的价值。
2.2突显信息化功能，建立完善的档案管理体系
2.2.1信息化档案应用系统建设
随着电子计算机的出现和现代通信技术的发展，信息技术在档案管理创新中起着重要的作用。企业档案管理部门应运用先进的信息化技术，积极推进档案应用系统建设，为企业和社会提供一个开放式、交互性的档案服务平台。通过此服务平台，提高档案的使用效率和信息输出量，从根本上改变传统的档案管理和利用方式，从而更好地推行档案资源信息化建设。
档案管理系统应建立在基于WEB服务基础上，适应现有管理的电子化、网络化的需要，并具有开放性，能够与企业各管理系统集成，接收、管理各系统形成的归档电子文件，提供安全授权下检索利用。制定并建立与档案系统相适应的数据采集、档案信息管理和应用等一系列配套的规章制度及操作规范。
档案的收集整理是档案工作的重点，也是工作量最大的工作，因此通过管理办法明确归档范围、归档要求、归档时间、归档责任和流程，通过应用系统提供收集手段、自动整理功能、归档流程的控制和管理是系统建设的关键部份。
图1为归档数据的收集、整理、归档的总体流程图。如图所示，整个流程包括数据收集、数据整理、移交接收和数据归档四个步骤，首先由全宗单位内各部门的兼职档案员通过几种方式进行待归档数据的收集，之后由兼职档案员对收集到的数据进行整理使其符合归档规范，然后由兼职档案员对整理好的数据进行移交，由全宗单位内的档案管理员对移交的数据进行接收，最后由档案管理员对所有接收到的数据进行检查、编目并归档。归档后的档案元数据进入元数据库，电子原文件进入系统电子原文数据库，系统将对照元数据库与电子原文数据库中的数据自动创建索引库用于全文检索功能。
图1归档数据的收集、整理、归档的总体流程图
目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门应改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案室的服务器上归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文。系统可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案室，也不必交任何光盘或软盘。
建设全文数据库一方面是对室藏纸质档案的数字化，即利用高速扫描仪等设备对存量档案数字化。另一方面利用OA系统接口将归档文件及其属性目录信息转换到档案管理系统中，同时将收文单、发文单、正文内容、附件内容的电子文件转入档案服务器的电子文件存放位置，并建立目录和电子文件的对应关系，实现文档一体化数据共享。
2.2.2完善的档案信息资源建设，建立档案室网页，开展网上利用服务。
传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化社会里必然要发生变化，至少是部分变化。
建立档案室网页，开展网上利用服务。随着企业内部局域网的建立，档案部门充分利用企业内部的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务器联上单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。档案工作者以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案室与宣传部门密切配合，将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档；建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。
2.2.3档案管理信息化服务与时俱进，实现信息资源共享。
档案推送是档案信息资源提供利用的一种主动服务方式，突破了传统的档案被动利用模式，通过管理员对档案信息资源打包并直接推送给利用人的方式，在保障了档案资源的利用安全前提下，更及时有效的发挥了档案信息资源的利用价值；
企业档案应用系统具有主动推送和请求推送两种应用方式：主动推送是指档案管理员将组织好的档案数据包设定有效期后直接推送给用户进行利用，档案数据包可以是编研成果、事件专题等内容；请求推送是指利用者通过网络向档案管理员发出档案利用请求信息，档案管理员根据请求内容组织所需要的档案信息，设定有效期限后直接推送给利用者。档案推送设有时效性，过期后将失效不能继续访问，这样既方便利用又保证了安全。
2.3创新服务领域
2.3.1信息的服务化、多主体性
建立以“用户”为中心的数字档案室信息服务模式，数字档案室的出现，使传统档案信息服务工作的模式发生了改变，目前信息服务工作的重点仍是以“资源”为中心，在实际工作的体现即从传统的“等人上门”到现在主动搜集信息并将开放的资源发布在网络上，提供利用。
运用现代管理、信息处理技术和计算机技术，对档案实体信息和内容信息进行编目、整序，实现多次文献信息和档案全文信息的数字化，进而建立内容丰富和各具特色的档案信息数据库。
2.3.2兴办服务实体，发展档案产业
处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案室也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识档案室的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的工作实体。成立档案目录中心、综合性档案信息数据库、档案网站和数字档案室等，实现档案信息资源的互通有无、优势互补，打破档案信息的条块分割，加强档案室及其他部门之间的联合，实现档案信息资源的共享。
3结束语
综上所述，企业档案管理信息化建设是一项综合性的工作，同时，也是一项长期工作，要做好这项工作，就要有新的工作意识和理念，解决遇到的所有问题，满足企业现代化管理对档案工作提出的要求，不断总结经验，逐步实现档案管理工作理论与实践的结合，从而促进企业发展。