（中国农业科学院哈尔滨兽医研究所黑龙江哈尔滨150036）
摘要：近年来，随着我国社会经济的快速发展，基建工程的数量随之不断增多，基建工作档案资料管理工作也深受人们的普遍关注，如何加强档案资料管理工作的科学性，是目前档案管理工作中的一项最为重要的内容。基建档案资料是单位档案中最为重要的组成部分，通过基建档案可以将建设项目的过程进行重现。本文就对基建档案资料科学化管理措施进行探讨。
关键词：基建工程；工程档案；基建档案；科学化管理
基建档案资料记载着基建项目从实际落实到创建完毕的所有流程，是反馈基建工程创建进程的主要根据。我国在基本设备创建工程中加入了诸多人力、财力，然而在基建档案资料监管创建中同样是非常关键的内容，我国为强化基建档案资料的监管工作，编制了一些法律法规，其中还要有科学化的监管措施。
1、传统基建工程档案资料管理中存在的问题
1.1缺乏对基建工程档案资料管理的重视
基建档案是基建项目工程的重要组成部分，也是反映基建工程的重要依据。因此，为了加强基建项目工程的管理效率，实现基建档案资料的科学化管理，必然要制定相关的法律制度，确保基建资料管理规范、高效、科学。基建工程在建设阶段往往存在流程多、周期长的问题，这就增加了基建档案工作的复杂性。基建档案工作是实现资料收集和管理的重要工作内容，也是基建工程建设的重要组成部分。但是传统的基建工程档案资料管理未能跟上现代化的管理步伐，存在管理手段滞后的问题，甚至在管理过程中出现资料丢失等严重问题，这将不利于基建工程项目的顺利建设，也无法实现推动基建工程项目建设的进度，更谈不上提高基建工程建设的效率。
1.2基建工程档案管理意识不强
在很多档案管理部门中，由于缺乏对档案保护工作的重视，工程档案管理的意识较为薄弱，不能主动上交相关的基建工程档案。从档案管理人员的角度讲，他们往往具备一定的档案管理的专业知识，但是却缺乏对基建工程项目流程的了解；从基建部门工作人员的角度讲，虽然他们具有较强的基建项目管理经验，但是对于基建档案的管理，却缺乏必要的认识，缺乏档案管理意识，因此，双方都具有一定的特长和缺陷，但是却由于双方缺乏及时有效的沟通机制，因此使得基建档案管理工作无法顺利的开展。
1.3管理机制不健全和标准与细则不统一，容易造成管理偏差
基建项目一般要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，并且常常跨地市施工建设，短则一两年，长则数十年，项目文件资料形成周期长，涉及单位广，中间环节多，专业技术性强，收集、整理难度大。这就要求要有统一的管理制度，制作细则，尽可能详细的对基建档案资料的归档内容、组卷顺序、目录格式、各个单项工程的基建档案归档时间要求等作出规定，并说明在建设过程中进行期中检查和竣工后档案备案的要求等。目前相关建设主管部门虽然也制定了管理制度，但是各地市、各部门的规范并不统一，出现不同部门和单位的基建档案规范大相径庭或所制定的规范及制度只有轮廓没有细则，使得档案人员在实际的工作中无章可循，工作出现偏差，在一定程度上也影响了基建档案的完整性、准确性和系统性。
2、加强基建工程档案资料科学化管理的策略
2.1树立科学的档案管理理念，增强档案管理意识
随着社会发展的需要，基建档案管理制度正逐步向规范化、标准化、社会化方向发展，并日渐形成科学管理理念，从而保障基建档案资料管理的有效性，确保管理意识上不会出现重大过失。现代管理理念倡导以人为本，围绕人文开展管理。因此，在基建档案资料科学化管理的办法上，要保持以人为本的根本理念，让档案管理工作从被动转换成主动，确保档案管理工作能够顺利进行、有效开展。当然，作为管理层还应重视档案资料的管理机制，只有让各级领导都重视，才能确保档案管理机制得到较大改善，才能进一步完善基建档案资料管理的法制法规。换而言之，基建档案资料管理需要触及多个部门，协调开展工作，如果仅靠档案管理部门，是无法完成基建档案资料管理工作的。因此，在推动基建档案资料科学化管理上，各级领导应协调一致，积极配合，提高档案部门管理者的责任意识，突显出档案管理的重要性。
2.2开发馆藏资源优势，加强数据库建设
数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
2.3做好基建档案的基础性工作
基建档案的基础性工作即收集、整理、立卷和保管、查阅利用工作。收集整理和立卷质量是基建档案管理和利用工作的保证，如前所述，工程立项时档案工作就应该开始，在原始资料的形成过程中应该要注意按统一的基建档案管理标准、操作方法开展工作，例如各单位之间签订的协议书应尽可能采用国家的标准范本，签订协议的日期、单位的名称要明确，前后要保持一致;各参建单位来往的函件要有统一的格式，编号要按专业分类，顺序编号;报告和会议纪要等要有标题;设计变更和签证也要顺序编号，并由当事人亲笔签名并加盖单位公章。在工程的首次例会中就要对各参建单位统一竣工资料的要求，尤其是竣工图纸，实际工作中常出现有的单位用红笔绘制，有的用蓝笔绘制，有的竣工图章模糊难以辨认甚至没有监理的签字盖章，这些不规范的做法都将直接影响基建档案的规范性和完整性，应该杜绝。对收集的基建档案按照要求进行整理立卷、建档并妥善保管，建设工程的合理使用年限内都应该保持基建档案的完好，以备日后查阅利用，平时要定期检查存放档案的库房的温湿度，避免虫叮鼠咬。
2.4创建完善的档案监管体制
首先，强化基建档案的搜集作业。要想保障档案搜集作业正常开展，保证资料准确无误，必须要对其搜集以及所用资料的质量创建监管追踪体制，严格要求所有环节工程人员主动协助档案人员的需求，保证每项关键的资料实时被搜集，同时让所有部门执行好档案监管体制制度，以此保证档案搜集作业效率有效提高。还要让相关管理员掌控工作侧重点，发挥创新精神研究出管理工作的有效策略。其次，要想实现基建工程项目创建的档案具有健全性，必须要把档案监管列为基建工程监管工作的一种，以此确保有关档案材料的搜集、监管作业的及时性。与此同时，在项目确定过程中，档案监管工作就要同时做好预备工作，实施材料的搜集和整合工作，一直维持到总体工程完结，然后对全部档案材料展开整顿审核，最终进行归档处理。把基建档案监管置于基建项目工程整体监管中，不但能促进档案监管实现合理化，还能督促项目工程及时展开作业，从而提升工程的施工效率和质量。
3、总结
综上所述，研究基建档案资料科学化管理措施至关重要，不仅有助于进行科学化管理，还可以保证管理效率与质量，还可以保证资料的完整性与齐全性，发挥了重要的作用，通过阐述档案管理存在的问题，提出针对性措施解决问题，才可以确保基建资料管理的有效性，才可以达到科学化管理效果。
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